Vị trí lưu trữ và cách sắp hàng trong kho

Bài này hướng dẫn bạn tạo ô kệ và chuyển hàng giữa các ô kệ. Làm xong, bạn quản lý được vị trí của từng mã hàng trong kho. Bài dành cho thủ kho và người phụ trách sắp xếp kho.

Ô kệ là đơn vị nhỏ nhất của tồn kho

VOMA không ghi "mã hàng X còn 30 cái", mà ghi "mã hàng X còn 30 cái tại ô kệ HCM-A1-01". Mỗi dòng ở Tồn kho là một cặp mã hàng và một ô kệ. Mọi giao dịch nhập, xuất, điều chỉnh, dịch chuyển đều phải chỉ rõ ô kệ.

Mỗi ô kệ có bốn thông tin nhập được: Mã Vị trí / Ô kệ (Location Code), Khu vực, Loại vị trí và ô Hoạt động. Ô kệ luôn thuộc đúng một kho.

Tạo và sửa ô kệ

Cẩn thận

VOMA không cho xoá vị trí còn hàng. Bạn phải chuyển hết hàng khỏi ô kệ trước khi xoá. Khi ô kệ đã hết hàng, bạn xoá được nhưng sẽ mất chỗ tham chiếu khi tra lịch sử.

1. Vào Kho & Vị trí (Warehouses).
2. Ở Danh sách Kho bên trái, chọn kho cần làm việc. Bên phải hiện **Vị trí thuộc: <tên kho > **.
3. Bấm Thêm Vị trí.
4. Nhập Mã Vị trí / Ô kệ (Location Code). Ô này tự chuyển thành chữ in hoa, gợi ý trên màn hình có dạng HCM-ZONEA-ROW1-SHELF2.
5. Nhập Khu vực nếu có, ví dụ ZONE-A.
6. Chọn Loại vị trí.
7. Giữ hoặc bỏ dấu Hoạt động.
8. Bấm Tạo mới.

Sửa bằng biểu tượng bút chì, xoá bằng biểu tượng thùng rác.

Lưu ý

Bốn loại vị trí chỉ là nhãn, VOMA không dùng để chặn hay gợi ý gì: cất hàng vào ô SHIPPING hay giữ hàng lâu dài ở ô PACKING vẫn được. Nếu đơn vị muốn các khu vực này có kỷ luật riêng, người vận hành phải tự giữ.

Bốn loại là STORAGE (lưu kho tiêu chuẩn, mặc định khi tạo vị trí mới), RECEIVING (khu vực nhận hàng), PACKING (khu vực đóng gói) và SHIPPING (khu vực xuất hàng).

Đặt mã ô kệ cho dễ tìm

VOMA không tự sinh mã và không kiểm tra cách đặt tên. Hãy thống nhất trước khi tạo hàng loạt:

• Không đặt trùng mã ở hai kho khác nhau. Mã ô kệ phải duy nhất trong toàn bộ dữ liệu của một người bán, không chỉ trong một kho. Đặt lại mã đã dùng ở kho khác sẽ bị từ chối. Cách an toàn là bắt đầu mã bằng ký hiệu kho, ví dụ HCM-..., HN-....
• Đặt mã theo thứ tự người ta đi trong kho (dãy, kệ, tầng). VOMA không có sơ đồ kho và không sắp lộ trình nhặt, nên thứ tự trong chính cái mã là công cụ duy nhất giúp người nhặt đi nhanh.
• Điền Khu vực (Zone) cho mọi ô kệ. Khi cất hàng lúc nhập, danh sách chọn hiện dạng mã ô kệ (khu vực). Ô kệ bỏ trống khu vực sẽ hiện (No Zone).

VOMA không có ô nhập riêng cho dãy, kệ và tầng. Toàn bộ thông tin về chỗ để hàng phải nằm trong mã ô kệ và khu vực.

Hàng được cất vào ô kệ khi nào

Hàng vào ô kệ ở bước Cất hàng vào vị trí (Put-away) của luồng nhập. Chi tiết các bước xem bài Nhập kho và xuất kho.

Cẩn thận

Trên điện thoại, danh sách ô kệ ở màn hình Receive gồm tất cả vị trí của mọi kho và VOMA không kiểm tra ô kệ có thuộc kho nhận hay không. Hàng có thể được ghi nhận nhập cho kho này nhưng tồn lại tăng ở kho khác. Trên máy tính, danh sách Chọn Ô kệ cất hàng chỉ hiện ô kệ thuộc đúng kho nhận của đơn nhập.

Sau khi hoàn thành một đơn nhập, hãy mở Tồn kho, lọc đúng kho và kiểm tra lượng tăng đã vào đúng ô kệ dự định. Vị trí Tạm khoá vẫn nằm trong danh sách chọn và vẫn nhận hàng bình thường.

Sắp xếp lại hàng hoá

Để dồn hàng, đổi kệ hay dọn một khu vực, dùng Dịch chuyển hàng:

1. Vào Kho.
2. Bấm Dịch chuyển hàng, hoặc bấm Chuyển trên dòng cần dời.
3. Kiểm tra Mã SKU.
4. Chọn Từ vị trí nguồn và Đến vị trí đích. Danh sách hiện dạng [MÃ KHO] mã ô kệ.
5. Nhập Số lượng dịch chuyển và Ghi chú.
6. Bấm Thực hiện chuyển.

Mỗi lần chỉ chuyển được một mã hàng và chỉ chuyển được phần Khả dụng. Hàng đang giữ chỗ cho đơn phải ở lại ô kệ cũ vì danh sách nhặt của đơn đó đang trỏ vào đúng ô kệ đó. Trong Lịch sử giao dịch, một lần chuyển hiện thành hai dòng TRANSFER trái dấu.

Tra cứu vị trí của một mã hàng

• Trên máy tính: Vào Kho, gõ mã hàng hoặc tên sản phẩm vào ô tìm kiếm, đọc cột Kho Hàng và Vị trí.
• Trên điện thoại: Ở thanh dưới chọn Lookup, quét mã vạch sản phẩm. Phần Vị trí tồn kho liệt kê từng ô kệ. Dòng số lớn ghi chữ "khả dụng" thực chất là Tồn thực tế của ô kệ, còn phần giữ chỗ hiện riêng bên dưới trong ngoặc. Khi cần số khả dụng chính xác, hãy đọc trên Tồn kho.

Xong khi nào

• Vị trí mới xuất hiện trong danh sách khi bạn chọn kho ở Kho & Vị trí (Warehouses).
• Bạn chọn được vị trí này khi cất hàng lúc nhập hoặc khi dịch chuyển.

Hay gặp

• Không biết nhân viên có nhặt đúng kệ không: Mỗi dòng của yêu cầu xuất hiện Vị trí nhặt trên máy tính lẫn màn hình Pick của điện thoại. Nhưng VOMA ghi nhận dựa vào mã vạch sản phẩm, không kiểm tra người nhặt lấy hàng ở đúng ô kệ.
• Muốn đổi ô kệ của một dòng nhặt hoặc có thứ tự nhặt tối ưu: Ô kệ nhặt do VOMA chọn khi tạo yêu cầu và không đổi được trên màn hình. Các dòng hiện theo thứ tự dữ liệu, không theo đường đi trong kho.
• Không dời được hàng đang giữ chỗ: Hàng Đã giữ chỗ phải ở lại kệ cũ vì phiếu nhặt đã gán vị trí đó.
• Chọn nhầm ô kệ đang Tạm khoá: Vị trí có nhãn Tạm khoá vẫn nằm trong danh sách chọn và nhận hàng bình thường. Bạn cần kiểm tra kỹ lúc thao tác.
• Muốn có sơ đồ kho, sức chứa ô kệ, gợi ý ô kệ nên cất hoặc cảnh báo quá tải: VOMA không có. Cũng không có giới hạn số mã hàng trên một ô kệ.
• Muốn in nhãn ô kệ hoặc quét mã ô kệ: VOMA không in được nhãn ô kệ và ô kệ không có mã vạch. Mọi màn hình đều chọn vị trí bằng danh sách, kể cả kiểm kho trên điện thoại.
• Muốn tạo nhiều ô kệ cùng lúc hoặc xem ai đổi tên, đổi loại ô kệ: Mỗi ô kệ là một lần nhập tay. VOMA không có nhật ký riêng cho việc đổi tên hay đổi loại một ô kệ.