Nhập kho và xuất kho

Bài này hướng dẫn thủ kho nhập hàng vào kho và xuất hàng cho đơn. Làm xong, số lượng tồn kho trên VOMA thay đổi đúng với thực tế hàng hoá. Kế toán kho có thể dùng thông tin chứng từ và nhật ký để đối chiếu sau khi thao tác xong.

Trước khi bắt đầu

• Kiểm tra người bán đang chọn là đúng đơn vị cần làm việc.
• Với hàng nhập, chuẩn bị số đơn nhập, kho nhận, nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, đơn giá nhập và số lượng dự kiến.
• Với hàng xuất, yêu cầu xuất phải có sẵn trong Xuất kho. VOMA không có nút tự tạo yêu cầu xuất hay phiếu xuất thủ công.
• Đừng bấm hoàn tất khi số thực nhận, vị trí cất hoặc hàng đã nhặt còn chưa kiểm tra.

Nhập kho

Lập đơn nhập

1. Vào Nhập kho.
2. Bấm Tạo Đơn Nhập Kho.
3. Nhập các ô bắt buộc: Số Đơn Nhập, Chọn Kho Hàng Nhận, Nhà Cung Cấp và ít nhất một sản phẩm.
4. Nhập thêm nếu có: Người nhận, Số chứng từ gốc kèm theo, Ngày dự kiến giao hàng, Ghi chú.
5. Với từng dòng hàng, chọn sản phẩm hoặc điền Mã SKU và Tên Sản phẩm.
6. Nhập Đơn giá nhập và SL dự kiến.
7. Lưu đơn. Thông báo Tạo lô hàng nhập kho thành công! chỉ cho biết đơn đã được tạo. Tồn thực tế chưa tăng.

VOMA tính Tổng tiền từ số lượng dự kiến và đơn giá nhập. Hãy đối chiếu số này với chứng từ gốc trước khi nhận hàng.

Ghi nhận hàng thực nhận

1. Trong Danh sách Đơn Nhập, chọn đúng số đơn.
2. Tại Quét Barcode sản phẩm, quét hoặc nhập mã vạch.
3. Nhập Số lượng quét nhận.
4. Kiểm tra thông báo thành công và số đã nhận của từng sản phẩm sau mỗi lần quét.
5. Lặp lại cho đến khi số đã nhận khớp với hàng thực tế.

VOMA không tự chặn việc quét vượt số lượng dự kiến, nên bạn phải đối chiếu số đã nhận trước khi hoàn thành.

Cất hàng và hoàn thành

1. Tại Cất hàng vào vị trí (Put-away), chọn SKU đã nhận.
2. Chọn Ô kệ cất hàng thuộc kho nhận rồi bấm xác nhận cất hàng.
3. Kiểm tra mọi dòng đã có vị trí.
4. Bấm Hoàn thành Nhập.
5. Đọc câu hỏi xác nhận và chỉ đồng ý khi đã đối chiếu hàng thực nhận. Lúc này Tồn thực tế mới tăng theo số đã nhận.

Cẩn thận

Đừng quay lại quét nhận thêm vào một phiếu nhập đã Hoàn thành, kể cả khi màn hình vẫn còn cho quét. VOMA không kiểm tra phiếu đã hoàn thành chưa, và việc quét thêm tự đưa phiếu về trạng thái đang nhận. Nếu bạn bấm Hoàn thành Nhập lần nữa, VOMA cộng lại toàn bộ số đã nhận vào tồn, kể cả phần đã cộng lần trước, gây đếm trùng. Nếu nhận thiếu hoặc nhận bổ sung, hãy tạo một đơn nhập MỚI.

Xuất kho

Ngay khi yêu cầu xuất vào VOMA, lượng hàng cần xuất đã được giữ chỗ. Vì vậy Khả dụng có thể giảm dù Tồn thực tế chưa giảm.

Nhận và kiểm tra yêu cầu

1. Vào Xuất kho.
2. Tìm yêu cầu trong Hàng chờ nhặt và chọn đúng số yêu cầu.
3. Đối chiếu Đơn hàng OMS, Chứng từ gốc, Tổng tiền, danh sách sản phẩm, số lượng và Vị trí nhặt.
4. Bấm Bắt đầu nhặt hàng.

Nhặt hàng

Cẩn thận

Nút Hoàn tất nhặt hàng có thể tự đưa các dòng chưa quét đủ về đủ. Đừng dùng nút này thay cho việc đếm hàng thực tế.

1. Tại Xác nhận Nhặt Hàng, quét mã vạch hoặc nhập SKU và số lượng. Bạn có thể dùng Nhặt 1 cho từng sản phẩm.
2. Theo dõi tỷ lệ đã nhặt trên từng dòng. Nhãn Đã đủ cho biết dòng đó đã đủ số lượng.
3. Tự kiểm tra mọi dòng.
4. Bấm Hoàn tất nhặt hàng.

Nếu quét nhầm sản phẩm hoặc vượt số yêu cầu, VOMA không ghi nhận. Hãy kiểm tra lại mã, yêu cầu xuất và số lượng.

Đóng gói và bàn giao

Mẹo

Nút Xác nhận xuất kho chỉ hiện sau khi yêu cầu đã đóng gói xong, nhưng bước xuất kho chỉ kiểm tra đủ tồn vật lý, không tự kiểm tra lại đơn đã qua nhặt và đóng gói chưa. Hãy đi đúng trình tự trên màn hình, đó là cách duy nhất để đảm bảo yêu cầu được xuất đúng quy trình.

1. Khi yêu cầu sang khu Đóng gói & Xuất hàng, mở yêu cầu đang chờ đóng gói.
2. Nhập Mã vận đơn và chọn Hãng vận chuyển.
3. Bấm In Label & Đóng Gói. VOMA ghi nhận đóng gói, nhưng màn hình chưa có bằng chứng rằng nhãn được in thật.
4. Khi màn hình báo Sẵn sàng xuất kho, đối chiếu kiện hàng.
5. Bấm Xác nhận xuất kho lúc bàn giao thực tế. Tồn thực tế và Đã giữ chỗ cùng giảm theo lượng xuất.

Chứng từ đi kèm

• Luồng nhập: đơn nhập có Số chứng từ gốc kèm theo, Nhà cung cấp, Người nhận, Ngày dự kiến giao hàng, Đơn giá nhập, Tổng tiền và Ghi chú. VOMA chỉ lưu số chứng từ gốc, không có chỗ tải tệp hoá đơn, phiếu giao hàng hay biên bản.
• Luồng xuất: màn hình hiện Đơn hàng OMS, Chứng từ gốc, Tổng tiền xuất, giá xuất từng dòng, mã vận đơn và hãng vận chuyển. Yêu cầu xuất được đưa từ hệ thống đơn hàng sang. VOMA không có chỗ đính kèm tệp chứng từ.

Xong khi nào

• Nhập kho: phiếu nhập ở trạng thái Hoàn thành và Tồn thực tế tăng. Vào Lịch sử giao dịch, lọc sản phẩm và chọn loại INBOUND (Nhập kho) để kiểm tra lượng tăng, vị trí và ghi chú chứa số đơn nhập.
• Xuất kho: yêu cầu xuất ở trạng thái SHIPPED và Tồn thực tế giảm. Vào Lịch sử giao dịch, chọn OUTBOUND (Xuất kho) để đối chiếu lượng giảm, vị trí và số yêu cầu xuất trong ghi chú. Các lần giữ và trả giữ chỗ ghi riêng dưới RESERVE (Giữ hàng xuất) và UNRESERVE (Huỷ giữ hàng).

Hay gặp

• Báo mã chưa được liên kết khi nhận hàng: Dừng nhận sản phẩm đó và kiểm tra tại Mã vạch.
• Báo sản phẩm không thuộc lô: Kiểm tra lại đơn đang mở và nhãn trên hàng.
• Báo chưa gán vị trí khi hoàn thành nhập: Quay lại phần cất hàng và chọn ô kệ cho dòng được nêu.
• Nhập sai số nhưng đã hoàn thành: Đừng tạo lại đơn. Ghi nhận sai lệch theo bài Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho.
• Thiếu hàng vật lý lúc bàn giao: Dừng thao tác, kiểm đếm đúng vị trí nhặt và xử lý chênh lệch trước.
• Cần huỷ yêu cầu xuất chưa xuất: Bấm Huỷ đơn, lượng giữ chỗ được trả lại. Yêu cầu đã xuất không huỷ được trên màn hình này.