Huỷ đơn hàng và trả hàng

Bài này hướng dẫn bạn huỷ đơn hàng và xử lý khi kho đang xử lý đơn. Bài cũng nói rõ VOMA chưa có luồng trả hàng.

Huỷ đơn

1. Vào Đơn hàng và mở mã đơn cần huỷ.
2. Trong Chi tiết đơn hàng, bấm Huỷ bỏ đơn hàng.
3. Đọc hộp xác nhận rồi xác nhận huỷ.

Bạn chỉ thấy nút huỷ khi đơn chưa ở SHIPPED, CANCELLED hoặc COMPLETED.

Khi đơn chưa chuyển sang kho

Đơn DRAFT hoặc CONFIRMED chuyển thẳng sang CANCELLED. Với các đơn này, VOMA chưa có yêu cầu xử lý kho nào cần huỷ.

Khi kho đang xử lý

Với đơn PROCESSING, PICKING hoặc PACKED, VOMA gửi yêu cầu huỷ từng phần xử lý đang gắn với đơn sang kho.

• Nếu kho nhận và xử lý xong tất cả yêu cầu, đơn thành CANCELLED.
• Nếu còn ít nhất một yêu cầu chưa huỷ được, đơn thành CANCELLATION_PENDING. Đừng bấm huỷ nhiều lần. Hãy chuyển mã đơn và thông báo cho người phụ trách kho.
• Khi kho xử lý xong, trạng thái có thể được cập nhật thành CANCELLED.

Cẩn thận

Việc gửi yêu cầu huỷ cho kho không có nghĩa là số lượng đã quay lại tồn khả dụng. Kế toán chỉ nên chốt phần kho sau khi kho xác nhận.

Huỷ đơn không tự huỷ hoá đơn

Lưu ý

Huỷ đơn trên VOMA chỉ ghi nhận đơn đã huỷ và thông báo sự kiện. Không có bước tự huỷ hoá đơn điện tử đi kèm.

Màn hình VOMA không có mục tra cứu, phát hành hay huỷ hoá đơn. Vì vậy:

• Nếu đơn chưa có hoá đơn, đừng coi trạng thái CANCELLED là đã xử lý hoá đơn. Hãy kiểm tra ở hệ thống hoá đơn của doanh nghiệp.
• Nếu đơn đã có hoá đơn, đừng tự tạo lại hoặc tự đánh dấu hoá đơn là đã huỷ trong VOMA. Hãy chuyển mã đơn, số hoá đơn và lý do cho người phụ trách hoá đơn để xử lý theo quy định kế toán.
• VOMA chưa có chức năng nối tiền hoàn cho lần huỷ đơn.

Trả hàng

VOMA chưa có màn hình hay quy trình trả hàng. Chưa có nút để chọn một vài sản phẩm trả lại, ghi số lượng trả, nhận hàng về kho, hoàn tiền hoặc lập chứng từ điều chỉnh cho hoá đơn. Vì vậy bài này không hướng dẫn các bước cho:

• Trả một phần sản phẩm.
• Trả toàn bộ sản phẩm.
• Nhập lại hàng vào kho.
• Hoàn tiền cho khách.
• Điều chỉnh hoặc huỷ hoá đơn do trả hàng.

Đừng dùng Huỷ bỏ đơn hàng thay cho trả hàng. Huỷ đơn là dừng đơn trước hoặc trong khi xử lý, không phải ghi nhận hàng đã giao quay về.