Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng

Bài này giúp bạn sửa hoặc huỷ vận đơn Viettel Post khi bưu tá chưa lấy hàng, và xử lý đơn hàng cần huỷ khi đã có vận đơn. Bài dành cho nhân viên kho và người trực đơn.

Khi nào còn sửa, huỷ được

Chỉ khi vận đơn ở Chờ lấy hàng.

Cả hai việc đều cần quyền xử lý đơn hàng. Đơn đã huỷ hoặc đang chờ huỷ thì không sửa vận đơn được ("Đơn hàng đã huỷ nên không thể sửa vận đơn.").

Sửa vận đơn

Nút Sửa vận đơn nằm trên thẻ Vận đơn Viettel Post ở màn đóng gói. Màn Tình trạng giao hàng không có nút sửa.

1. Vào Xuất kho rồi mở phiếu cần sửa (trên điện thoại: Đóng gói, mở phiếu).
2. Ở thẻ Vận đơn Viettel Post, bấm Sửa vận đơn. Ngăn kéo Sửa vận đơn điền sẵn người nhận, khối lượng và ghi chú đã gửi hãng; ba ô kích thước để trống.
3. Sửa những ô cần đổi. Ô kiện hàng để trống là giữ nguyên giá trị đã gửi hãng.
4. Bấm Gửi thay đổi.
5. Đọc kết quả: "Đã sửa vận đơn." là Viettel Post đã nhận; "Đã gửi thay đổi. Đang chờ hãng xác nhận." là hãng chưa xác nhận.

Sửa được gì

Chỉ những ô bạn đổi mới được gửi đi; không đổi ô nào thì VOMA báo "Chưa có thay đổi nào để gửi." Muốn đổi mục ở cột bên phải thì huỷ vận đơn rồi tạo vận đơn mới. Viettel Post chỉ nhận ghi chú ngắn: phần dài quá giới hạn của hãng bị cắt khi gửi, nên ghi ý chính lên đầu.

Sau khi sửa

• Viettel Post tính lại cước theo thông tin mới. Cước mới hiện ở cột Phí vận chuyển (màn Tình trạng giao hàng) và dòng Cước vận chuyển: (chi tiết đơn).
• Sửa người nhận thành công thì số điện thoại, địa chỉ, tỉnh/xã giao hàng trên đơn cũng đổi theo, và Nhật ký sự kiện của đơn ghi Đã gửi yêu cầu sửa vận đơn. Tên khách hàng trên đơn không đổi.
• Hãng chưa xác nhận thì thông tin trên VOMA giữ như cũ. Nếu VOMA không xác nhận được với hãng, vận đơn hiện Cần kiểm tra thủ công và đơn có cảnh báo lệnh sửa chưa rõ kết quả; kiểm tra trên Viettel Post rồi gửi lại lệnh sửa nếu cần.

Địa chỉ quá dài bị Viettel Post từ chối

Khi sửa, Viettel Post từ chối địa chỉ người nhận dài quá khoảng 83–100 byte; ngưỡng đổi theo phường/xã nhận. VOMA báo hãng từ chối sửa, kèm lý do của hãng và câu "Nguyên nhân hay gặp: địa chỉ người nhận quá dài; hãy rút gọn còn khoảng 80 byte (khoảng 50 ký tự có dấu) rồi gửi lại lệnh sửa." Vận đơn chưa đổi gì. Lỗi này có thể gặp cả khi bạn chỉ sửa khối lượng hay ghi chú, vì VOMA gửi lại toàn bộ thông tin vận đơn cho hãng.

1. Mở lại Sửa vận đơn.
2. Ở ô Địa chỉ (số nhà, đường), chỉ giữ số nhà, ngõ, đường. Tỉnh/thành phố và phường/xã đã có ô riêng, không cần ghi lại.
3. Chuyển phần chỉ dẫn (gần chợ, gọi trước khi giao…) sang ô Ghi chú cho hãng.
4. Bấm Gửi thay đổi.

Ví dụ: "Số 12 ngõ 34 đường Số 5, tổ dân phố 7, gần chợ trung tâm, gọi trước khi giao, phường A, tỉnh B" (hơn 100 byte) rút còn "Số 12 ngõ 34 đường Số 5, tổ dân phố 7", ghi "gần chợ trung tâm, gọi trước khi giao" vào ghi chú.

Lúc tạo vận đơn, Viettel Post không từ chối kiểu này; giới hạn lúc tạo là 150 byte và VOMA báo ngay trường nào quá dài, xem Tạo vận đơn Viettel Post.

Huỷ vận đơn

1. Vào Vận chuyển > Tình trạng giao hàng, tìm theo mã đơn hoặc mã vận đơn.
2. Bấm Xem chi tiết ở dòng vận đơn.
3. Ở khung chi tiết, bấm Huỷ vận đơn. Nút chỉ có khi vận đơn Chờ lấy hàng, đã gắn với phiếu xuất của đơn và bạn có quyền xử lý đơn hàng.
4. Đọc hộp Huỷ vận đơn trước khi lấy hàng: hãng sẽ không đến lấy hàng, mã vận đơn này không dùng lại được, phiếu xuất phải tạo vận đơn mới nếu vẫn muốn giao.
5. Nhập Lý do huỷ (bắt buộc).
6. Bấm Xác nhận huỷ. Đổi ý thì bấm Giữ vận đơn.

:::caution Huỷ không hoàn tác được: mã vận đơn đã huỷ không dùng lại. Bóc nhãn cũ khỏi kiện trước khi tạo vận đơn mới. :::

Sau khi huỷ

• VOMA báo "Đã gửi yêu cầu huỷ vận đơn 1234567890." Viettel Post nhận lệnh thì vận đơn sang Đã huỷ.
• Phiếu xuất bỏ mã vận đơn cũ và quay lại màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển; thẻ ở màn đóng gói lại hiện Chưa gửi hãng vận chuyển kèm liên kết sang màn Gửi đơn. Chi tiết đơn hiện Trạng thái vận đơn: Đã huỷ. Trạng thái đơn hàng không đổi.
• Nhật ký sự kiện của đơn ghi Đã gửi yêu cầu huỷ vận đơn, rồi Đã huỷ vận đơn.
• Hãng chưa trả lời rõ thì vận đơn vẫn Chờ lấy hàng. VOMA tự hỏi lại Viettel Post và gửi lại lệnh huỷ nếu vận đơn chưa huỷ. Qua nhiều vòng vẫn không rõ thì VOMA dừng, bật Cần kiểm tra thủ công và cảnh báo trên đơn; kiểm tra trên Viettel Post rồi huỷ lại.

Huỷ không được

• Bưu tá đã lấy hàng: không huỷ trên VOMA được. Liên hệ Viettel Post yêu cầu chuyển hoàn; hàng về thì xử lý như hàng hoàn, xem Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn.
• Đã huỷ mà Viettel Post vẫn báo lấy hàng hoặc giao: vận đơn giữ Đã huỷ, hiện Cần kiểm tra thủ công và cảnh báo trên đơn. Gọi bưu cục để chặn hàng.

Huỷ đơn hàng khi đã có vận đơn

• VOMA không cho huỷ đơn khi đơn còn vận đơn đang hoạt động, tức mọi trạng thái trừ Đã huỷ và Tạo vận đơn thất bại. Bấm Huỷ đơn lúc này sẽ nhận "Đơn hàng đã có vận đơn đang hoạt động nên không thể chỉnh sửa hoặc huỷ trực tiếp. Vui lòng huỷ vận đơn trước."
• Vận đơn còn Chờ lấy hàng: huỷ vận đơn trước (mục trên), rồi huỷ đơn theo Huỷ đơn hàng và trả hàng.
• Vận đơn đã qua lấy hàng: không huỷ được vận đơn trên VOMA nên cũng không huỷ được đơn. Đơn đi theo vận đơn: giao xong thì Hoàn tất, hàng hoàn về thì đơn chuyển Đã huỷ. Xem Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng.
• Đơn bị huỷ đúng lúc đang tạo vận đơn: vận đơn vừa tạo không được gắn vào phiếu. VOMA báo "Đơn hàng đã bị huỷ trong lúc tạo vận đơn. Vận đơn vừa tạo ở hãng không được gắn vào phiếu xuất; vui lòng huỷ vận đơn đó trên hãng.", nhật ký đơn ghi Đơn đã huỷ trong lúc tạo vận đơn và Cảnh báo COD có dòng Vận đơn mồ côi trên đơn đã huỷ. Huỷ vận đơn đó trên Viettel Post.
• Vận đơn được tạo đúng lúc đang huỷ đơn: đơn chưa huỷ và VOMA báo "Vận đơn … vừa được tạo trong lúc huỷ đơn nên đơn chưa được huỷ. …". Huỷ vận đơn trước rồi huỷ lại đơn.

Xong khi nào

• Sửa: VOMA báo "Đã sửa vận đơn." và cước, người nhận trên đơn đã cập nhật.
• Huỷ: vận đơn ở Tình trạng giao hàng hiện Đã huỷ, phiếu xuất có lại ở màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển.

Hay gặp

• Không thấy nút Sửa vận đơn: vận đơn không còn Chờ lấy hàng, bạn thiếu quyền xử lý đơn hàng, hoặc bạn đang ở Tình trạng giao hàng (nút sửa chỉ có trên thẻ ở màn đóng gói).
• Không thấy nút Huỷ vận đơn: vận đơn không còn Chờ lấy hàng, hoặc khung chi tiết báo Chưa liên kết phiếu xuất (vận đơn không gắn phiếu xuất của đơn nên không huỷ được tại đây).
• "Vận đơn đã được lấy hàng, không sửa được nữa": hãng đã lấy hàng; liên hệ Viettel Post (hotline hoặc bưu cục phát) nếu khách cần đổi địa chỉ.
• Muốn đổi tiền thu hộ sau khi khách chuyển khoản thêm: VOMA không tự sửa số thu hộ trên hãng. Còn Chờ lấy hàng thì huỷ rồi tạo lại để VOMA tính lại số thu hộ; xem Tiền thu hộ (COD) và đối chiếu với hãng.

Bài liên quan

• Tạo vận đơn Viettel Post
• In nhãn vận đơn Viettel Post
• Trạng thái vận đơn và cách theo dõi
• Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng
• Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý
• Huỷ đơn hàng và trả hàng