Đối soát đơn hàng với tiền thu và hoá đơn

Bài này hướng dẫn bạn đối chiếu thủ công đơn hàng với tiền thu và hoá đơn. Trong menu hiện có, bạn mở được Đơn hàng và Cấu hình SePay. VOMA chưa có màn hình Đối soát, chưa có bảng đối chiếu tiền thu theo ngày và chưa có màn hình hoá đơn nối trực tiếp với đơn. Các bước dưới đây là cách kiểm tra bằng tay, không phải một nút đối soát hoàn chỉnh.

Đối chiếu đơn hàng với tiền thu

Với mỗi giao dịch tiền vào từ ngân hàng hoặc cổng thanh toán:

1. Vào Đơn hàng.
2. Nhập mã đơn, tên khách hàng hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm.
3. Mở Chi tiết đơn hàng.
4. So sánh TỔNG ĐƠN HÀNG với số tiền thực nhận (gồm cả phí giao hàng).
5. So sánh mã đơn trong nội dung chuyển tiền với mã đơn trên màn hình.
6. Ghi lại ngày giờ tiền vào và trạng thái đơn để người phụ trách kiểm tra tiếp.

VOMA có nhận và lưu giao dịch từ SePay, VNPay và MoMo. Tuy nhiên, màn hình VOMA không hiện danh sách tiền thu hay chi tiết thanh toán trong trang chi tiết đơn. Không thấy tiền trên màn hình không có nghĩa là tiền chưa vào. Hãy kiểm tra hệ thống thanh toán hoặc sao kê ngân hàng.

Kiểm tra số tiền chuyển khoản

Cẩn thận

VOMA tự khớp thanh toán chỉ bằng nội dung chuyển khoản hoặc mã giao dịch với mã đơn, không so số tiền chuyển với TỔNG ĐƠN HÀNG ở bất kỳ bước nào.

Nếu khách chuyển đúng mã đơn nhưng sai số tiền, VOMA vẫn đánh dấu đơn là đã thanh toán đủ. Ví dụ, chuyển 10.000đ cho đơn 500.000đ vẫn được ghi đủ. Với đơn trả trước (mọi phương thức khác thu tiền khi giao), VOMA còn tự gửi yêu cầu xuất hoá đơn cho toàn bộ giá trị đơn ngay lập tức, trước khi ai kịp đối chiếu. Vì vậy, bước đối chiếu số tiền ở trên là cách duy nhất để bắt sai lệch. Cơ chế khớp được mô tả trong bài Cấu hình thanh toán SePay và cách VOMA nhận diện tiền.

Đối chiếu đơn hàng với hoá đơn

VOMA có thể tự chuyển thông tin đơn sang luồng hoá đơn khi đơn đạt mốc phù hợp với phương thức thanh toán. Đơn trả trước thường phát tín hiệu ở PAID. Đơn thu tiền khi giao (COD) thường phát tín hiệu ở COMPLETED. Một đơn không nên phát cả hai tín hiệu.

VOMA không có trang hoá đơn cho bạn. Hãy dùng mã đơn làm khoá tra cứu ở hệ thống hoá đơn của doanh nghiệp, rồi so sánh:

• Tên và địa chỉ người mua.
• Sản phẩm và số lượng.
• Tiền hàng, phí giao hàng và tổng tiền.
• Ngày lập và trạng thái hoá đơn.
• Số hoá đơn, nếu đã được cấp.

Lưu ý

Đừng kết luận hoá đơn đã phát hành chỉ vì đơn đã PAID hoặc COMPLETED. Bạn cần thấy số hoá đơn và trạng thái phát hành ở hệ thống hoá đơn.

Ghi nhận kết quả

Bạn tự tạo một dòng theo dõi nội bộ cho mỗi đơn gồm: mã đơn, tổng tiền trên VOMA, số tiền thực nhận, mã giao dịch, số hoá đơn, kết quả và người xử lý. VOMA chưa có ô hoặc báo cáo trên màn hình để lưu kết quả này.

Nếu có sai lệch, hãy đính kèm bằng chứng nghiệp vụ và không sửa đơn cho khớp số liệu. Trước khi điều chỉnh tiền hoặc hoá đơn, hãy xác nhận nguyên nhân với người phụ trách thanh toán và hoá đơn.

Xong khi nào

Bạn đối soát xong một đơn khi đã ghi đủ kết quả khớp tiền và số hoá đơn vào bảng theo dõi nội bộ.

Hay gặp

• Tiền thực nhận khác TỔNG ĐƠN HÀNG: kiểm tra phí giao hàng, số tiền giảm giá nếu có và nội dung chuyển tiền. Nguyên nhân có thể là thu sai số tiền hoặc giao dịch nhầm đơn. Cũng có thể đây là hệ quả bình thường của cách VOMA khớp thanh toán (chỉ theo nội dung hoặc mã đơn, không so số tiền).
• Đã có tiền nhưng đơn chưa ghi nhận đã trả: đối chiếu mã đơn, mã giao dịch và thời điểm tiền vào. Giao dịch có thể chưa khớp đơn, hoặc thông báo từ cổng thanh toán chưa được xử lý.
• Đơn đã hoàn tất nhưng chưa thấy hoá đơn: kiểm tra phương thức thu tiền và tra bằng mã đơn ở hệ thống hoá đơn. Yêu cầu xuất hoá đơn có thể đang chờ, bị lỗi hoặc chưa được hệ thống hoá đơn nhận.
• Một đơn có hai yêu cầu hoá đơn: đối chiếu lịch sử trạng thái PAID và COMPLETED. Cần người phụ trách hoá đơn kiểm tra để tránh phát hành trùng.
• Đơn đã huỷ nhưng hoá đơn vẫn còn: huỷ đơn trên VOMA không tự huỷ hoá đơn. Đừng chỉ nhìn trạng thái đơn, hãy tra số hoá đơn riêng.