Chọn khách hàng và nhập địa chỉ giao hàng

Bài này giúp bạn chọn đúng người mua và nhập địa chỉ khi tạo đơn. Bạn cũng sẽ biết khi nào VOMA khoá không cho sửa thông tin sau khi đơn đã duyệt.

Chọn khách hàng có sẵn

1. Vào Đơn hàng > Tạo Đơn hàng Nháp.
2. Ở khối Thông tin khách hàng & vận chuyển, bấm Tìm kiếm để mở cửa sổ Chọn khách hàng.
3. Gõ tên hoặc số điện thoại vào ô Tìm theo tên hoặc số điện thoại....
4. Bấm Chọn → ở đúng dòng khách cần chọn.
5. Ô Khách hàng hiện tên kèm số điện thoại trong ngoặc. VOMA tự chép địa chỉ trong hồ sơ khách xuống ô Địa chỉ giao hàng của đơn.

Nếu hồ sơ khách chưa có địa chỉ, ô này để trống và bạn phải tự nhập.

Cửa sổ này chỉ nạp sẵn 100 khách hàng mới nhất và ô tìm chỉ lọc trong 100 khách đó. Nếu không thấy khách cũ, đừng tạo trùng. Hãy tra ở màn hình Khách hàng trước.

Tạo khách hàng mới trong đơn

1. Trong cửa sổ chọn khách, bấm Tạo mới KH.
2. Nhập Tên Khách hàng và Số điện thoại. Email và Địa chỉ giao hàng không bắt buộc.
3. Bấm Lưu & Chọn. Khách mới vào đơn ngay và địa chỉ vừa nhập được chép xuống ô Địa chỉ giao hàng.

Số điện thoại là chìa khoá nhận diện khách.

Cẩn thận

Nếu số điện thoại đã tồn tại, VOMA trả về khách cũ thay vì tạo khách mới. Tên bạn vừa gõ không đè lên tên cũ. Sau khi lưu, hãy nhìn lại ô Khách hàng để chắc chắn đúng người.

• Nếu khách đó trước kia đã bị xoá, VOMA khôi phục lại và lần này cập nhật tên, email, địa chỉ theo những gì bạn vừa nhập.
• Cửa sổ thêm nhanh không kiểm tra định dạng số điện thoại, nên gõ nhầm chữ vẫn lưu được. Màn hình Khách hàng thì bắt buộc số điện thoại chỉ chứa chữ số.

Nhập địa chỉ giao hàng

Bạn nhập thẳng vào ô Địa chỉ giao hàng, ô chữ tự do. VOMA gợi ý dạng Số nhà, tên đường, Phường, Quận, Thành phố.

• Ô này bắt buộc. Để trống, khi lưu sẽ báo Địa chỉ giao hàng là bắt buộc.
• VOMA không tách riêng tỉnh, quận/huyện, phường/xã và không kiểm tra địa chỉ có thật không.
• Không có ô tên và số điện thoại người nhận riêng. Người nhận mặc định là khách hàng trên đơn. Nếu giao cho người khác, cách duy nhất hiện có là ghi vào ô Ghi chú đơn hàng.
• Địa chỉ trên đơn là bản sao tại thời điểm lập đơn. Sửa địa chỉ trong hồ sơ khách về sau không làm đổi các đơn đã lập.

Sửa khách và địa chỉ sau khi lưu

1. Mở đơn ở danh sách, bấm Xem để vào Chi tiết đơn hàng.
2. Bấm Chỉnh sửa đơn hàng. Nút này chỉ hiện với đơn nháp (DRAFT).
3. Trong form CẬP NHẬT ĐƠN HÀNG NHÁP, bấm Tìm kiếm để đổi khách, hoặc sửa thẳng ô Địa chỉ giao hàng.
4. Bấm Lưu đơn hàng Nháp.

Lưu ý

Khi đổi sang khách khác, VOMA chép địa chỉ trong hồ sơ khách mới đè lên ô địa chỉ đang có. Hãy kiểm tra lại ô địa chỉ sau mỗi lần đổi khách.

Đơn từ CONFIRMED trở đi (kể cả PROCESSING, PICKING, PACKED, SHIPPED, CANCELLATION_PENDING, COMPLETED, CANCELLED) không ai sửa được trên màn hình. Nút chỉnh sửa không hiện. Đừng dùng việc sửa địa chỉ để cứu đơn đang chờ kho huỷ. Nếu khách đổi địa chỉ sau khi đơn đã duyệt, hãy báo ngay cho người phụ trách kho hoặc đơn vị vận chuyển theo quy trình nội bộ, và giữ nguyên đơn để còn đối chiếu.

Quản lý danh sách khách hàng

1. Vào Tổng quan > Khách hàng.
2. Màn hình Quản lý Khách hàng có bảng Tên khách hàng, Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Ngày tạo, Thao tác. Ô tìm kiếm tra theo tên, số điện thoại hoặc email, trên toàn bộ danh sách.
3. Bấm Thêm Khách hàng để mở Thêm Khách hàng mới, hoặc Sửa trên một dòng để mở Cập nhật Khách hàng.

VOMA chặn Xoá khi khách còn đơn chưa ở CANCELLED hoặc COMPLETED. Bạn phải xử lý xong các đơn đó trước. Sửa hồ sơ khách chỉ đổi thông tin dùng cho các đơn lập về sau. Các đơn cũ vẫn giữ nguyên địa chỉ đã ghi.

Hay gặp

• Số điện thoại của khách đơn sàn là một mã lạ: VOMA tạo một khách đại diện cho người mua trên sàn. Số điện thoại của khách này là mã ghép tên sàn với mã người mua, không gọi được. Đừng dùng để liên hệ và đừng sửa thành số thật.
• Đơn từ sàn mới về trống địa chỉ: sàn có thể che thông tin người mua khi đơn còn chờ. Địa chỉ thật về ở lần cập nhật sau. Đây là bình thường, không phải lỗi nhập liệu, bạn đừng gõ tay đè lên.
• Tên và địa chỉ của khách đơn sàn thay đổi: VOMA cập nhật lại theo bản dữ liệu mới nhất sàn gửi về, miễn là giá trị gửi về không rỗng. Bản cập nhật cũ về muộn bị bỏ qua nên địa chỉ đã có không bị xoá mất.
• Cần lưu nhiều địa chỉ cho một khách, gộp hai hồ sơ trùng, tách địa chỉ theo tỉnh/quận/phường, ghi mã số thuế người mua trên đơn: VOMA chưa có các chức năng này.