Chọn chế độ phát hành: Tự động, Duyệt tay, Shop tự lập

Bài này giúp bạn chọn chế độ phát hành hoá đơn cho gian hàng, hiểu mỗi chế độ làm gì và biết khi nào việc đổi chế độ có tác dụng với một đơn.

Ba chế độ

Chế độ đặt theo gian hàng và áp cho mọi kênh bán của gian hàng đó. Bạn không chọn riêng từng sàn.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: nút "Tạo nháp" của chế độ Duyệt tay và việc lập hoá đơn điều chỉnh khi trả hàng theo từng chế độ. VOMA đã nhận được hồ sơ trả hàng hoàn tất từ TikTok Shop; trả hàng Shopee đang được làm. Với trả hàng, dự kiến VOMA theo chế độ của gian hàng lúc trả hàng hoàn tất; điểm này còn chờ duyệt.

Theo luồng đã chốt, ở cả hai chế độ Tự động và Duyệt tay, hoá đơn phải được phát hành trong ngày giao; ca quá ngày giao vào hàng chờ kế toán. Phần chặn này đang hoàn thiện và chỉ áp cho gian hàng đã bật ngày lập theo ngày giao. Xem Khi nào VOMA lập hoá đơn.

Cẩn thận

Tự động phát hành hoá đơn thật tới Cơ quan thuế ngay khi đơn giao thành công. Trước khi chọn, hãy chắc mọi SKU đã có thuế suất đúng và ký hiệu hoá đơn đã khai đủ.

Chế độ mặc định

• Shop mới: VOMA đặt sẵn Tự động khi bạn khai tài khoản Viettel đầu tiên cho gian hàng chưa từng có đơn hay hoá đơn trong VOMA.
• Shop đang dùng VOMA lúc chức năng này đưa vào sử dụng mà chưa chọn chế độ: Duyệt tay. Shop đã chọn thì giữ nguyên lựa chọn.
• VOMA không bao giờ tự bật Tự động cho một gian hàng đang chạy.

Gian hàng chưa lưu lựa chọn nào thì màn cài đặt hiện "Mặc định hệ thống: Duyệt tay".

Chế độ được chốt cho từng đơn

VOMA không áp chế độ hiện tại cho mọi đơn. Mỗi đơn theo chế độ đang hiệu lực lúc đơn giao thành công lần đầu. VOMA chốt chế độ đó vào đơn và không đổi về sau.

• Đổi chế độ sau khi nhận đơn nhưng trước khi đơn giao: chế độ mới áp cho đơn đó.
• Đổi chế độ sau khi đơn đã giao: đơn đó vẫn theo chế độ cũ.
• VOMA không lập bù hoá đơn cho đơn đã giao trước ngày bạn đổi sang Tự động.

Ví dụ: đơn A giao lúc 10:00 khi gian hàng đang ở Duyệt tay. Lúc 14:00 bạn đổi sang Tự động. Đơn A vẫn theo Duyệt tay. Đơn B giao lúc 15:00 cùng ngày được VOMA phát hành tự động.

Đơn giao thành công: VOMA làm gì theo chế độ Mở toàn màn hình

Hãy nhìn ô "Chốt chế độ": từ đó mỗi đơn đi đúng một nhánh, và chỉ nhánh Tự động được VOMA tự gửi sang Viettel mà không cần người bấm.

Lưu ý

Theo luồng đã chốt, với đơn Shopee, xác nhận giao tay chỉ mở nút "Tạo nháp" cho chế độ Duyệt tay; ở chế độ Tự động, VOMA chờ chính Shopee báo đơn đã giao mới phát hành. Đang hoàn thiện: hiện một đơn Tự động chỉ có xác nhận giao tay vẫn có thể được gửi đi khi yêu cầu được đưa lại vào hàng đợi.

Khi VOMA không rõ chế độ

VOMA ghi lịch sử chế độ của từng gian hàng từ khi chức năng này được đưa vào. Đơn giao trước dòng lịch sử đầu tiên của gian hàng thì VOMA không biết chế độ lúc giao. Khi đó VOMA:

• không tự phát hành và không tạo nháp;
• vẫn lưu bằng chứng giao của đơn;
• không suy ra chế độ từ cài đặt hiện tại.

Kế toán tự lập hoá đơn cho các đơn này nếu cần. Đơn như vậy nằm ở "Hoá đơn đang xử lý" với trạng thái "Bị chặn". Lý do thường bắt đầu bằng "VOMA không tự phát hành hoá đơn cho đơn này"; nếu gian hàng hiện ở Shop tự lập thì lý do nói về chế độ Shop tự lập.

Lịch sử đổi chế độ

Mỗi lần đổi chế độ, VOMA ghi một dòng lịch sử gồm chế độ mới, thời điểm có hiệu lực và người đổi. Lưu lại đúng chế độ đang dùng thì không có dòng mới. Dòng lịch sử chỉ được thêm, không sửa, không xoá. VOMA dựa vào lịch sử này để biết chế độ của một đơn tại lúc giao.

Bạn xem lịch sử ở hai chỗ:

• Dưới ô chọn ở màn "Cài đặt hoá đơn": dòng "Cập nhật bởi … lúc …" cho lần đổi gần nhất.
• Màn "Lịch sử thay đổi hoá đơn": mỗi lần đổi là một bản ghi, mở ra có mục "Thay đổi cài đặt" với giá trị "Trước" và "Sau". Màn này cần quyền "Xem lịch sử hoạt động".

Đổi chế độ

1. Mở "Cấu hình" → "Hoá đơn điện tử" → "Cài đặt hoá đơn".
2. Ở dòng "Chế độ phát hành hoá đơn", chọn "Tự động", "Duyệt tay" hoặc "Shop tự lập". Mô tả đủ ba chế độ nằm ở biểu tượng (i) cạnh tên cài đặt.
3. Chọn "Tự động" hoặc "Shop tự lập" thì ngay dưới ô chọn hiện thêm một câu nói hệ quả. Đọc kỹ câu này.
4. Bấm "Lưu". Màn hiện "Đã lưu." khi xong.

Nút "Về mặc định" đưa gian hàng về Duyệt tay.

Chỉ người có quyền "Cấu hình hoá đơn" mới đổi được chế độ. Thiếu quyền thì ô chọn bị khoá kèm câu "Cần thêm quyền ghi để đổi cài đặt này." Xem Quyền trên hoá đơn.

Hay gặp

• Vừa đổi sang Tự động mà đơn hôm qua vẫn chưa có hoá đơn: đơn giao trước lúc đổi vẫn theo chế độ cũ. Chế độ cũ là Duyệt tay thì tạo nháp từ đơn rồi phát hành (nút "Tạo nháp" đang hoàn thiện). Chế độ cũ là Shop tự lập, hoặc VOMA không rõ chế độ, thì lập hoá đơn tay.
• Lập hoá đơn tay cho một đơn khi gian hàng ở Shop tự lập hoặc Duyệt tay: dùng "Lập hoá đơn" ở màn "Hoá đơn". Nếu nhập "Mã đơn hàng", hãy bấm "Lưu nháp" rồi bấm "Phát hành" ở màn chi tiết nháp. Bấm "Phát hành" ngay trên form thì yêu cầu luôn bị chặn ở hai chế độ này. Xem Phát hành hoá đơn.
• Chưa biết nên chọn chế độ nào khi mới bắt đầu: xem Chuẩn bị trước khi dùng hoá đơn trên hệ thống thật.