Theo dõi vòng đời và trạng thái đơn hàng

Bài này giải thích các trạng thái của một đơn hàng. Bạn sẽ biết đơn đang ở đâu, ai tác động được và khi nào đơn đi đến mốc không thể quay lại.

Xem trạng thái đơn

1. Vào Đơn hàng.
2. Xem cột Trạng thái trên danh sách.
3. Bấm vào mã đơn để mở Chi tiết đơn hàng. Khối Lộ trình trạng thái đơn hàng cho biết đơn đã đi qua các mốc nào.

Ý nghĩa các mốc trạng thái

VOMA hiện trạng thái bằng chữ in hoa:

• DRAFT: đơn nháp, chưa duyệt. Người có quyền ghi đơn sửa, xoá, duyệt hoặc huỷ được.
• CONFIRMED: đơn đã xác nhận. Không có nút riêng để chọn mốc này. Mốc này có thể xuất hiện khi tiến độ được cập nhật từ khâu xử lý.
• PROCESSING: đơn đã sang khâu xử lý. Nút Duyệt đơn & Sync WMS trên đơn nháp đưa đơn vào mốc này và tạo yêu cầu cho kho.
• PICKING: kho đang lấy hàng.
• PACKED: hàng đã đóng gói.
• SHIPPED: hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển.
• COMPLETED: đơn hoàn tất, là mốc kết thúc thành công.
• CANCELLATION_PENDING: đang chờ kho hoàn tất việc huỷ. Mốc này xuất hiện khi yêu cầu huỷ gửi tới kho chưa hoàn tất. Hãy chờ kho xử lý tiếp.
• CANCELLED: đơn đã huỷ, là mốc kết thúc.

Lưu ý

Luồng thông thường của một đơn nháp: DRAFT > PROCESSING > PICKING > PACKED > SHIPPED > COMPLETED. Nút duyệt trên giao diện đi thẳng từ DRAFT sang PROCESSING, nên đừng tìm một nút Xác nhận riêng cho CONFIRMED.

Ai được đổi trạng thái nào

• Nhân viên bán hàng hoặc kế toán có tài khoản được cấp quyền ghi đơn dùng được các nút Duyệt đơn & Sync WMS, Huỷ bỏ đơn hàng, Chỉnh sửa đơn hàng và Xoá vĩnh viễn đơn nháp khi nút đó hiện ra.
• Kho và tiến độ giao hàng tự cập nhật các mốc PICKING, PACKED, SHIPPED, COMPLETED. Trên màn hình Đơn hàng, bạn không có nút tự đổi các mốc này.
• VOMA không tách riêng thao tác theo chức danh kế toán hay nhân viên bán hàng. Nếu tài khoản không thấy nút hoặc bị từ chối, hãy nhờ người quản trị kiểm tra quyền của tài khoản. Đừng dùng tài khoản khác để sửa thay.

Điểm không quay lại

Cẩn thận

Cập nhật từ kho không làm đơn lùi về mốc trước. Nếu thông tin cũ về muộn sau thông tin mới, VOMA bỏ qua lần cập nhật lùi đó.

• Khi đơn ở SHIPPED, nút Huỷ bỏ đơn hàng không còn được phép dùng.
• COMPLETED và CANCELLED là hai mốc kết thúc. Đơn ở một trong hai mốc này không thể quay lại.
• Nếu bạn huỷ lúc kho đang xử lý mà một yêu cầu huỷ kho chưa xong, đơn ở CANCELLATION_PENDING. Chỉ khi kho xử lý xong, đơn mới thành CANCELLED.

Hay gặp

• Không thấy nút Huỷ bỏ đơn hàng: đơn có thể đã ở SHIPPED, hoặc tài khoản của bạn chưa được cấp quyền. Nhờ người quản trị kiểm tra quyền.
• Đơn nháp không có nút sửa: đóng chi tiết, tải lại danh sách và kiểm tra trạng thái thật của đơn trước khi báo lỗi.
• Đơn ở CANCELLATION_PENDING: đừng bấm huỷ nhiều lần. Hãy chờ kho xác nhận hoặc chuyển mã đơn cho người phụ trách kho.
• Trạng thái không như mong đợi: mở Chi tiết đơn hàng và ghi lại mã đơn, trạng thái hiện tại và các mã kho hiển thị trong phần thông tin xử lý trước khi báo.