Xử lý thông báo lỗi thường gặp với đơn hàng

Bài này hướng dẫn bạn đọc thông báo lỗi trên VOMA, tự xử lý được đến đâu và khi nào phải chuyển cho người phụ trách. Bạn cũng biết cách nhận ra đơn đang kẹt vì kho.

Chuẩn bị trước khi báo lỗi

Thiếu mã đơn và nguyên văn thông báo, người phụ trách gần như không lần được nguyên nhân. Hãy thu thập:

1. Mã đơn và Trạng thái hiện tại, xem ở đầu khối thông tin trong Chi tiết đơn hàng.
2. Nội dung thông báo lỗi, chép nguyên văn hoặc chụp màn hình.
3. Thời điểm bạn bấm nút.
4. Với đơn đã sang kho: Mã vận vận (WMS ID), Mã kho gửi hàng và Trạng thái WMS trong khối Thông tin Fulfillment (WMS integration).

Lỗi khi lưu đơn nháp

• Vui lòng chọn khách hàng: bạn chưa chọn khách. Bấm Tìm kiếm và chọn khách.
• Vui lòng chọn kênh bán hàng: chọn một kênh trong ô Kênh bán hàng.
• Địa chỉ giao hàng là bắt buộc: ô địa chỉ trống. Nhập địa chỉ đầy đủ.
• Vui lòng thêm ít nhất một sản phẩm: đơn chưa có dòng hàng nào. Bấm + Thêm sản phẩm.
• Channel is inactive: kênh bị tắt sau khi bạn mở form. Chọn kênh khác hoặc nhờ quản trị bật lại kênh.
• Customer not found: khách đã bị xoá trong lúc bạn lập đơn. Chọn lại khách hoặc tạo mới.
• Cannot edit order in status ...: đơn không còn là đơn nháp. Đóng form. Đơn đã qua mốc duyệt thì không sửa được.

Cẩn thận

Lỗi Lưu đơn hàng thất bại kèm câu tiếng Anh nghĩa là VOMA không lấy được thông tin sản phẩm theo mã SKU. Hay gặp khi một mã SKU bị đổi hoặc gỡ khỏi danh mục sau lúc lập đơn nháp. Giá được lấy lại theo SKU mỗi lần lưu, nên chỉ một mã hỏng là cả đơn không lưu được. Hãy kiểm tra sản phẩm còn trong danh mục không, xoá dòng hàng đó rồi tìm lại sản phẩm đúng và thêm vào.

Lỗi khi bấm Duyệt đơn & Sync WMS

Nút này kiểm tra tồn kho rồi gửi yêu cầu xử lý cho kho.

• Không thể duyệt đơn: Không đủ tồn kho để duyệt đơn. SKU: thiếu N: cộng tồn khả dụng của mọi kho vẫn thiếu N cái của mã đó. Ghi lại mã SKU và số thiếu, chuyển cho người phụ trách kho.
• Không kiểm tra được tồn kho WMS...: VOMA không hỏi được kho nên chưa biết đủ hay thiếu. Chờ vài phút rồi thử lại. Lặp lại nhiều lần thì báo người phụ trách.
• Duyệt đơn thất bại: WMS integration failed...: kho từ chối hoặc không nhận được yêu cầu. Đừng bấm lại liên tục. Kiểm tra trạng thái đơn rồi báo người phụ trách.

Ba điều giúp bạn yên tâm:

• Duyệt thất bại thì đơn vẫn ở DRAFT. Bạn sửa và duyệt lại được.
• Một đơn có thể được chia cho nhiều kho. Nếu kho đầu nhận được mà kho sau hỏng, VOMA tự gỡ phần đã giữ ở kho đầu.
• Việc hỏi kho chỉ chờ vài giây. Kho phản hồi chậm sẽ hiện thành lỗi kết nối chứ không phải hết hàng.

Cột tồn kho ghi Không rõ

Trong cửa sổ Tìm kiếm & thêm sản phẩm từ PIM, dòng Kho hàng của mỗi phiên bản hàng có một trong ba dạng: một con số (số lượng còn bán được), Hết hàng (kho xác nhận bằng 0) hoặc Không rõ (VOMA không hỏi được kho lúc đó).

Lưu ý

Không rõ khác hẳn Hết hàng. Đừng từ chối khách chỉ vì thấy Không rõ. Hãy tìm lại sau ít phút hoặc hỏi người phụ trách kho.

Đơn kẹt trạng thái

• DRAFT: đơn nháp nằm lâu vì duyệt hỏng. Người lập đơn sửa và duyệt lại.
• PROCESSING: kho đã nhận yêu cầu nhưng chưa bắt đầu lấy hàng. Bạn chỉ chờ hoặc huỷ.
• PICKING: kho đang lấy hàng và không tiến tiếp được. Do kho xử lý. Nếu kho báo Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị huỷ, đây là lỗi nối giữa hai hệ thống, không phải lỗi thao tác. Kho phải hoàn tác việc vừa làm. Bạn không tự chữa được. Hãy chuyển mã đơn, mã kho và nguyên văn thông báo cho người phụ trách hệ thống.
• PACKED: đã đóng gói, chưa bàn giao vận chuyển. Do kho xử lý.
• SHIPPED: đã bàn giao, chờ hoàn tất. Kho chỉ báo tiến độ đến mốc bàn giao vận chuyển và màn hình Đơn hàng không có nút đưa đơn sang COMPLETED. Cần COMPLETED để chốt sổ thì chuyển cho người phụ trách hệ thống.
• CANCELLATION_PENDING: yêu cầu huỷ chưa được kho làm xong. Do kho xử lý. Đừng bấm huỷ lại nhiều lần.

Nếu một thông tin cũ từ kho về muộn hơn thông tin mới, VOMA giữ nguyên mốc đang có. Thấy trạng thái không cập nhật sau một lần kho thao tác thì đó có thể là hành vi cố ý này, không phải mất dữ liệu.

Lỗi khi huỷ hoặc xoá

• Huỷ đơn thất bại: ...: đọc phần sau dấu hai chấm. Nếu là Cannot cancel order in SHIPPED status, đơn đã bàn giao vận chuyển lúc bạn còn xem danh sách cũ, lẽ ra nút huỷ đã ẩn. Tải lại danh sách và xử lý theo quy trình trả hàng của doanh nghiệp.
• Xoá đơn thất bại: Only DRAFT orders can be deleted: chỉ đơn nháp mới xoá vĩnh viễn được. Đơn đã duyệt chỉ huỷ được, không xoá.
• Cannot delete customer with N active orders: khi xoá khách hàng, khách còn N đơn chưa kết thúc. Xử lý xong các đơn đó trước.

Đơn về từ sàn thiếu thông tin

Lưu ý

Đơn mới về từ sàn có thể chưa có địa chỉ vì sàn còn che thông tin người mua. Địa chỉ thật về ở lần cập nhật sau, đừng nhập tay đè lên. Số điện thoại của khách đại diện cho đơn sàn là một mã ghép, không gọi được. Đừng sửa thành số thật.

VOMA quy đổi trạng thái đơn sàn theo tình trạng bên sàn:

• Chờ xử lý hoặc chưa thanh toán thành DRAFT.
• Chờ giao hoặc chờ lấy hàng thành CONFIRMED.
• Đã huỷ thành CANCELLED.
• Đã hoàn tất thành COMPLETED.
• Tình trạng ngoài bốn nhóm này không làm đơn đổi mốc.

Hay gặp

• Muốn chạy lại một lần đồng bộ kho đã hỏng, xem lịch sử thao tác và lịch sử lỗi của một đơn, đặt lại trạng thái đơn về mốc trước, hoặc nhận cảnh báo khi đơn nằm quá lâu ở một mốc: VOMA chưa có các chức năng này trên màn hình.