Tạo vận đơn Viettel Post

Bài này giúp bạn tạo vận đơn Viettel Post cho phiếu xuất đã đóng gói, và biết sau khi tạo thì xem mã vận đơn ở đâu. Bài dành cho nhân viên kho và người trực đơn.

Đơn nào tạo vận đơn ở đây

• Chỉ đơn không từ sàn: đơn tạo tay trên VOMA và đơn đặt trên website của shop. Đơn Shopee, TikTok Shop do sàn cấp mã vận đơn, không hiện ở các màn trong bài này.
• Mỗi phiếu xuất là một vận đơn Viettel Post riêng.
• Đơn có hơn một phiếu xuất (tách kho hoặc tách phiếu) hiện chưa gửi hãng được.

Trước khi bắt đầu

• Gian hàng đã có tài khoản Viettel Post ở trạng thái Đang hoạt động. Xem Kết nối Viettel Post và cài đặt vận chuyển.
• Kho xuất hàng đã khai người gửi ở Vận chuyển > Địa chỉ lấy hàng, cột trạng thái hiện Đã khai địa chỉ lấy hàng.
• Phiếu xuất đã đóng gói xong ở màn kho (Xuất kho trên máy tính, Đóng gói trên điện thoại). Với đơn không từ sàn, để trống ô Mã vận đơn khi đóng gói, trên điện thoại dùng nút đóng gói không cần quét mã; mã vận đơn sẽ có khi bạn tạo vận đơn Viettel Post ở bước dưới.
• Bạn có quyền xử lý đơn hàng. Thiếu quyền thì không thấy nút Gửi hãng và Tạo vận đơn.

:::caution Nếu màn đóng gói còn bắt nhập Mã vận đơn với đơn ngoài sàn, hãy liên hệ quản trị VOMA — đừng nhập mã tự đặt, vì nhập mã thì đơn được coi là đã gửi bằng hãng khác. :::

Tạo vận đơn

Vận đơn chỉ tạo ở Vận chuyển > Gửi đơn qua hãng vận chuyển. Thẻ Vận đơn Viettel Post ở màn đóng gói chỉ để xem: phiếu chưa gửi thì thẻ hiện Chưa gửi hãng vận chuyển kèm liên kết Gửi ở màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển.

1. Vào Vận chuyển > Gửi đơn qua hãng vận chuyển. Màn liệt kê phiếu xuất đã đóng gói của đơn không từ sàn và chưa có vận đơn.
2. Tìm phiếu bằng ô Mã đơn hoặc mã phiếu, hoặc lọc theo Kho, Thanh toán (ví dụ Thu hộ (COD)).
3. Kiểm tra cột Lý do chặn hiện Gửi được.
4. Bấm Gửi hãng dưới mã đơn. Muốn gửi nhiều phiếu, tích chọn các dòng rồi bấm Gửi hãng trên thanh thao tác. Ngăn kéo Gửi … phiếu qua hãng mở ra, mỗi phiếu một biểu mẫu.
5. Điền biểu mẫu của từng phiếu theo bảng dưới.
6. Bấm Xem giá dịch vụ, rồi chọn một dịch vụ trong mục Dịch vụ.
7. Bấm Tạo vận đơn. Màn hiện Đang chờ hãng cấp mã vận đơn…, thường vài giây sau báo "Đã gửi hãng, mã vận đơn 1234567890."

Thông tin trên biểu mẫu

Đổi tỉnh/xã, kiện hàng, người trả cước hoặc khai giá sau khi đã xem giá thì phải bấm Xem giá dịch vụ lại. Chưa báo giá lại mà bấm Tạo vận đơn thì màn báo "Bấm Xem giá dịch vụ rồi chọn một dịch vụ."

Phiếu bị chặn

Cột Lý do chặn cho biết vì sao phiếu chưa gửi được; phiếu bị chặn thì nút Gửi hãng mờ.

Khi bạn bấm Tạo vận đơn, VOMA kiểm lại một lần nữa. Các thông báo hay gặp lúc này:

Bấm lại không tạo trùng

• Mỗi phiếu xuất chỉ có một vận đơn đang hoạt động. Hai người cùng bấm cho một phiếu thì người sau nhận "Phiếu xuất đã có vận đơn đang hoạt động."
• Bấm Tạo vận đơn lại mà chưa sửa gì là gửi lại đúng lượt cũ: VOMA nhận ra và không tạo vận đơn thứ hai.
• Mỗi lượt tạo mang một mã tham chiếu riêng sang Viettel Post. Mất kết nối giữa chừng rồi gửi lại thì Viettel Post trả lại vận đơn đã có, không tạo vận đơn mới.
• Màn báo "Đã gửi hãng, đang chờ hãng cấp mã vận đơn. Xem ở Tình trạng giao hàng." nghĩa là hãng chưa trả mã ngay; vận đơn hiện Đang tạo vận đơn cho tới khi có mã.

:::caution Nếu màn báo "Đã gửi yêu cầu tạo vận đơn nhưng chưa xác nhận được trạng thái. Xem ở Tình trạng giao hàng trước khi tạo lại.", đừng tạo lại ngay. Mở Vận chuyển > Tình trạng giao hàng, tìm theo mã đơn; đã có vận đơn thì thôi, chưa có thì quay lại tạo. :::

Khi tạo vận đơn thất bại

• Viettel Post từ chối, hoặc không phản hồi sau nhiều lần VOMA thử lại: vận đơn sang Tạo vận đơn thất bại và phiếu quay lại danh sách chờ gửi.
• Bấm Gửi hãng ở phiếu đó: biểu mẫu hiện "Lần tạo trước: Tạo vận đơn thất bại." kèm lý do của hãng. Thẻ ở màn đóng gói cũng hiện trạng thái này kèm liên kết Gửi lại ở màn Gửi đơn qua hãng vận chuyển.
• Sửa theo lý do (đổi dịch vụ, tỉnh/xã, khối lượng), báo giá lại rồi bấm Tạo vận đơn. Ví dụ hãng báo "Price does not apply to this itinerary!" là dịch vụ không áp dụng cho tuyến hoặc không nhận khai giá; chọn dịch vụ khác.
• Lịch sử gửi hãng nằm ở phần Trạng thái kết nối giữa VOMA và đơn vị vận chuyển cuối màn Gửi đơn; bấm Hiện nhật ký để mở. Mỗi lần VOMA gửi tạo, sửa hoặc huỷ vận đơn là một dòng, cột Trạng thái hiện Thành công, Thất bại, Đang xử lý hoặc Chưa rõ kèm loại lệnh (Tạo đơn, Sửa đơn, Huỷ đơn), cột Nội dung ghi kết quả hoặc lý do hãng từ chối.

Sau khi tạo, xem vận đơn ở đâu

Trạng thái đơn hàng chưa đổi khi tạo vận đơn; đơn sang Đang giao khi bưu tá lấy hàng. Đơn đang có vận đơn hoạt động thì không huỷ trực tiếp được, xem Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng.

Từ đóng gói tới bàn giao Viettel Post Mở toàn màn hình

Đường nét đậm là đường bình thường từ lúc đóng gói tới khi bưu tá lấy hàng, đi qua ba làn Kho, VOMA và Viettel Post; làn dưới cùng (viền đỏ nét đứt) là các nhánh bị chặn, tạo thất bại, sửa và huỷ, mũi tên quay lại cho biết làm lại từ bước nào.

Xong khi nào

• Ngăn kéo báo "Đã gửi hãng, mã vận đơn …".
• Phiếu không còn ở màn Gửi đơn; vận đơn hiện ở Tình trạng giao hàng với trạng thái Chờ lấy hàng.
• Việc tiếp theo: In nhãn vận đơn Viettel Post.

Hay gặp

• Phiếu không hiện ở màn Gửi đơn: phiếu chưa đóng gói xong, đơn từ sàn, phiếu đã có vận đơn đang hoạt động, hoặc phiếu đã ghi mã vận đơn lúc đóng gói (nhập mã thì VOMA coi là đã gửi bằng hãng khác).
• Nút Gửi hãng mờ: đọc cột Lý do chặn; rê chuột lên nút để xem đủ lý do. Chọn nhiều phiếu mà có phiếu bị chặn thì thanh thao tác báo "Trong các dòng đã chọn có phiếu đang bị chặn. Bỏ chọn phiếu đó rồi gửi lại."
• "Hãng không có dịch vụ nào cho tuyến này.": Viettel Post không có dịch vụ cho tuyến; kiểm tra lại tỉnh/xã người nhận.
• "Không đọc được cài đặt vận chuyển của shop; người trả cước đang để Shop trả.": kiểm tra lại Người trả cước và Khai giá hàng hoá trước khi tạo.
• Muốn đổi thu hộ, dịch vụ, khai giá hoặc người trả cước sau khi tạo: không sửa được. Còn Chờ lấy hàng thì huỷ rồi tạo vận đơn mới.

Bài liên quan

• Tổng quan vận chuyển trong VOMA
• Kết nối Viettel Post và cài đặt vận chuyển
• Báo giá và chọn dịch vụ giao hàng
• Địa chỉ người nhận theo địa giới hành chính mới
• In nhãn vận đơn Viettel Post
• Sửa và huỷ vận đơn trước khi hãng lấy hàng
• Trạng thái vận đơn và cách theo dõi
• Thông báo lỗi thường gặp khi vận chuyển
• Nhập kho và xuất kho