Tồn kho và cách đọc số liệu

Bài này giải thích ba con số tồn kho trên màn hình Kho. Ba số này không phải ba cách gọi của cùng một số. Làm xong, bạn hiểu cách VOMA tính và tự kiểm tra được lịch sử biến động.

Ba loại số tồn kho

• Tồn thực tế (On-hand): lượng VOMA ghi nhận đang có tại ô kệ. Tăng khi hoàn thành nhập, giảm khi xác nhận xuất, và thay đổi khi điều chỉnh.
• Đã giữ chỗ (Reserved): phần trong tồn thực tế đã dành cho yêu cầu xuất nhưng chưa xác nhận xuất. Hàng vẫn còn trong kho về sổ sách nhưng không nên cấp cho yêu cầu khác.
• Khả dụng (Available): phần còn dùng được cho yêu cầu mới. VOMA tính bằng Tồn thực tế trừ Đã giữ chỗ.

Ví dụ: một ô kệ có Tồn thực tế 20 và Đã giữ chỗ 6 thì Khả dụng là 14. Sáu sản phẩm giữ chỗ vẫn nằm trong số 20 cho đến khi đơn được xác nhận xuất.

Đọc đúng phạm vi của số

Mỗi dòng trong Danh sách tồn kho là một SKU tại một vị trí. Cùng một SKU có thể có nhiều dòng nếu nằm ở nhiều ô kệ.

Lưu ý

Ba thẻ tổng ở đầu trang cộng các dòng đang lọc, nên chọn một kho hoặc tìm một SKU là tổng đổi theo. Trước khi ghi số vào báo cáo, hãy kiểm tra người bán đang chọn, lựa chọn kho (Tất cả kho hàng hay một kho cụ thể) và từ khoá tìm kiếm còn áp dụng hay không. Muốn đối chiếu một ô kệ, đọc dòng chi tiết thay vì thẻ tổng. Xem thời điểm Cập nhật trên dòng và bấm Làm mới danh sách nếu vừa có thao tác kho.

Vì sao số liệu lệch nhau

Các trường hợp sau đều bình thường:

• Tồn thực tế lớn hơn Khả dụng: Có hàng Đã giữ chỗ cho yêu cầu xuất. Tạo yêu cầu xuất làm tăng giữ chỗ nhưng chưa làm giảm Tồn thực tế. Khi Xác nhận xuất kho thành công, cả hai cùng giảm.
• Khả dụng tăng nhưng Tồn thực tế giữ nguyên: Một yêu cầu xuất chưa bàn giao vừa bị huỷ. Phần giữ chỗ được trả lại còn hàng vật lý không đổi.
• Chuyển vị trí làm một dòng giảm, dòng khác tăng: Khi dùng Dịch chuyển hàng, tồn ở vị trí nguồn giảm và vị trí đích tăng cùng một lượng. Tổng không đổi nếu cả hai vị trí thuộc phạm vi đang xem. Trong Lịch sử giao dịch, lần chuyển hiện thành hai dòng trái dấu.
• Chưa tăng Tồn thực tế khi nhập: Tạo đơn, quét nhận và cất hàng chưa làm tăng tồn. Số chỉ tăng khi bạn bấm Hoàn thành Nhập.
• Chưa giảm Tồn thực tế khi xuất: Nhặt và đóng gói chỉ đổi tiến độ yêu cầu xuất. Lượng thực tế chỉ giảm khi Xác nhận xuất kho. Trong thời gian này hàng đã giữ chỗ giải thích phần chênh giữa tồn thực tế và khả dụng.

Dùng Lịch sử giao dịch

Vào Lịch sử giao dịch và lọc theo SKU, loại giao dịch và vị trí:

• INBOUND (Nhập kho): tăng tồn thực tế khi hoàn thành nhập.
• OUTBOUND (Xuất kho): giảm tồn thực tế khi xác nhận xuất.
• ADJUST (Điều chỉnh số lượng): tăng hoặc giảm do điều chỉnh trực tiếp.
• TRANSFER (Dịch chuyển ô kệ): giảm ở vị trí nguồn và tăng ở vị trí đích.
• RESERVE (Giữ hàng xuất): tăng lượng giữ chỗ khi có yêu cầu xuất.
• UNRESERVE (Huỷ giữ hàng): trả lượng giữ chỗ khi huỷ yêu cầu.

Cột Số lượng chỉ cho biết mức tăng hoặc giảm của giao dịch, không phải số tồn sau giao dịch. Màn hình này không hiện số dư sau từng dòng. Muốn biết số hiện tại, bạn quay lại Tồn kho.

Hay gặp

• Đã huỷ đơn hoặc xuất xong mà Đã giữ chỗ vẫn cao: Mở Xuất kho kiểm tra trạng thái các yêu cầu, rồi xem các dòng RESERVE, UNRESERVE và OUTBOUND trong Lịch sử giao dịch.
• Tồn thực tế không tăng sau nhập: Kiểm tra đơn đã ở trạng thái hoàn thành chưa, số đã nhận có đúng không và mỗi dòng đã có ô kệ chưa.
• Tồn thực tế không giảm sau nhặt hoặc đóng gói: Kiểm tra đã bấm Xác nhận xuất kho chưa. Trước bước đó, chưa giảm là bình thường.
• Tổng theo kho dường như sai: Xoá từ khoá tìm kiếm, kiểm tra bộ lọc kho và cộng các dòng của cùng SKU ở nhiều vị trí.
• Số trên VOMA khác số đếm tại kệ: Kiểm tra đúng SKU, kho và ô kệ. Xem các giao dịch xảy ra trong lúc đếm. Sau đó làm theo bài Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho.
• Không thể điều chỉnh giảm số tồn: Lượng định giảm có thể làm tồn âm hoặc thấp hơn lượng Đã giữ chỗ. Kiểm tra các yêu cầu xuất trước khi điều chỉnh.
• Nhập số lượng lẻ cho sản phẩm không đếm theo chiếc: Các ô số lượng hiện chỉ nhận số nguyên.