Kiểm tra hàng bị giữ chỗ cho đơn

Bài này giúp bạn kiểm tra phần hàng bị giữ chỗ cho đơn. Làm xong, bạn sẽ biết vì sao hàng còn trên kệ nhưng VOMA báo không bán được và cách huỷ để giải phóng hàng.

Giữ chỗ là gì

Khi một đơn được duyệt, VOMA dành sẵn đúng số hàng của đơn đó tại các ô kệ đang có hàng. Phần này gọi là Đã giữ chỗ. Hàng vẫn nằm trên kệ và Tồn thực tế không đổi, nhưng phần Khả dụng giảm đi vì phần đó đã có chủ. Ba con số này nằm ở màn hình Kho. Bạn xem thêm bài Tồn kho và cách đọc số liệu.

Hàng bị giữ khi nào

VOMA giữ chỗ ngay lúc yêu cầu xuất được tạo, tức là lúc bạn bấm Duyệt đơn & Sync WMS bên phần quản lý đơn hàng. Hàng không đợi đến lúc nhân viên kho bắt đầu nhặt.

VOMA chia phần giữ chỗ như sau:

• Tìm mọi ô kệ trong kho phục vụ đơn còn hàng Khả dụng cho mã hàng đó.
• Lấy dần từng ô kệ cho đến khi đủ số lượng của đơn.
• Mỗi phần lấy ở một ô kệ thành một dòng nhặt, kèm Vị trí nhặt riêng.

Nếu cộng mọi ô kệ trong kho vẫn không đủ, VOMA không tạo yêu cầu xuất. Bên đơn hàng hiện "Không thể duyệt đơn: Không đủ tồn kho để duyệt đơn" kèm mã hàng và số còn thiếu. Một mã hàng của một đơn có thể nằm ở nhiều dòng nhặt ở nhiều ô kệ khác nhau. Đó là bình thường.

Hàng được trả lại khi nào

Cẩn thận

VOMA không có thời hạn tự giải phóng và không nhắc. Một yêu cầu xuất bị bỏ quên ở PENDING sẽ giữ hàng vô thời hạn cho đến khi bạn huỷ.

Phần giữ chỗ chỉ mất đi bằng hai đường: xuất kho thật, hoặc huỷ yêu cầu xuất. Mọi bước ở giữa đều không đụng tới nó.

• Tạo yêu cầu (PENDING): VOMA tạo khi đơn được duyệt. Hàng đã bị giữ, chưa ai nhặt.
• Đang nhặt hàng (PICKING): Bạn bấm Bắt đầu nhặt hàng. Phần giữ chỗ giữ nguyên.
• Nhặt xong (PICKED): Bạn bấm Hoàn tất nhặt hàng. Phần giữ chỗ giữ nguyên.
• Đang đóng gói (PACKING): Bạn bấm In Label & Đóng Gói và nhập mã vận đơn. Phần giữ chỗ giữ nguyên.
• Đóng gói xong (PACKED): Chờ bàn giao, phần giữ chỗ giữ nguyên.
• Bàn giao (SHIPPED): Bạn bấm Xác nhận xuất kho. Lúc này Tồn thực tế và Đã giữ chỗ cùng giảm.
• Huỷ (CANCELLED): Bạn bấm Huỷ đơn ở kho, hoặc huỷ đơn bên hệ thống đơn hàng. Hàng giữ chỗ được trả lại ngay, không qua bước duyệt nào.

Tác động tới bán hàng

Người lên đơn chỉ thấy số Khả dụng, không phải số trên kệ. Dòng Kho hàng: ở từng biến thể sẽ hiện:

• Một con số: số hàng còn bán được, cộng trên tất cả các kho.
• Hết hàng: không còn hàng khả dụng.
• Không rõ: lúc đó không hỏi được số liệu từ kho. Đây không có nghĩa là hết hàng, cũng không được coi là còn hàng.

Một đơn chưa xuất vẫn chiếm chỗ của các đơn sau. Muốn giải phóng hàng, bạn phải huỷ yêu cầu xuất. Không có cách "mượn tạm".

Kiểm tra phần giữ chỗ

1. Vào Kho.
2. Tìm mã hàng và xem cột Reserved trên từng dòng để biết ô kệ nào đang giữ.
3. Vào Lịch sử giao dịch.
4. Lọc mã hàng và xem hai loại RESERVE (Giữ hàng xuất) và UNRESERVE (Huỷ giữ hàng). Cột ghi chú có số yêu cầu xuất.
5. Mở Xuất kho và tìm số yêu cầu trong Hàng chờ nhặt hoặc Đóng gói & Xuất hàng (Pack/Ship).
6. Bấm Huỷ đơn nếu yêu cầu vẫn mở mà thực tế đã bỏ. Hàng trả về khả dụng và bán được ngay. Yêu cầu đã ở SHIPPED thì không huỷ được.

Cẩn thận

Nếu yêu cầu đã ở SHIPPED mà phần giữ chỗ vẫn còn, đó là dấu hiệu bất thường. Đừng tự điều chỉnh tồn để "chữa" con số. Hãy ghi lại mã yêu cầu, mã hàng, ô kệ và báo người phụ trách.

Giữ chỗ chặn những thao tác nào

• Điều chỉnh giảm quá sâu: nếu số sau điều chỉnh thấp hơn phần Đã giữ chỗ, VOMA từ chối. Bạn phải xử lý các yêu cầu xuất đang giữ hàng trước.
• Dịch chuyển hàng: chỉ chuyển được phần Khả dụng. Phần Đã giữ chỗ ở lại ô kệ cũ vì danh sách nhặt đang trỏ vào đúng ô kệ đó.
• Xuất kho khi hàng thật đã hụt: Xác nhận xuất kho kiểm tra Tồn thực tế. Nếu thiếu, VOMA báo không đủ hàng để xuất. Bạn cần kiểm đếm và xử lý chênh lệch trước, xem bài Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho.

Hay gặp

• Không biết đơn nào đang giữ mã hàng này: VOMA không có danh sách này. Bạn vào Lịch sử giao dịch để tìm số yêu cầu, rồi mở từng yêu cầu xuất như các bước trên. Nhật ký cũng không hiện tên người tạo hay người huỷ giữ chỗ.
• Cần giữ chỗ cho khách hẹn lấy, hàng mẫu hay khuyến mại: VOMA không cho giữ hàng thủ công. Giữ chỗ chỉ sinh ra từ yêu cầu xuất.
• Hàng ở ô kệ nhặt không còn: Bạn không đổi được ô kệ của một dòng nhặt vì ô kệ đã gán lúc tạo yêu cầu. Bạn phải huỷ yêu cầu, sắp lại hàng rồi duyệt lại đơn.
• Đơn thiếu hàng nên không tạo được yêu cầu xuất: VOMA chỉ tạo yêu cầu khi đủ toàn bộ số lượng trong một kho. Không giữ được một phần đơn.
• Không giữ được hàng quá lâu mà không biết: VOMA không có hạn giữ hàng và không cảnh báo giữ quá lâu.
• Cảnh báo hết hàng hiện khi hàng vẫn đầy kệ: Ở Dashboard, khung Cảnh báo hết hàng liệt kê các dòng có Khả dụng dưới 10. Bạn không đổi được mức 10 này. Cảnh báo tính theo từng ô kệ, nên một mã hàng rải ở nhiều ô kệ có thể hiện nhiều dòng. Ô kệ đầy hàng nhưng đã bị giữ hết cũng vào danh sách. Muốn biết thực tế còn bao nhiêu trên kệ, xem cột On-hand ở Tồn kho.