Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn (website, COD, Viettel Post)

Bài này giúp bạn biết khi nào đơn bán trên website topvnsport.com cần hoá đơn, VOMA đã làm được gì cho loại đơn này và những điểm còn chưa chốt.

Đã chốt

• Lập hoá đơn khi hàng giao thành công tới người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Ngày lập là ngày giao (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 9 khoản 1).
• COD chỉ là cách thu tiền. Không lập hoá đơn lúc người mua đặt hàng, lúc người mua chuyển khoản hay lúc kho bàn giao kiện cho Viettel Post: bàn giao cho hãng vận chuyển chưa phải giao cho người mua.
• Mỗi lần giao thành công là một hoá đơn. Đơn giao nhiều lần thì mỗi lần giao lập hoá đơn cho phần đã giao (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 9 khoản 3). VOMA không gộp nhiều đơn vào một hoá đơn cuối ngày.
• Khi điều chỉnh hoá đơn của người mua cá nhân mua trên website, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (TT 91/2026/TT-BTC Điều 10 khoản 1 điểm b).

Đường đi của một đơn website

Đơn website đến hoá đơn Mở toàn màn hình

Các mũi tên nét đứt màu tím ở cuối sơ đồ là phần hoá đơn dự kiến, chưa làm.

1. Người mua đặt hàng trên website, chọn COD hoặc chuyển khoản. Trang đặt hàng hỏi tên, số điện thoại, địa chỉ, tỉnh/xã và cách giao; không hỏi email, tên công ty, mã số thuế.
2. Đơn vào VOMA với kênh WEB. Với đơn chuyển khoản, khi đơn đã thanh toán, VOMA chuyển dữ liệu đơn sang phần Hoá đơn. Phần Hoá đơn chỉ lưu dữ liệu, chưa lập hoá đơn.
3. Kho xuất hàng và bàn giao kiện cho Viettel Post. Phần vận chuyển xem ở Tổng quan khâu vận chuyển.
4. Viettel Post giao hàng, thu tiền nếu là đơn COD, rồi báo giao thành công. VOMA ghi nhận bằng chứng giao của hãng vận chuyển.
5. Với đơn COD, VOMA chỉ chuyển dữ liệu đơn sang phần Hoá đơn khi đơn hoàn tất, tức sau khi giao xong; đơn không ghi cách thanh toán được coi như COD. Phần Hoá đơn cũng chỉ lưu, chưa lập hoá đơn.
6. Dự kiến: phần Hoá đơn dùng tin giao thành công để lập hoá đơn, ngày lập là ngày giao.

Hiện trạng: VOMA chưa tự lập hoá đơn cho đơn website

• Đợt hiện tại chỉ làm hoá đơn tự động cho đơn Shopee và TikTok Shop. Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn (website, COD, Viettel Post) chưa làm.
• Theo bản VOMA sắp đưa vào dùng (đối chiếu 25/10/2026): đơn website đã giao vẫn không tự ra hoá đơn, vì phần Hoá đơn chưa có quy tắc dùng bằng chứng giao cho kênh website. Chọn chế độ phát hành Tự động hay Duyệt tay đều không đổi điều này.
• Dữ liệu tiền của đơn website đang gửi sang phần Hoá đơn coi giá là chưa gồm VAT và ghi phí ship thành một dòng thuế 0%. Đây không phải quy tắc đã chốt, đừng dùng làm căn cứ.

Lập hoá đơn tay: cách tạm, chưa chốt

Cẩn thận

Cách tạm, chưa chốt. Trang chi tiết đơn có nút "Lập hoá đơn", mở form lập hoá đơn điền sẵn mã đơn, kênh, dòng hàng và người mua. Hoá đơn lập từ form này được gắn với đơn; nếu mã đơn hoặc kênh bị sửa sai, hoá đơn không giữ được chỗ hoá đơn gốc của đơn. Trước khi phát hành, hãy hỏi chủ shop hoặc kế toán, vì phí ship và việc giá website đã gồm VAT hay chưa đều chưa chốt. Không tự thêm dòng phí ship.

Những điều nên biết về form này:

• Ô "Đơn giá" là giá chưa thuế; form cộng thuế theo ô "Thuế (%)". Form không tách thuế ra khỏi giá đã gồm VAT như với đơn sàn, nên nếu giá website đã gồm VAT thì tổng trên form không khớp số tiền người mua trả.
• Khi form có mã đơn, nút "Phát hành" chỉ đưa đơn vào hàng đợi phát hành; với đơn website, yêu cầu sẽ nằm ở trạng thái "Bị chặn". Bản nháp lưu bằng "Lưu nháp" thì phát hành được ở trang "Chi tiết hoá đơn nháp".
• Ngày lập của hoá đơn lập tay là ngày VOMA gửi phát hành, không phải ngày giao.

Những điểm chưa chốt

1. Phí ship có là một dòng trên hoá đơn không, và thuế suất của dòng đó. Điểm này phụ thuộc cách thu cước của đơn: người mua trả cước thẳng cho bưu tá, hay shop thu cước cùng tiền hàng qua Viettel Post. Căn cứ đã tra: khoản phí shop thu thêm của người mua được tính vào giá tính thuế (Luật Thuế GTGT 48/2024 Điều 7 khoản 2; NĐ 181/2025 Điều 14 khoản 1).
2. Giá bán trên website đã gồm VAT hay chưa.
3. Lấy mã số thuế, tên công ty và email của người mua ngay ở trang đặt hàng.
4. Trả hàng của đơn website và hoá đơn điều chỉnh giảm cho đơn website.
5. Khuyến mại, quà tặng trên website: sẽ có phương án riêng khi nối website vào phần hoá đơn.

Lưu ý

Chưa có: VOMA gửi hoá đơn cho người mua. Trang đặt hàng hiện cũng chưa lấy email, nên shop tự gửi hoá đơn cho người mua sau khi có mã của CQT.

Đọc thêm: Khi nào lập hoá đơn, Chế độ phát hành, Phát hành hoá đơn.