Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng

Bài này giúp bạn xử lý vận đơn Viettel Post giao không thành công: đọc lý do, chọn giao lại hay chuyển hoàn trước hạn, và biết VOMA làm gì khi hàng quay về. Bài dùng cho đơn ngoài sàn (website, đơn tạo tay) gửi Viettel Post từ VOMA.

Lưu ý

Đơn Shopee, TikTok Shop do sàn giao nên không có trên màn Giao thất bại; giao không thành công của các đơn này xử lý trên sàn. Khi sàn huỷ đơn sau khi kho đã xuất hàng, VOMA mở phiếu hàng hoàn để kho kiểm đếm.

Viettel Post báo gì, VOMA hiện gì

Từ lúc bưu tá lấy hàng, VOMA chỉ biết hành trình qua bản tin Viettel Post gửi về. Tên trạng thái dưới đây là tên ở màn Tình trạng giao hàng.

• Ở ô lọc Trạng thái vận chuyển của danh sách Đơn hàng, trạng thái Giao hàng thất bại mang tên Giao không thành công.
• Bản tin đến sai thứ tự không làm trạng thái lùi lại. Sau mã 505, bản tin giao hàng cũ hơn (ví dụ 506) không kéo vận đơn ra khỏi Giao hàng thất bại; chỉ mã phát tiếp (508, 550) hoặc bản tin đi tiếp như chuyển hoàn, giao thành công mới đổi trạng thái.

Giao thất bại và hoàn hàng Mở toàn màn hình

Hàng trên cùng là việc của Viettel Post; CSKH chỉ cần quyết định ở một bước. Quá hạn mà chưa chọn thì đường nét đứt xảy ra: hãng tự chuyển hoàn.

Hạn quyết định 24 giờ

• Hạn bằng giờ Viettel Post báo giao không thành công cộng 24 giờ. Hạn do hãng đặt, VOMA không đổi được.
• Ở Hãng vận chuyển, thẻ Giao hàng, ô Thời hạn quyết định đơn giao thất bại chỉ để xem: "Theo hãng vận chuyển (Viettel Post: 24 giờ kể từ lúc báo giao thất bại)".
• Còn dưới 6 giờ: hạn trên màn Giao thất bại chuyển màu đỏ, và đơn có thêm cảnh báo sắp hết hạn.
• Quá hạn mà chưa chọn: Viettel Post tự duyệt hoàn. Hai nút trên VOMA khoá lại, cột hạn hiện Đã quá hạn — Viettel Post tự duyệt hoàn.

Chọn Phát tiếp hoặc Duyệt hoàn

Cần quyền xử lý đơn hàng. Người chỉ có quyền xem đơn hàng vẫn thấy danh sách nhưng hai nút bị khoá.

1. Vào Vận chuyển > Giao thất bại. Vận đơn hạn gần nhất nằm trên cùng.
2. Đọc cột Lý do giao thất bại và Hạn quyết định. Hãng không gửi lý do thì cột hiện Hãng chưa gửi lý do.
3. Gọi khách, hỏi khách còn nhận hàng không.
4. Bấm Phát tiếp khi khách vẫn nhận, hoặc Duyệt hoàn khi khách không nhận.
5. Nhập Ghi chú cho Viettel Post nếu cần, ví dụ giờ khách hẹn. Ô này không bắt buộc.
6. Bấm Phát tiếp (hoặc Duyệt hoàn) ở cuối hộp thoại để gửi lệnh.

Lưu ý

Cột Lý do giao thất bại hiện nguyên mã lý do Viettel Post gửi kèm bản tin, thường là một con số. Theo tài liệu của Viettel Post, các mã hay gặp là: 20 sai màu; 21 sai kích thước; 22 sai kiểu dáng; 23 chất lượng kém; 24 không cho xem hàng; 25 sai số lượng; 26 sai tiền thu hộ; 27 sai định dạng số điện thoại; 30 không có nhu cầu; 31 không đặt đơn; 32 sai địa chỉ; 43 người gửi yêu cầu chuyển hoàn; 46 hẹn phát lại nhiều lần; 47 không liên lạc được. Gặp mã khác thì hỏi Viettel Post.

Cẩn thận

Duyệt hoàn không đổi lại được: "Hãng đã nhận lệnh thì không đổi lại được." Mỗi lần giao không thành công chỉ gửi được một quyết định.

Sau khi gửi:

• "Viettel Post đã nhận lệnh … vận đơn …": hãng đã nhận lệnh. Trạng thái vận đơn chỉ đổi khi hãng gửi bản tin mới; lúc đó vận đơn rời danh sách.
• "Đã gửi lệnh … vận đơn …, đang chờ Viettel Post xác nhận.": VOMA chưa biết kết quả và tự hỏi lại hãng. Đừng gửi lệnh khác.
• Lệnh không thực hiện được: vận đơn mang cờ Cần kiểm tra thủ công ở Tình trạng giao hàng, đơn có cảnh báo kết thúc bằng "cần kiểm tra tay trên cổng hãng trước hạn quyết định." Kiểm tra và xử lý trên viettelpost.vn trước hạn.
• Mỗi lệnh cũng thành một dòng trong nhật ký Trạng thái kết nối giữa VOMA và đơn vị vận chuyển ở màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển (bấm Hiện nhật ký).

Mẹo

Viết ghi chú ngắn, ý chính trước. Ô nhập cho tối đa 500 ký tự, nhưng VOMA cắt ghi chú theo giới hạn 150 byte của Viettel Post (tiếng Việt có dấu thì chỉ khoảng 50–100 ký tự) khi gửi đi.

Thông báo lỗi khi gửi lệnh và cách xử lý ở Thông báo lỗi thường gặp khi vận chuyển.

Đổi người nhận hoặc địa chỉ

• VOMA chỉ sửa người nhận, địa chỉ khi hãng chưa lấy hàng, xem Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng.
• Khi giao không thành công, VOMA không có thao tác đổi người nhận hay địa chỉ. Ghi chú gửi kèm lệnh không làm đổi thông tin trên vận đơn.
• Khách cần đổi địa chỉ sau khi hãng đã lấy hàng: liên hệ Viettel Post (tổng đài hoặc bưu cục phát).
• Khi Viettel Post báo phiếu gửi đã được sửa (mã 202), VOMA cập nhật tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận của vận đơn theo hãng và ghi cảnh báo trên đơn: "… đã cập nhật … theo hãng. Kiểm tra lại thông tin giao với khách."

Lấy hàng thất bại

• Viettel Post báo lấy hàng thất bại (102): vận đơn vẫn Chờ lấy hàng, đơn có cảnh báo "… Kiểm tra hàng đã sẵn sàng và liên hệ bưu tá hoặc bưu cục để hẹn lấy lại."
• Vận đơn đứng ở Chờ lấy hàng quá 48 giờ không có cập nhật mới: đơn có cảnh báo vận đơn đứng im.
• Trong lúc chờ lấy hàng, bạn vẫn sửa hoặc huỷ được vận đơn.
• Theo tài liệu Viettel Post, lấy hàng thất bại quá 3 lần thì hãng huỷ đơn. Vận đơn chuyển Đã huỷ, phiếu xuất quay lại màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển để tạo vận đơn mới.

Khi hàng chuyển hoàn

• Viettel Post đang chuyển hoàn: vận đơn Đang hoàn hàng. Kho chưa có việc gì, tồn chưa cộng.
• Viettel Post báo đã trả hàng về (504): vận đơn Đã hoàn hàng, đơn ngoài sàn chuyển Đã huỷ, VOMA mở phiếu hàng hoàn chờ kho kiểm đếm. Khách đã trả tiền thì đơn có dòng "Cần hoàn tiền cho khách: …".
• Cách nhận hàng vào kho và việc của kế toán ở Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn.

Trả hàng sau khi đã giao thành công

• Khách đã nhận hàng rồi muốn trả hoặc đổi: đây không phải giao không thành công. Xem Huỷ đơn hàng và trả hàng.
• Vận đơn đã Đã giao hàng mà Viettel Post lại báo chuyển hoàn: VOMA giữ Đã giao hàng, gắn Cần kiểm tra thủ công và ghi cảnh báo trên đơn. VOMA không đổi đơn và không mở phiếu hàng hoàn. Gọi Viettel Post xác minh trước khi nhận hàng vào kho.
• Hoá đơn khi khách trả hàng: Trả hàng sau khi đã có hoá đơn: hoá đơn điều chỉnh giảm.

Hay gặp

• Vận đơn đã quá hạn nhưng vẫn nằm trong danh sách: Viettel Post đã tự duyệt hoàn nhưng chưa gửi bản tin chuyển hoàn. Chờ; vận đơn rời danh sách khi sang Đang hoàn hàng.
• Khách muốn nhận nhưng hàng đã bị tự duyệt hoàn: chờ hàng về kho, rồi tạo đơn mới cho khách.
• Hộp thoại báo vận đơn đã có quyết định: người khác đã gửi lệnh cho lần giao này. Chờ Viettel Post cập nhật, không gửi thêm.
• Không thấy vận đơn trong Giao thất bại: vận đơn mã 506, 507 vẫn Đang giao hàng, chưa cần quyết định. Lọc Giao hàng thất bại ở Tình trạng giao hàng để kiểm tra.

Bài liên quan

• Trạng thái vận đơn và cách theo dõi
• Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn
• Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý
• Thông báo lỗi thường gặp khi vận chuyển
• Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng
• Huỷ đơn hàng và trả hàng