Đồng bộ dữ liệu giữa kho, đơn hàng và sàn

Bài này giúp bạn kiểm tra luồng dữ liệu từ đơn hàng vào kho, từ kho báo lại đơn hàng và từ kho đẩy số tồn ra sàn. Làm xong, bạn sẽ biết cách đối chiếu khi số liệu bị lệch.

Ba luồng này chạy độc lập. Khi thấy số lệch, bạn cần xác định đang lệch ở luồng nào.

Từ đơn hàng vào kho

Khi bạn bấm Duyệt đơn & Sync WMS, VOMA hỏi kho xem có đủ hàng không trước khi tạo yêu cầu xuất:

• Nếu thiếu hàng, VOMA báo "Không thể duyệt đơn:" kèm mã hàng và số còn thiếu. Đơn giữ nguyên trạng thái nháp, kho không nhận được gì.
• Nếu không hỏi được kho, VOMA báo "Không kiểm tra được tồn kho WMS:" và dừng lại. Đây không phải là hết hàng.
• Nếu đủ hàng, VOMA hỏi "Xác nhận duyệt đơn hàng này? Hệ thống sẽ tạo yêu cầu fulfillment sang WMS." rồi mới tạo yêu cầu.

Kho phục vụ đơn do VOMA tự chọn: ưu tiên một kho đủ toàn bộ đơn. Nếu không kho nào đủ, VOMA tách đơn cho nhiều kho và ưu tiên kho đang nhiều hàng hơn. Đơn tách có nhiều yêu cầu xuất, mã yêu cầu thêm đuôi -1, -2.

Ngay khi yêu cầu vào kho, hàng bị giữ chỗ. Bạn xem thêm bài Kiểm tra hàng bị giữ chỗ cho đơn.

Trên màn hình đơn hàng, khung Thông tin Fulfillment (WMS integration) cho biết từng yêu cầu: số yêu cầu, Mã kho gửi hàng, Trạng thái WMS, Đơn vị vận chuyển và mã vận đơn khi đã có. Đây là chỗ đối chiếu nhanh nhất giữa hai bên.

Kho báo lại cho đơn hàng

Kho báo tiến độ cho đơn hàng ở từng mốc: bắt đầu nhặt, nhặt xong, đóng gói xong, xuất kho, huỷ. Trạng thái yêu cầu xuất:

• PENDING: Yêu cầu đã vào kho, hàng đã giữ, chưa nhặt. Đơn bên đơn hàng đang ở PROCESSING.
• PICKING: Bạn bấm Bắt đầu nhặt hàng. Kho báo sang đơn hàng.
• PICKED: Bạn bấm Hoàn tất nhặt hàng. Kho báo sang đơn hàng.
• PACKING: Bạn bấm In Label & Đóng Gói và điền mã vận đơn. Bước này không báo sang đơn hàng.
• PACKED: Đóng gói xong, báo sang đơn hàng.
• SHIPPED: Bạn bấm Xác nhận xuất kho. Đã bàn giao, tồn giảm, báo sang đơn hàng.
• CANCELLED: Bạn bấm Huỷ đơn ở kho, hoặc huỷ đơn bên đơn hàng. Hàng giữ chỗ được trả lại, báo sang đơn hàng.

Khi một đơn có nhiều yêu cầu xuất, trạng thái đơn theo yêu cầu đi chậm nhất trong số các yêu cầu chưa huỷ. Một yêu cầu đã xuất mà yêu cầu kia còn đang nhặt thì đơn vẫn hiện đang nhặt. Đó là bình thường.

Cẩn thận

Nếu VOMA báo "Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị huỷ.", thao tác bạn vừa bấm bị huỷ bỏ hoàn toàn và chưa được ghi. Bấm lại nhiều lần không làm nó được ghi. Hãy mở lại yêu cầu, đọc trạng thái để biết chắc bước vừa rồi không có tác dụng, rồi đối chiếu với Thông tin Fulfillment (WMS integration) bên đơn hàng. Nếu lỗi lặp lại, ghi số yêu cầu, thời điểm, bước đang làm và báo người phụ trách. Đừng dùng điều chỉnh tồn để đi vòng.

Huỷ đơn từ phía đơn hàng

Khi bạn huỷ đơn bên hệ thống đơn hàng, VOMA huỷ từng yêu cầu xuất trong kho và trả lại hàng giữ chỗ. Nếu có yêu cầu huỷ không thành công, phần còn lại vẫn được huỷ. Vì vậy, sau khi huỷ một đơn đã đẩy sang kho, hãy mở Xuất kho kiểm tra không còn yêu cầu nào của đơn đó đang mở. Yêu cầu đã xuất kho thì không huỷ được ở cả hai phía.

Kho đẩy tồn lên sàn

Sau mỗi lần tồn thay đổi, kho gửi số Khả dụng của mã hàng đó trong kho đó sang phần kết nối sàn. Việc gửi xảy ra khi:

• Hoàn thành một đơn nhập.
• Xác nhận xuất kho.
• Điều chỉnh tồn kho.
• Dịch chuyển hàng (gửi cho cả kho nguồn và kho đích).
• Tạo yêu cầu xuất hoặc huỷ yêu cầu xuất, vì hai việc này làm Khả dụng thay đổi.

Về con số được gửi:

• Đó là số Khả dụng, không phải số trên kệ. Một đơn chưa xuất đang giữ hàng cũng làm số trên sàn giảm.
• Số cộng theo từng kho riêng biệt, không theo ô kệ.
• Số không bao giờ âm, thấp nhất là 0.

Phần kết nối sàn nhận xong sẽ xếp việc vào hàng đợi, chưa gọi thẳng sang sàn ngay. Mã hàng chưa nối với sản phẩm đang bán trên sàn bị bỏ qua và không báo lỗi ở màn hình kho. Kho không có màn hình theo dõi việc đẩy tồn: không có danh sách đã gửi, không có nút gửi lại, không có thông báo khi gửi hỏng. VOMA thử lại tối đa ba lần rồi thôi. Nếu số trên sàn không đổi sau một thao tác kho, bạn báo người phụ trách hệ thống.

Hay gặp

• Đơn đã duyệt nhưng kho không thấy yêu cầu: Mở Thông tin Fulfillment (WMS integration) của đơn xem có sinh yêu cầu không. Nếu có số yêu cầu, tìm đúng số đó trong Hàng chờ nhặt.
• Kho đã xuất nhưng đơn vẫn báo đang xử lý: Kiểm tra xem đơn có yêu cầu thứ hai ở kho khác chưa xong không. Trạng thái đơn theo yêu cầu chậm nhất.
• Bấm một bước ở kho thì báo lỗi đồng bộ: Đọc lại trạng thái yêu cầu, đối chiếu bên đơn hàng, đừng bấm lại nhiều lần.
• Bấm Hoàn tất nhặt hàng báo lỗi đồng bộ và yêu cầu đứng ở PICKING: Ở trạng thái này màn hình kho chưa hiện phần đóng gói nên không có nút đi tiếp. Trên màn hình không có cách xử lý, bạn phải báo người phụ trách hệ thống.
• Sàn vẫn còn hàng trong khi kho đã hết: Kiểm tra Khả dụng ở Tồn kho trước. Nếu kho đúng thì đây là việc của luồng đẩy tồn, báo người phụ trách hệ thống.
• Sàn báo hết hàng trong khi kho còn nhiều: Kiểm tra cột Reserved ở Tồn kho. Hàng bị giữ cho đơn cũng làm số gửi sang sàn giảm.
• Bên bán hàng thấy Không rõ ở dòng số tồn: Lúc đó VOMA không hỏi được số liệu từ kho. Đừng hiểu là hết hàng, cũng đừng hiểu là còn hàng.
• Muốn tự lập yêu cầu xuất, đổi kho phục vụ đơn, đẩy lại tồn hoặc xem trạng thái đẩy tồn: VOMA không có các chức năng này. Yêu cầu xuất chỉ đến từ đơn hàng, không có nút đồng bộ lại hay đẩy lại tồn cho một mã hàng hoặc một kho.
• Muốn đính kèm tệp chứng từ: Cả hai phía đều không đính kèm được.