Quản lý nhiều kho và điều chuyển hàng

Bài này hướng dẫn bạn khai báo nhiều kho và chuyển hàng giữa các kho. Làm xong, bạn đọc được chính xác lượng tồn ở từng kho. Bài dành cho người quản lý kho và kế toán kho ở đơn vị có từ hai kho trở lên.

Một kho gồm những gì

Mỗi kho có bốn thông tin: Mã kho, Tên Kho, Địa chỉ và ô Hoạt động. Hàng không nằm trực tiếp trong kho mà nằm ở các vị trí ô kệ thuộc kho đó. Mọi số tồn đều gắn với một ô kệ, nên "tồn của kho" luôn là tổng các ô kệ thuộc kho.

Khai báo kho mới

1. Vào Kho & Vị trí (Warehouses).
2. Bấm Thêm Kho Hàng.
3. Nhập Mã kho, ví dụ WH-HCM, WH-HN. Ô này tự chuyển thành chữ in hoa.
4. Nhập Tên Kho và Địa chỉ.
5. Giữ hoặc bỏ dấu Hoạt động.
6. Bấm Tạo mới.

Mã kho không sửa được sau khi tạo. Khi mở lại bằng biểu tượng bút chì, ô Mã kho bị khoá, bạn chỉ đổi được tên và địa chỉ. Muốn đổi mã phải lập kho mới, và hàng ở kho cũ không tự chuyển sang.

Lưu ý

Dấu Hoạt động của kho chỉ để nhìn. VOMA vẫn cho nhập, xuất, giữ hàng và điều chuyển ở kho không có dấu này, nên ô này không khoá được kho. Muốn ngừng dùng một kho, đơn vị phải tự thống nhất và chuyển hết hàng đi.

Xoá kho

Cẩn thận

Nút thùng rác xoá kho cũng xoá toàn bộ vị trí ô kệ của kho đó, dù câu hỏi "Bạn có chắc chắn muốn xoá kho này?" không nói điều này. Xoá vị trí còn hàng thì bị chặn, nhưng xoá kho không có bước kiểm tra tồn tương tự. Nếu kho đã từng phát sinh giao dịch, thao tác thường dừng lại với thông báo "Không thể xoá kho. Vui lòng kiểm tra lại liên kết dữ liệu." Đừng dùng nút này để dọn danh sách. Với kho đã ngừng dùng, hãy chuyển hết hàng đi, bỏ dấu Hoạt động và ghi chú trong quy định nội bộ.

Xem tồn kho theo từng kho

Trên Dashboard, thẻ Tổng số lượng tồn kho (On Hand) cộng tất cả các kho, không tách theo kho. Thẻ Kho hàng hoạt động đếm toàn bộ kho đã khai báo, kể cả kho không có dấu Hoạt động. Muốn số theo kho, bạn dùng bộ lọc ở Tồn kho.

1. Vào Kho.
2. Ở ô lọc, đổi Tất cả kho hàng thành kho cần xem.
3. Đọc ba thẻ Tồn thực tế, Đã giữ chỗ và Khả dụng. Ba thẻ này cộng đúng phần đang lọc nên đổi kho là số đổi theo.
4. Xem cột Kho Hàng để biết kho.
5. Xem cột Vị trí, hiện dạng [MÃ KHO] mã ô kệ để bạn không nhầm hai ô kệ trùng tên.

Chuyển hàng giữa hai kho

VOMA không có màn hình điều chuyển kho riêng. Chuyển hàng giữa hai kho dùng chung chức năng Dịch chuyển hàng với việc dời hàng giữa hai ô kệ trong cùng kho.

Mẹo

VOMA không có trạng thái "hàng đang đi trên đường": ngay khi bấm, sổ sách coi như hàng đã nằm ở kho đích, dù xe còn chạy. Nếu hàng đi mất vài ngày, tồn của cả hai kho đều không đúng thực tế trong khoảng đó. Hãy chỉ bấm Thực hiện chuyển lúc kho đích nhận đủ hàng thật, và theo dõi lúc vận chuyển bằng chứng từ ngoài hệ thống.

1. Vào Kho.
2. Bấm Dịch chuyển hàng ở đầu trang, hoặc bấm Chuyển trên dòng hàng cần đi.
3. Kiểm tra Mã SKU.
4. Chọn Từ vị trí nguồn. Danh sách hiện dạng [MÃ KHO] mã ô kệ, gồm mọi vị trí của mọi kho.
5. Chọn Đến vị trí đích là ô kệ của kho nhận. Danh sách này cũng không lọc theo kho, nên hãy đọc kỹ phần [MÃ KHO] ở đầu dòng.
6. Nhập Số lượng dịch chuyển và Ghi chú.
7. Bấm Thực hiện chuyển.

Tồn ở kho nguồn giảm và kho đích tăng cùng một lượng, có hiệu lực ngay. Trong Lịch sử giao dịch, một lần chuyển hiện thành hai dòng TRANSFER trái dấu ở hai vị trí.

VOMA không có phiếu điều chuyển, không có bước duyệt, không có người thứ hai xác nhận và không có chỗ đính kèm biên bản. Chỉ có ô Ghi chú, nên hãy ghi rõ lý do và số chứng từ nội bộ vào đó.

Xong khi nào

• Màn hình báo "Chuyển vị trí tồn kho thành công!".
• Tồn kho của kho nguồn giảm và tồn kho của kho đích tăng theo đúng số lượng.

Hay gặp

• Không chuyển được hàng: Bạn chỉ chuyển được phần Khả dụng. Hàng Đã giữ chỗ không chuyển được, VOMA báo không đủ hàng khả dụng để chuyển. Phần giữ chỗ ở lại kho nguồn cùng với yêu cầu xuất đang giữ nó.
• Cần chuyển nhiều mã hoặc cả kho: VOMA chỉ cho chuyển mỗi lần một mã hàng. Chuyển 10 mã là 10 lần thao tác, mỗi lần là một giao dịch riêng. Không có nút chuyển cả kho hay chuyển theo danh sách.
• Chuyển nhầm: Không sửa hay huỷ được một lần chuyển đã ghi. Bạn phải chuyển ngược lại và ghi chú rõ.
• Không chọn được kho cho đơn hàng: Kho phục vụ đơn do VOMA tự chọn khi đơn được duyệt bên hệ thống đơn hàng. Nếu có một kho đủ toàn bộ số hàng của đơn, đơn giao cho kho đó. Nếu không kho nào đủ, VOMA tách đơn cho nhiều kho, ưu tiên kho nhiều hàng khả dụng hơn, và mã yêu cầu xuất có thêm đuôi -1, -2. Nếu cộng tất cả các kho vẫn không đủ, đơn không duyệt được và VOMA báo thiếu bao nhiêu. Màn hình Xuất kho không có ô chọn kho hay nút đổi kho. Muốn đổi kho phục vụ, bạn phải huỷ yêu cầu, sắp lại tồn rồi duyệt lại đơn bên hệ thống đơn hàng.
• Hàng nhập cho kho A nhưng tồn lại tăng ở kho B: Đơn nhập có Chọn Kho Hàng Nhận. Trên máy tính, phần Cất hàng vào vị trí (Put-away) chỉ liệt kê ô kệ thuộc đúng kho nhận. Trên điện thoại, phần cất hàng liệt kê tất cả ô kệ của mọi kho và VOMA không kiểm tra ô kệ có thuộc kho nhận hay không. Khi cất hàng bằng điện thoại, hãy đọc kỹ mã ô kệ. Sau khi hoàn thành nhập, mở Tồn kho, lọc đúng kho nhận để kiểm tra lượng tăng đã vào đúng chỗ.
• Vị trí có nhãn Tạm khoá: Vị trí Tạm khoá vẫn hiện trong mọi ô chọn vị trí và vẫn nhận hàng bình thường.