Xử lý lỗi thường gặp khi lập hoá đơn
Cập nhật 25/10/2026
Bảng tra các tình huống hay gặp khi lập và phát hành hoá đơn trên VOMA: màn hình báo gì, vì sao, và bạn cần làm gì; kèm quy tắc khi nào được gửi lại để không tạo hoá đơn trùng.
Trong bài này
Bài này giúp bạn xử lý nhanh khi hoá đơn không đi tiếp. Trước hết, luôn kiểm tra người bán đang chọn ở thanh phía trên.
Trước khi phát hành
| Bạn thấy | Vì sao, làm gì |
|---|---|
| "Người bán chưa có ký hiệu hoá đơn đang hoạt động — không thể lập hoá đơn." | Người có quyền "Cấu hình hoá đơn" thêm ký hiệu ở Cấu hình, mục "Ký hiệu hoá đơn"; xem Ký hiệu hoá đơn. |
| Khi lập tay: "Chưa có thuế suất ở dòng …. …" | VOMA không tự đoán thuế suất. Chọn thuế suất cho dòng trên form. |
| Đơn sàn, chip "Bị chặn": "Có sản phẩm trong đơn thiếu thuế suất hoặc thuế suất không hợp lệ. …" | Yêu cầu giữ dữ liệu đơn lúc VOMA nhận; sửa thuế suất ở Sản phẩm không cập nhật vào yêu cầu, "Đưa lại vào hàng đợi" vẫn bị chặn. Cách gỡ chưa chốt: liên hệ bộ phận hỗ trợ VOMA kèm mã đơn. |
| "Thành tiền ở … có phần lẻ đồng. …" | Sửa số lượng hoặc đơn giá để thành tiền là số đồng nguyên. |
| "Đơn này đã có một hoá đơn gốc khác. …" | Mỗi lần giao chỉ có một hoá đơn gốc (đơn một kiện thì mỗi đơn một hoá đơn). Mở hoá đơn đang có. |
| "Đơn này có nhiều kiện nên phải lập hoá đơn theo từng kiện. …" | Lập theo từng kiện chưa có trên VOMA: hoá đơn tay thứ hai cùng mã đơn sẽ bị chặn. Báo kế toán. |
| "Chưa có thông tin kiện hàng của đơn này. …" | Chờ; VOMA tự thử lại. |
Đơn đã giao mà chưa thấy hoá đơn: shop Tự động thì xem "Hoá đơn đang xử lý" (chip "Chờ giao hàng" là VOMA chưa nhận tín hiệu giao, hãy chờ; đơn giao trước ngày đổi sang Tự động không được lập bù). Shop Duyệt tay thì người dùng tạo nháp rồi phát hành; Shop tự lập thì shop tự lập.
Lưu ýĐang hoàn thiện: nút "Tạo nháp" trên đơn Duyệt tay đã giao.
Khi gửi Viettel
| Bạn thấy | Vì sao, làm gì |
|---|---|
| Chip "Lỗi", "Gửi sang nhà cung cấp hoá đơn bị gián đoạn tạm thời." | VOMA tự gửi lại: "Hệ thống sẽ tự gửi lại lúc … (đã thử … lần). Bạn chưa cần làm gì." |
| Chip "Chờ cấp số" | Viettel đã nhận, số đến sau. Chờ. |
| Chip "Đang gửi" với lý do "Chưa rõ nhà cung cấp hoá đơn đã nhận yêu cầu hay chưa.", "Đã quá thời gian chờ nhà cung cấp cấp số hoá đơn." hoặc "Yêu cầu chờ gửi sang nhà cung cấp hoá đơn quá lâu." | VOMA đang kiểm tra với Viettel. Chờ, không phát hành lại; xem Gửi cơ quan thuế và nhận mã. |
| Viettel từ chối dữ liệu, ví dụ "Mã số thuế người mua không hợp lệ." | Hoá đơn từ nháp: "Mở bản nháp ở mục Hoá đơn nháp, sửa thông tin hoá đơn rồi bấm Gửi lại bản đã sửa." Đơn sàn: "Liên hệ bộ phận hỗ trợ VOMA, gửi kèm mã đơn hàng để được kiểm tra." |
| "Ký hiệu hoá đơn không tồn tại hoặc chưa được đăng ký ở nhà cung cấp hoá đơn." | "Liên hệ nhà cung cấp hoá đơn để kiểm tra tài khoản, sau đó bấm Thử lại." |
| "Mã số thuế người bán không khớp với tài khoản ở nhà cung cấp hoá đơn." | Cấu hình sai. Dừng thao tác, liên hệ bộ phận hỗ trợ VOMA; không phát hành thử. |
Làn phát hành bị dừng: ở "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn", thẻ "Điều khiển làn phát hành", làn ở trạng thái "Ngừng hoạt động" và mọi hoá đơn cùng ký hiệu, mẫu số đều dừng. Làm đúng thứ tự: sửa nguyên nhân (ví dụ bật lại tài khoản nhà cung cấp), bấm "Chạy lại", rồi chọn các yêu cầu lỗi và bấm "Đưa lại vào hàng đợi". Chỉ chạy lại làn thì yêu cầu vẫn ở trạng thái lỗi.
Sau khi có số
| Bạn thấy | Vì sao, làm gì |
|---|---|
| Hoá đơn đứng ở "Chưa gửi cơ quan thuế" | Xem Gửi cơ quan thuế và nhận mã. |
| "Cơ quan thuế từ chối" | Xem Khi cơ quan thuế từ chối cấp mã. |
| "Chưa có bản gốc, hệ thống đang kéo về. …" | Tệp chưa được lấy về từ Viettel, không phải hoá đơn lỗi. Thử lại sau. |
| "Chỉ điều chỉnh được hoá đơn ở trạng thái “Cơ quan thuế đã nhận”. Trạng thái hiện tại: …" | Chờ CQT cấp mã. Nếu trạng thái hiện tại là "Cơ quan thuế từ chối", xem bài về hoá đơn bị từ chối. |
| "Hệ thống chưa phản hồi sau 30 giây. …" | Yêu cầu có thể đã được ghi nhận. Tải lại hoá đơn hoặc xem "Hoá đơn đang xử lý" trước khi gửi lại. |
| "Hoá đơn không tồn tại, hoặc không thuộc người bán đang chọn hiện tại." | Chọn lại đúng người bán. |
| Ở nháp: "Không thể xoá sau khi quy trình phát hành đã bắt đầu." | Nháp đã bấm phát hành có thể đã sang Viettel. |
Lưu ýĐang hoàn thiện: quy tắc xoá nháp mới. Nháp chưa bấm phát hành xoá được, đơn trở về "chưa có hoá đơn" và tạo lại được; nháp đã bấm phát hành mà lỗi hoặc chưa rõ kết quả thì phải gửi lại để VOMA tra Viettel.
Lưu ýĐang hoàn thiện: chặn phát hành tay nháp gắn đơn sàn chưa giao; đơn không phát hành được trong ngày giao vào hàng chờ kế toán kèm cảnh báo, không gửi Viettel.
Khi nào được gửi lại
- "Thử lại" (ở "Hoá đơn đang xử lý") chỉ dùng cho yêu cầu "Lỗi".
- "Đưa lại vào hàng đợi" (ở "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn") dùng cho yêu cầu lỗi hoặc bị chặn; màn hình nhắc "Với yêu cầu chưa rõ kết quả, hãy kiểm tra nhà cung cấp trước để tránh phát hành trùng."
- Sửa nguyên nhân trước, rồi gửi lại một lần.
Cẩn thậnKhông gửi lại và không lập hoá đơn khác cho đơn đang "Chờ cấp số" hoặc chưa rõ kết quả: Viettel có thể đã lập hoá đơn.
Ý nghĩa từng trạng thái ở Cách đọc trạng thái hoá đơn và hàng đợi.
Bài liên quan
Tổng hợp các bài về hoá đơn điện tử
Danh sách các bài về hoá đơn điện tử bán ra trong VOMA, xếp theo việc bạn cần làm: bắt đầu, cài đặt, lập và phát hành, sau khi phát hành, theo dõi và xử lý lỗi.
Tổng quan hoá đơn bán ra trong VOMA
VOMA lập hoá đơn bán ra khi đơn giao thành công và phát hành qua Viettel S-Invoice để Cơ quan thuế cấp mã. VOMA chỉ dùng hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh, không lập hoá đơn thay thế, không huỷ hoá đơn.
Chọn chế độ phát hành: Tự động, Duyệt tay, Shop tự lập
Chế độ phát hành (Tự động, Duyệt tay, Shop tự lập) quyết định VOMA làm gì khi đơn giao thành công và khi khách trả hàng. Chế độ được chốt cho từng đơn ở lần giao đầu tiên và chỉ người có quyền Cấu hình hoá đơn mới đổi được.
Chưa tìm thấy điều bạn cần?
Đặt câu hỏi cho trợ lý AI để tra cứu nhanh thông tin trên toàn bộ tài liệu.
Cập nhật lần gần nhất: