Tiền thu hộ (COD) và đối chiếu với hãng

Bài này giúp bạn hiểu tiền thu hộ (COD) đi từ người nhận về đâu, khi nào VOMA coi là đã thu, và cách đối chiếu số trên VOMA với bảng kê của Viettel Post. Bài áp dụng cho đơn website khách chọn trả tiền khi nhận hàng, gửi Viettel Post qua VOMA.

COD trong VOMA

• Đơn COD là đơn website khách chọn trả tiền khi nhận hàng. Đơn tạo tay trên VOMA hiện chưa chọn được COD. Đơn Shopee, TikTok Shop do sàn thu tiền, không đi qua phần này.
• Số thu hộ do VOMA tự tính, không nhập tay: tổng đơn (tiền hàng cộng phí ship đã tính cho khách) trừ phần khách đã trả trước. Số này hiện ở cột Thu hộ của màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển và dòng Thu hộ ở Tình trạng giao hàng.
• VOMA gửi đơn COD sang Viettel Post theo hình thức thu tiền hàng, shop trả cước: bưu tá thu đúng số Thu hộ, không thu thêm cước của người nhận.
• Trần 10.000.000 đ mỗi vận đơn. Vượt trần thì phiếu bị chặn gửi hãng với lý do "Số tiền thu hộ vượt mức tối đa hãng nhận."; hãy thu trước một phần qua chuyển khoản rồi gửi lại. Trần này cũng áp lúc khách đặt đơn trên website: đơn có tổng trên 10.000.000 đ không đặt được với hình thức trả tiền khi nhận hàng, VOMA từ chối kèm lời nhắn "Vui lòng chọn chuyển khoản."
• Đơn COD chỉ gửi hãng được khi có một phiếu xuất. Đơn tách nhiều phiếu bị chặn với lý do "Đơn thu hộ tách nhiều phiếu xuất chưa gửi hãng được."
• Shop chịu phí thu hộ. Giá báo lúc chọn dịch vụ chưa gồm phí này; phí thật lấy từ số hãng trả về khi tạo vận đơn, xem Phí vận chuyển: các khoản và số nào là số chốt.
• Số thu hộ không sửa được sau khi tạo vận đơn. Khách trả thêm tiền sau khi đã tạo vận đơn COD thì VOMA không tự sửa số trên hãng mà dựng cờ ở Cảnh báo COD.

Chỉ đơn không tính phí ship cho khách mới dùng được Người nhận trả; đơn đã tính phí ship mà chọn thì VOMA báo lỗi. Khi đó bưu tá thu thêm cước của hãng, VOMA không tách được tiền hàng khỏi số hãng thu, nên tiền thu hộ của vận đơn sẽ ở trạng thái chưa xác nhận và phải đối soát tay.

Khi nào VOMA coi tiền thu hộ là đã thu

1. Viettel Post báo vận đơn Đã giao hàng kèm số tiền hàng đã thu lớn hơn 0.
2. VOMA ghi một khoản thanh toán COD vào đơn, mã giao dịch là mã vận đơn. Đơn được ghi là đã thanh toán khi thu đủ.
3. Bạn xem khoản này ở Thanh toán (nhóm Tài chính), lọc Cổng thanh toán là COD; cột Mã giao dịch là mã vận đơn.

Các trường hợp VOMA không tự ghi đã thu:

• Hãng báo tiền hàng 0 đ, hoặc không tách được tiền hàng khỏi cước: VOMA dựng cảnh báo Hãng chưa xác nhận được số tiền thu hộ; màn Tiền thu hộ hiện Chưa xác nhận kèm Dự kiến số đã gửi hãng.
• Đơn đã trả đủ mà hãng vẫn báo thu: VOMA không ghi thêm, dựng cờ Hãng vẫn thu hộ dù đơn đã trả đủ.
• Đơn không thu hộ mà hãng báo thu tiền người nhận: VOMA không ghi, dựng cờ Hãng thu hộ trên đơn không thu hộ.
• Phiếu xuất đã huỷ mà hãng vẫn báo thu: VOMA không ghi, dựng cờ Hãng thu hộ cho phiếu đã huỷ.
• Đơn đã huỷ hoặc đang chờ huỷ mà hãng vẫn báo giao và thu tiền: VOMA không ghi, dựng cờ Hãng thu hộ trên đơn đã huỷ.
• Số tiền hãng báo không đọc được, hãng báo thu hộ nhưng thiếu mã vận đơn, hoặc VOMA không ghi được khoản thu: VOMA không ghi và dựng cờ Số tiền thu hộ hãng báo không hợp lệ, Hãng báo thu hộ nhưng thiếu mã vận đơn hoặc Chưa ghi được tiền thu hộ; cần đối soát tay.

Nếu hãng thu khác số đơn còn phải thu, VOMA vẫn ghi đúng số hãng báo và dựng cờ Hãng thu khác số còn phải thu.

:::caution "Đã thu" trên VOMA nghĩa là bưu tá đã thu tiền của người nhận, không có nghĩa tiền đã về tài khoản của shop. Đừng coi đơn đã thanh toán là đã nhận tiền; hãy đối chiếu với bảng kê của hãng như hướng dẫn dưới đây. :::

Cảnh báo về tiền thu hộ

Các cờ dưới đây hiện ở Vận chuyển > Cảnh báo COD. VOMA không tự sửa tiền; bạn xử lý xong thì bấm Đánh dấu đã xử lý.

Danh sách đủ các loại cờ và cách xử lý xem Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý.

Tiền thu hộ đi về đâu

Đường đi của tiền thu hộ (COD) Mở toàn màn hình

Mũi tên nét đứt màu tím là phần diễn ra ngoài VOMA.

• Tiền về tài khoản Viettel Post dùng để tạo vận đơn:
  • Tài khoản đối tác của VOMA (VOMA bật Viettel Post cho shop, shop không nhập token): tiền thu hộ về tài khoản Viettel Post của VOMA.
  • Shop tự kết nối bằng token tạo trên viettelpost.vn (ở tab Tài khoản vận chuyển, dòng phụ dưới tên tài khoản ghi Token tự tạo trên viettelpost.vn): tiền về tài khoản Viettel Post của shop.
• Viettel Post chuyển tiền thu hộ theo lịch của hãng với chủ tài khoản, sau khi đã trừ phí thu hộ, phí bảo hiểm và cước (nếu shop trả cước).
• Đơn không thu hộ không có tiền để trừ, nên cước ghi nợ cước của chủ tài khoản Viettel Post và được thanh toán ngoài VOMA.
• Viettel Post không có kết nối đối soát cho phần mềm. Bảng kê chỉ tải được dạng tệp Excel trên viettelpost.vn của chủ tài khoản; cuối tháng hãng gửi email đối soát.

Lưu ý

VOMA chưa có chức năng chuyển tiền thu hộ cho shop và chưa ghi ngày hay số tiền hãng đã chuyển. Nếu shop dùng tài khoản đối tác của VOMA, việc nhận tiền thu hộ và bảng kê làm ngoài VOMA: liên hệ quản trị VOMA.

Màn Tiền thu hộ

Vào Vận chuyển > Tiền thu hộ. Màn liệt kê vận đơn có thu hộ đã giao (trạng thái Đã giao hàng), giao mới nhất ở trên.

Tiền dự kiến về để trống khi thiếu số: dòng phụ ghi Hãng chưa xác nhận số tiền đã thu hoặc Chưa có cước của hãng. VOMA không thay số thiếu bằng 0.

Ví dụ (số minh hoạ): đơn COD tiền hàng 2.000.000 đ, phí ship tính cho khách 30.000 đ, khách chưa trả trước nên số thu hộ là 2.030.000 đ, và hãng báo đã thu đủ số này (cột Tiền thu hộ). Shop trả cước. Tổng phí chốt 70.000 đ, trong đó phí thu hộ 6.000 đ, phí khai giá 10.000 đ.

• Cước = 70.000 − 6.000 − 10.000 = 54.000 đ.
• Tiền dự kiến về = 2.030.000 − 6.000 − 10.000 − 54.000 = 1.960.000 đ, đúng bằng 2.030.000 − 70.000.

Đối chiếu với bảng kê của hãng

Trước khi bắt đầu

• Cần quyền xử lý đơn hàng để đánh dấu đối soát; chỉ có quyền xem thì vẫn xem được màn này.
• Có bảng kê của Viettel Post cho kỳ cần đối chiếu. Dùng tài khoản đối tác của VOMA thì bảng kê nằm ở tài khoản của VOMA: liên hệ quản trị VOMA.

Các bước

1. Vào Vận chuyển > Tiền thu hộ.
2. Chọn Giao từ ngày và Giao đến ngày theo kỳ của bảng kê. Ngày tính theo giờ Việt Nam; Giao đến ngày gồm cả ngày đó.
3. Chọn Trạng thái đối soát là Chưa đối soát.
4. So từng dòng theo mã vận đơn: Tiền thu hộ, Cước, Phí thu hộ, Phí bảo hiểm, Tiền dự kiến về với số trên bảng kê.
5. Chọn các dòng khớp rồi bấm Đánh dấu đã đối soát.
6. Nhập Ghi chú nếu cần, ví dụ số bảng kê, rồi bấm Đánh dấu.
7. Với dòng lệch, không đánh dấu. Ghi lại chỗ lệch, hỏi hãng và xem Cảnh báo COD của đơn đó.

Mỗi lần đánh dấu được tối đa 200 vận đơn; ghi chú tối đa 500 ký tự, để trống thì giữ ghi chú cũ. Đánh nhầm thì chọn dòng, bấm Bỏ đánh dấu để đưa về Chưa đối soát.

Lưu ý

Đánh dấu đã đối soát chỉ là cờ ghi bạn đã so xong vận đơn đó. VOMA chưa nhập được bảng kê, chưa tự so, không ghi số tiền đã về và không đổi tiền trên đơn.

Đối chiếu với đơn hàng và hoá đơn

• Đơn hàng: so tổng đơn và Phí ship ở Chi tiết đơn hàng với khoản COD ở Thanh toán. Cách đối chiếu đơn với tiền thu xem Đối soát đơn hàng với tiền thu và hoá đơn.
• Hoá đơn: giao thành công là mốc lập hoá đơn cho đơn website; hoá đơn ghi tiền bán cho người mua, không trừ cước hay phí Viettel Post (đó là chi phí của shop). Hiện VOMA chưa tự lập hoá đơn cho đơn website, xem Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn.

Xong khi nào

• Mọi vận đơn trong kỳ ở Đã đối soát, hoặc có ghi chú lý do lệch.
• Tổng Tiền dự kiến về của các dòng đã đối soát (bạn tự cộng) khớp số hãng chuyển trong kỳ theo bảng kê.
• Các cờ ở Cảnh báo COD của kỳ đã được xử lý và Đánh dấu đã xử lý.

Hay gặp

• Không thấy vận đơn trong danh sách: màn chỉ có vận đơn có thu hộ đã giao. Vận đơn đang giao, hoàn hoặc huỷ không hiện. Kiểm tra lại khoảng ngày giao.
• Tiền thu hộ hiện Chưa xác nhận: hãng chưa báo được tiền hàng đã thu. Đối chiếu bảng kê và xem cảnh báo Hãng chưa xác nhận được số tiền thu hộ của đơn.
• Tiền dự kiến về trống, ghi Chưa có cước của hãng: vận đơn chưa có số phí nào. Đối chiếu số phí trên bảng kê.
• Cước trên VOMA khác bảng kê: VOMA dùng số chốt từ lần cập nhật cuối hãng gửi về; VOMA không tra lại được cước từ hãng. Số trên bảng kê là số hãng quyết toán; ghi chú chỗ lệch và hỏi hãng.
• Ô tìm không ra mã vận đơn: ô tìm chỉ tìm trong các dòng đã tải. Bấm Xem thêm để tải thêm, hoặc thu hẹp khoảng ngày giao.
• Không bấm được Đánh dấu đã đối soát: bạn chưa có quyền xử lý đơn hàng, chưa chọn dòng nào, hoặc đang chọn quá 200 dòng.

Bài liên quan

• Phí vận chuyển: các khoản và số nào là số chốt
• Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý
• Trạng thái vận đơn và cách theo dõi
• Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng
• Kết nối Viettel Post và cài đặt vận chuyển
• Đối soát đơn hàng với tiền thu và hoá đơn
• Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn