Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho

Bài này hướng dẫn bạn ghi tăng hoặc giảm tồn sau khi đếm hàng thực tế, ngay trên màn hình máy tính hoặc điện thoại. Làm xong, Tồn thực tế trên VOMA khớp với số bạn đếm được ngoài kệ.

VOMA chưa có đợt kiểm kê, phiếu kiểm kê, bước gửi duyệt hay bước người thứ hai phê duyệt. Vì vậy đừng coi nút xác nhận là một quy trình kiểm soát nội bộ đầy đủ.

Trước khi bắt đầu

• Người phụ trách chốt phạm vi và người được phép ghi điều chỉnh theo quy định của đơn vị, ở ngoài VOMA.
• Nếu đơn vị yêu cầu người lập và người duyệt khác nhau, hoàn tất việc phê duyệt ngoài hệ thống trước khi nhập chênh lệch. VOMA không giữ bằng chứng phê duyệt đó.
• VOMA không mở hay khoá một đợt kiểm kê, không cho nhập số đếm thực tế để tự tính chênh lệch, và không đính kèm biên bản kiểm kê.

Tính số chênh lệch

1. Vào Kho.
2. Chọn đúng kho tại Tất cả kho hàng, rồi tìm theo tên sản phẩm hoặc SKU.
3. Ghi lại Tồn thực tế của đúng ô kệ làm số sổ sách để đối chiếu. Cột On-hand trên từng dòng là cùng loại số này.
4. Đếm hàng vật lý tại đúng ô kệ. Đừng dùng số Khả dụng làm số sổ sách vì số đó đã trừ phần giữ chỗ.
5. Lấy số đếm thực tế trừ Tồn thực tế. Kết quả dương là thừa, kết quả âm là thiếu.
6. Vào Lịch sử giao dịch, tra SKU và vị trí để loại trừ biến động nhập, xuất, chuyển vị trí hoặc giữ hàng xảy ra trong lúc đếm.
7. Ghi kết quả và căn cứ theo quy định nội bộ trước khi điều chỉnh.

VOMA không khoá giao dịch trong lúc kiểm kê. Nếu vẫn có người nhận, xuất hoặc chuyển hàng, số trên màn hình có thể đổi giữa lúc đếm. Khi đó bạn cần đếm lại hoặc chốt một thời điểm khác.

Ghi nhận chênh lệch (trên máy tính)

Cẩn thận

VOMA không có nút xoá hay sửa một dòng điều chỉnh đã ghi, và điều chỉnh có hiệu lực ngay. Nếu nhập sai, bạn phải kiểm đếm lại, rồi tạo một điều chỉnh mới bù ngược, ghi rõ trong ghi chú đây là sửa sai. Ví dụ đã nhập -5 nhưng đúng ra là -2 thì phần bù là 3. Việc bù ngược cũng ghi ngay và không qua bước duyệt.

1. Vào Kho.
2. Bấm Chỉnh trên đúng dòng, hoặc bấm Điều chỉnh tồn kho.
3. Kiểm tra Mã SKU và Vị trí Ô kệ.
4. Nhập chính phần chênh lệch vào ô Số lượng điều chỉnh, không nhập số đếm cuối cùng. Ví dụ: màn hình là 10, đếm được 8 thì nhập -2. Đếm được 13 thì nhập 3.
5. Nhập Ghi chú / Lý do điều chỉnh đủ để đối chiếu, chẳng hạn kỳ kiểm kê, biên bản nội bộ và nguyên nhân nếu đã xác định.
6. Kiểm tra lại dấu cộng/trừ và đúng ô kệ, rồi bấm Đồng ý điều chỉnh.
7. Tải lại danh sách và kiểm tra Tồn thực tế.
8. Vào Lịch sử giao dịch, lọc ADJUST (Điều chỉnh số lượng) để đối chiếu.

Nếu VOMA báo số sau điều chỉnh âm, kiểm tra lại số đang có và phần chênh lệch. Nếu VOMA báo số sau điều chỉnh thấp hơn lượng Đã giữ chỗ, đừng cố giảm tiếp. Hãy kiểm tra các yêu cầu xuất đang giữ hàng trước.

Ghi nhận chênh lệch (trên điện thoại)

Điện thoại không hiện tồn sổ sách trước khi điều chỉnh. Vì vậy bạn phải lấy số đối chiếu từ màn hình tồn kho hoặc danh sách đã chốt trước, đừng suy ra chênh lệch chỉ bằng việc nhìn hàng trên kệ.

1. Ở thanh dưới, chọn Check để mở Kiểm kho.
2. Chọn Vị trí Ô kệ trước khi quét mã.
3. Quét mã vạch và đối chiếu tên sản phẩm, biến thể, SKU hiện ra.
4. Nhập SL chênh lệch (Delta): số dương để tăng, số âm để giảm.
5. Nhập Ghi chú kiểm kho.
6. Bấm Xác nhận điều chỉnh.
7. Đối chiếu lại trên Tồn kho và Lịch sử giao dịch.

Xong khi nào

• Lịch sử giao dịch có dòng điều chỉnh loại ADJUST (Điều chỉnh số lượng).
• Tồn thực tế trên VOMA khớp với số bạn đếm được ngoài kệ.

Hay gặp

• Muốn xem ai đã duyệt điều chỉnh: VOMA không có vai trò duyệt điều chỉnh. Cả Đồng ý điều chỉnh và Xác nhận điều chỉnh đều ghi thay đổi ngay, không tạo yêu cầu chờ duyệt. Nhật ký chỉ cho biết loại điều chỉnh, thời gian, SKU, vị trí, số tăng/giảm và ghi chú, không hiện người thực hiện hay người phê duyệt.
• Cần kiểm soát người lập khác người duyệt: Phiên bản hiện tại chưa đáp ứng. Đơn vị phải tự quy định người có thẩm quyền ngoài VOMA, không thể khẳng định kế toán kho, thủ kho hay quản lý kho là người duyệt dựa trên hệ thống. Đừng chia sẻ tài khoản để thay thế bước duyệt.