Trạng thái vận đơn và cách theo dõi

Bài này giúp bạn đọc trạng thái vận đơn Viettel Post trên VOMA, biết lúc nào cần làm gì, và hiểu đơn hàng đổi trạng thái theo vận đơn ra sao. Bài dành cho nhân viên kho, CSKH và kế toán.

VOMA biết trạng thái từ đâu

• Sau khi có mã vận đơn, Viettel Post tự báo từng mốc hành trình về VOMA. VOMA gom các mã trạng thái của hãng về 12 trạng thái chung dưới đây.
• Trạng thái chỉ đổi khi Viettel Post báo về. Viettel Post chưa được cấu hình gửi trạng thái về VOMA (địa chỉ nhận và khoá ở Vận chuyển > Hãng vận chuyển, tab Cấu hình webhook) thì vận đơn vẫn tạo được nhưng trạng thái đứng im. Xem Kết nối Viettel Post và cài đặt vận chuyển.

12 trạng thái vận đơn

Tên dưới đây là tên ở màn Tình trạng giao hàng. Số trong cột thứ hai là mã Viettel Post, hiện trong ngoặc ở phần Hành trình của vận đơn.

Ở chi tiết đơn, danh sách đơn hàng và thẻ Vận đơn Viettel Post ở màn đóng gói, hai trạng thái có tên ngắn hơn: Giao hàng thất bại hiện là Giao không thành công, Đã giao hàng hiện là Đã giao.

Trạng thái vận đơn Viettel Post Mở toàn màn hình

Hàng trên là đường bình thường từ lúc tạo tới khi giao xong; các ô phía dưới là nhánh tạo thất bại, huỷ, thất lạc, giao thất bại và hoàn hàng. Mũi tên từ Giao hàng thất bại quay lên Đang giao hàng là lúc shop chọn phát tiếp.

Quy tắc đổi trạng thái

• Trạng thái chỉ tiến, không lùi. Bản tin cũ của hãng đến muộn không kéo vận đơn lùi lại.
• Hãng không báo bước giữa thì vận đơn nhảy thẳng tới bước sau, ví dụ từ Chờ lấy hàng sang Đang vận chuyển.
• Ngoại lệ duy nhất: Giao hàng thất bại quay lại Đang giao hàng khi hàng được phát tiếp.
• Đã giao hàng, Đã hoàn hàng, Đã huỷ, Thất lạc là trạng thái kết thúc, không bị bản tin sau ghi đè.
• Mã lạ VOMA chưa biết: VOMA ghi vào hành trình, giữ trạng thái cũ và cảnh báo.
• Lấy hàng không thành công: vận đơn vẫn Chờ lấy hàng, VOMA cảnh báo trên đơn.
• Viettel Post báo đã sửa tên, số điện thoại hoặc địa chỉ người nhận: VOMA ghi vào vận đơn và cảnh báo trên đơn; thông tin người nhận trên đơn hàng không tự đổi.

Lưu ý

Cờ Cần kiểm tra thủ công bật khi Viettel Post báo điều bất thường hoặc VOMA không xác nhận được với hãng: đã giao rồi lại báo hoàn (vận đơn giữ Đã giao hàng), đã huỷ mà hàng vẫn chạy (giữ Đã huỷ), lệnh sửa hoặc huỷ không rõ kết quả. VOMA không tự đổi trạng thái; liên hệ Viettel Post để xác minh.

Theo dõi ở Tình trạng giao hàng

1. Vào Vận chuyển > Tình trạng giao hàng.
2. Lọc theo ô mã (nhiều mã đơn hoặc mã vận đơn, cách nhau bằng dấu phẩy), Từ ngày và Đến ngày (ngày tạo vận đơn), Hãng vận chuyển, Tài khoản vận chuyển, Lấy hàng tại điểm, Trạng thái (chọn được nhiều).
3. Đọc dòng vận đơn: Thông tin vận chuyển (tài khoản, hãng, mã dịch vụ, thu hộ, địa chỉ lấy và nhận hàng), Thông tin kiện hàng, Phí vận chuyển, Trạng thái, Ngày tháng (các mốc Tạo, Lấy hàng, Giao hàng, Hoàn thành, Huỷ, Trả hàng).
4. Bấm Xem chi tiết để mở khung bên. Phần Hành trình liệt kê từng mốc theo giờ, dạng "Đã lấy hàng (105)"; mốc VOMA tự ghi khi tạo hoặc huỷ vận đơn có chữ trong ngoặc thay cho số. Phần Người nhận đọc từ đơn hàng.
5. Bấm Làm mới để tải lại danh sách.

Chưa có mốc nào thì khung hiện Chưa có hành trình. Ở danh sách Đơn hàng, bạn cũng tìm được đơn theo mã vận đơn, xem cột Mã vận đơn và lọc Trạng thái vận chuyển.

Đơn hàng đổi trạng thái theo vận đơn

Áp cho đơn tạo tay và đơn website. Đơn sàn đi theo trạng thái của sàn.

Bằng chứng giao dùng để lập hoá đơn, xem Khi nào lập hoá đơn. Tiền thu hộ, xem Tiền thu hộ (COD) và đối chiếu với hãng.

Dòng thời gian trên chi tiết đơn

Chi tiết đơn không có khung hành trình riêng; mỗi mốc vận đơn thành một dòng trong Nhật ký sự kiện. Dòng do hãng báo có người ghi là Hãng vận chuyển (tự động), kèm "Mã vận đơn: …" và "Hãng vận chuyển: …" khi có. Ba dòng Tạo vận đơn thất bại, Giao hàng thất bại, Vận đơn cần kiểm tra có thêm "Lý do: …".

Khối Phiếu xuất kho cũng hiện Trạng thái vận đơn:, Cước vận chuyển: và Mã tracking: của từng phiếu.

Nhật ký webhook

Vận chuyển > Nhật ký webhook liệt kê từng bản tin Viettel Post gửi về đã được VOMA xử lý cho vận đơn của gian hàng, mới nhất ở trên.

• Cột: Thời điểm nhận, Mã vận đơn, Trạng thái xử lý, Số lần xử lý, Lỗi.
• Lọc theo mã vận đơn (nhập đúng mã), Nhận từ ngày, Nhận đến ngày.
• Bấm Xem nội dung để mở bản tin; token, khoá và thông tin bí mật đã được che.
• Bạn chỉ thấy bản tin Đã xử lý của vận đơn thuộc gian hàng mình, không có nút phát lại. Bản tin không khớp vận đơn hoặc xử lý lỗi do đội vận hành VOMA xử lý.

Dùng màn này khi cần biết Viettel Post đã báo gì, lúc nào, ví dụ khi trạng thái trên VOMA khác trên viettelpost.vn.

Vận đơn đứng im

VOMA tự cảnh báo trên đơn khi vận đơn đứng quá lâu ở một trạng thái mà hãng không báo gì mới:

Khi thấy cảnh báo, kiểm tra cột Nhận sự kiện gần nhất ở Vận chuyển > Hãng vận chuyển, tab Cấu hình webhook, rồi tra mã vận đơn trên viettelpost.vn. Xem Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý.

Hay gặp

• Hàng đã giao bưu tá mà vận đơn vẫn Chờ lấy hàng: Viettel Post chưa báo lấy hàng. Kiểm tra cột Nhận sự kiện gần nhất ở tab Cấu hình webhook, rồi hỏi bưu cục.
• Đơn đã giao xong nhưng vẫn Đang giao: đơn còn phiếu xuất khác chưa giao; đơn chỉ Hoàn tất khi mọi phiếu chưa huỷ đã giao.
• Hàng hoàn đã về kho mà vận đơn vẫn Đang hoàn hàng: Viettel Post chưa báo đã hoàn. Xem Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn.
• Trạng thái ở chi tiết đơn khác chữ ở Tình trạng giao hàng: hai nơi dùng tên ngắn, dài khác nhau cho cùng trạng thái (Giao không thành công và Giao hàng thất bại, Đã giao và Đã giao hàng).

Bài liên quan

• Tạo vận đơn Viettel Post
• In nhãn vận đơn Viettel Post
• Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng
• Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng
• Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn
• Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý
• Tiền thu hộ (COD) và đối chiếu với hãng
• Theo dõi vòng đời và trạng thái đơn hàng
• Khi nào lập hoá đơn