Nhận hàng hoàn về kho và cập nhật đơn

Bài này giúp kho nhận hàng hoàn của vận đơn Viettel Post vào VOMA, và giúp CSKH, kế toán biết đơn thay đổi thế nào khi hàng quay về.

Khi nào có phiếu hàng hoàn

• Viettel Post đang chuyển hoàn (mã 502, 515): vận đơn Đang hoàn hàng. Chưa có phiếu, tồn chưa đổi.
• Viettel Post báo đã trả hàng về người gửi (mã 504): vận đơn Đã hoàn hàng, VOMA mở một phiếu hàng hoàn ở trạng thái Chờ xác nhận. Mỗi vận đơn một phiếu.
• Phiếu ghi mã đơn, các SKU và SL dự kiến lấy theo phiếu xuất: "SL dự kiến lấy theo đơn, chưa được kho kiểm."
• Mở phiếu không làm tăng tồn. Tồn chỉ tăng khi kho xác nhận phiếu.

Mẹo

Bật tuỳ chọn "Xác nhận đã nhận hàng hoàn" trên tài khoản Viettel Post của shop (viettelpost.vn hoặc app ViettelPost); đây là cài đặt của Viettel Post, không phải của VOMA. Khi bật, Viettel Post chỉ báo đã hoàn sau khi kho xác nhận đã nhận hàng, nên phiếu trên VOMA mở đúng lúc hàng về.

Màn Hàng hoàn cũng nhận phiếu của đơn sàn: khi sàn huỷ đơn sau khi kho đã xuất hàng, và khi đơn TikTok Shop có yêu cầu trả hàng hoàn tiền mà người mua đã gửi hàng hoặc yêu cầu đã xong. Cách kiểm đếm giống nhau.

Đơn hàng đổi thế nào

Khi Viettel Post báo đã hoàn hàng, VOMA tự cập nhật đơn ngoài sàn (website, đơn tạo tay):

Trên chi tiết đơn:

• Dải cảnh báo vận chuyển hiện "Đơn đã hoàn về kho (mã vận đơn …).", kèm lý do nếu hãng gửi và "Hoàn lúc: …".
• Khách đã trả tiền cho đơn thì có thêm dòng "Cần hoàn tiền cho khách: …" bằng số khách đã trả. Đơn thu hộ mà hãng chưa thu được tiền thì không có dòng này. Đơn đang Hoàn tất chỉ có dòng này khi đơn không phải thu hộ.
• Khối Hàng hoàn liệt kê phiếu hàng hoàn của đơn (cần quyền xem kho), kèm liên kết Mở phiếu trong Kho › Hàng hoàn.
• Đơn đã hoàn không chuyển sang Hoàn tất được nữa: "Hãng vận chuyển đã hoàn hàng của đơn này về shop nên không thể chuyển đơn sang Hoàn tất."
• Hoá đơn của đơn ngoài sàn lập theo mốc giao thành công, xem Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn (website, COD, Viettel Post).

Cẩn thận

VOMA không tự hoàn tiền và không có màn tạo lệnh hoàn tiền. Shop hoàn tiền cho khách ngoài VOMA, ví dụ chuyển khoản lại. Dòng "Cần hoàn tiền cho khách" không tự mất sau khi bạn hoàn; ghi lại việc hoàn tiền theo quy trình kế toán của shop.

Kho kiểm đếm và xác nhận phiếu

Xem phiếu cần quyền xem kho. Xác nhận hoặc huỷ phiếu cần quyền quản lý kho.

1. Vào Hàng hoàn (nhóm Vận hành trên thanh bên). Danh sách mặc định lọc Chờ xử lý (chờ xác nhận + xác nhận một phần).
2. Gõ mã đơn vào ô Tìm theo mã đơn, rồi bấm mã phiếu để mở.
3. Mở thùng, đếm và kiểm tình trạng từng món.
4. Ở mỗi dòng, nhập SL tốt và SL hỏng. Ghi Lý do (tuỳ chọn) nếu cần, ví dụ hộp móp.
5. Chọn Kho nhập hàng tốt và Vị trí nhập hàng tốt.
6. Hàng không về đủ mà bạn đã xử lý xong thì tick Chốt phiếu.
7. Bấm Xác nhận hàng hoàn.

Kết quả:

• Chỉ SL tốt được cộng vào tồn bán được, tại vị trí đã chọn. Tồn tăng thì VOMA đẩy tồn mới lên sàn như các thay đổi tồn khác.
• SL hỏng chỉ ghi trên phiếu: "Hàng hỏng chỉ ghi nhận, không cộng vào tồn bán được."
• Đếm đủ mọi dòng, hoặc đã tick Chốt phiếu: phiếu thành Đã xác nhận và không nhận xác nhận thêm.
• Còn dòng chưa đủ và chưa chốt: phiếu thành Xác nhận một phần. Lần sau mở lại, nhập tiếp phần Còn lại của từng dòng.
• Số tốt cộng số hỏng không được vượt phần còn lại của dòng.

Dòng Cần chú ý

• Dòng có chip Cần chú ý khi SKU chưa liên kết với sản phẩm đang hoạt động trong kho, hoặc dòng không có SKU: "SKU của dòng này chưa được liên kết nên chưa thể nhập SL tốt. Bạn vẫn ghi nhận được SL hỏng."
• Liên kết SKU ở Liên kết mã vạch, rồi mở lại phiếu và xác nhận. VOMA kiểm lại liên kết đúng lúc bạn bấm xác nhận.

Huỷ phiếu

• Nút Huỷ phiếu chỉ có khi phiếu còn Chờ xác nhận. VOMA hỏi lại: "Phiếu … sẽ bị huỷ và không còn nhận xác nhận hàng hoàn."
• Huỷ phiếu không đổi tồn. Phiếu đã ghi số thì không huỷ được.

Hàng thiếu hoặc hỏng

• Ghi đúng số thực nhận. Món hỏng ghi ở SL hỏng kèm lý do.
• Lập biên bản ngay khi nhận hàng, chụp ảnh, quay video để khiếu nại Viettel Post. VOMA chưa có màn khiếu nại, bồi thường; việc này làm với hãng, ngoài VOMA.

Xong khi nào

• Phiếu hàng hoàn ở Đã xác nhận.
• Tồn của SKU tăng đúng bằng số tốt, và có dòng giao dịch mới ở Nhật ký giao dịch kho.
• Đơn mang dòng "Cần hoàn tiền cho khách" thì shop đã hoàn tiền cho khách ngoài VOMA.

Hay gặp

• Hàng đã về kho mà chưa có phiếu: Viettel Post chưa báo đã hoàn. Nếu shop đã bật "Xác nhận đã nhận hàng hoàn" trên Viettel Post, kho cần xác nhận đã nhận trên app hoặc web Viettel Post trước.
• Vận đơn ở Đang hoàn hàng quá lâu: sau 168 giờ không có cập nhật mới, đơn có cảnh báo vận đơn đứng im. Tra mã vận đơn trên viettelpost.vn.
• Hàng về mà tồn không tăng: phiếu chưa xác nhận, hoặc mới ghi số hỏng.
• Đã giao thành công rồi hãng lại báo hoàn: VOMA không mở phiếu hàng hoàn và không đổi đơn; vận đơn giữ Đã giao hàng kèm Cần kiểm tra thủ công. Xác minh với Viettel Post. Hàng về thật thì nhận vào kho bằng phiếu nhập kho, xem Nhập kho và xuất kho.

Bài liên quan

• Giao không thành công, giao lại và hoàn hàng
• Cảnh báo vận chuyển và cách xử lý
• Liên kết mã vạch và đồng bộ sản phẩm
• Tồn kho và cách đọc số liệu
• Huỷ đơn hàng và trả hàng
• Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn (website, COD, Viettel Post)