Đơn hàng từ TikTok Shop về VOMA như thế nào?

Bài này giúp bạn hiểu cách VOMA nhận đơn hàng từ TikTok Shop và cách tìm đơn trong OMS. Kế toán và nhân viên bán hàng nên đọc bài này.

Đơn chạy vào VOMA như thế nào

1. Khách đặt hàng trên TikTok Shop.
2. Sàn báo cho VOMA khi đơn có thay đổi.
3. VOMA hỏi lại sàn để lấy toàn bộ nội dung đơn và lưu một bản chụp.
4. VOMA chuyển bản chụp vào OMS. Ở đây đơn mới thành đơn hàng thật để xử lý.

Lưu ý

Quá trình này chạy ngầm và thường xong dưới một phút. VOMA không có nút lấy đơn thủ công. Màn hình kênh của OMS chỉ cho sửa mã kênh, tên kênh và trạng thái hoạt động.

Cách tìm đơn từ sàn

Đơn từ sàn nằm chung với đơn tự tạo, không có màn hình riêng.

1. Vào Đơn hàng trong OMS.
2. Chọn bộ lọc Kênh bán hàng (Tất cả) để chỉ xem đơn của một kênh.
3. Xem cột Kênh bán để biết đơn đến từ đâu.
4. Bấm vào mã đơn để mở Chi tiết đơn hàng.

Danh sách có các cột: Mã đơn, Khách hàng, Kênh bán, Tổng tiền, Trạng thái, Ngày tạo, Thao tác. Mã đơn trong VOMA chính là mã đơn bên sàn, không có tiền tố nào thêm vào. Bạn có thể chép mã đơn từ Seller Center và dán thẳng vào ô tìm kiếm của VOMA.

Trạng thái đơn thay đổi ra sao

Trạng thái do sàn quyết định. Khi đơn chạy về VOMA, trạng thái đổi như sau:

• ON_HOLD (sàn đang giữ đơn, chưa cho xử lý): VOMA để DRAFT.
• UNPAID (khách chưa thanh toán): VOMA để DRAFT.
• AWAITING_SHIPMENT (chờ giao cho vận chuyển): VOMA để CONFIRMED.
• AWAITING_COLLECTION (chờ đơn vị vận chuyển tới lấy): VOMA để CONFIRMED.
• CANCELLED (đã huỷ trên sàn): VOMA để CANCELLED.
• COMPLETED (đã hoàn tất trên sàn): VOMA để COMPLETED.

Nếu sàn gửi một trạng thái không có trong danh sách này, VOMA giữ nguyên trạng thái đang có. Đơn mới rơi vào trường hợp này nằm ở DRAFT. Vì vậy một đơn đang chạy bình thường bên sàn vẫn có thể nằm im ở DRAFT trong OMS. Sau khi vào OMS, đơn chạy theo quy trình đơn hàng bình thường của VOMA (duyệt đơn, đẩy sang kho, giao hàng). VOMA không đẩy trạng thái ngược lên sàn khi xử lý xong: bạn vẫn phải cập nhật trên Seller Center.

Cách VOMA nhận bản cập nhật mới

Sàn có thể báo nhiều lần về một đơn.

• VOMA ghi nhận mỗi lần báo đúng một lần. Báo trùng bị bỏ qua.
• VOMA chỉ nhận bản có thời điểm cập nhật mới hơn hoặc bằng bản đang có. Bản cũ đến muộn bị bỏ qua, không làm đơn lùi trạng thái.

Cách khớp khách hàng

VOMA gắn đơn vào khách hàng theo mã người mua của sàn, không theo số điện thoại.

• Khách mua trên sàn không tự gộp với khách đã có trong VOMA, kể cả khi cùng một người và cùng số điện thoại.
• Ô số điện thoại trong hồ sơ khách sinh ra từ sàn chứa mã ghép của kênh và người mua, không phải số điện thoại thật. Số điện thoại giao hàng nằm trong thông tin đơn.
• Khi đơn ở ON_HOLD, sàn che tên và địa chỉ người nhận. VOMA vẫn nhận đơn và để trống các ô bị che. Khi sàn mở thông tin, VOMA điền vào và không ghi đè bằng giá trị rỗng, nên thông tin đã có không bị xoá mất.

Cách khớp sản phẩm

VOMA lưu mã SKU đúng như sàn gửi và không đối chiếu với danh mục sản phẩm lúc nhận đơn. Việc đối chiếu chỉ xảy ra muộn hơn, khi phân bổ tồn kho, và so khớp chính xác từng ký tự của mã SKU. Nếu mã SKU trên sàn khác mã trong VOMA dù chỉ một ký tự, đơn vẫn vào OMS nhưng tới bước phân bổ sẽ báo thiếu hàng, không báo “không có sản phẩm này”. VOMA dùng giá trên đơn từ sàn, không lấy từ bảng giá PIM, vì giá khách đã trả là giá của sàn.

Cẩn thận

Nếu thấy đơn báo thiếu hàng nhưng kho vẫn còn, việc đầu tiên là so mã SKU giữa sàn và VOMA. Hai bên không có bảng ghép mã riêng, nên mã hai bên phải trùng nhau.

Hay gặp

• Hiện tượng: Không thấy đơn từ sàn trong VOMA. Cách xử lý: Kiểm tra kết nối gian hàng còn ở ACTIVE không. EXPIRED hoặc REVOKED là nguyên nhân hay gặp nhất và đơn sẽ không về. Tìm bằng đúng mã đơn của sàn trong ô tìm kiếm của Đơn hàng. Bỏ hết bộ lọc trạng thái và bộ lọc kênh rồi tìm lại, phòng trường hợp đơn đang nằm ở DRAFT. Nếu vẫn không thấy, ghi lại mã đơn, giờ khách đặt, tên gian hàng và báo người quản trị. Đừng tạo tay một đơn mới để bù, vì khi đơn thật về sẽ thành hai đơn.
• Hiện tượng: Muốn xem lịch sử sàn báo đơn. Cách xử lý: VOMA không có màn hình xem các lần sàn báo về. Khi nghi ngờ mất đơn, bạn không tự tra được; hãy nhờ người quản trị.
• Hiện tượng: Muốn lọc riêng đơn từ sàn. Cách xử lý: VOMA chỉ cho lọc chung theo ô Kênh bán hàng (Tất cả).

Điểm cần xác nhận

• Xác nhận cách xử lý khách hàng sàn trùng với khách sẵn có, vì VOMA không tự gộp.
• Xác nhận trạng thái sàn nào ngoài sáu trạng thái trên cần đưa vào bảng đổi trạng thái.
• Xác nhận ai cập nhật trạng thái đơn trên Seller Center sau khi VOMA giao xong.