Làn phát hành và thử lại khi lỗi

Bài này giúp bạn xử lý yêu cầu phát hành bị lỗi trên màn "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn" (nhóm "Tài chính"). Màn có ba tab: "Hàng đợi yêu cầu", "Điều khiển làn phát hành" và "Nhật ký sự kiện". Đọc kèm Trạng thái hoá đơn và Xử lý lỗi thường gặp.

VOMA tự thử lại như thế nào

• "Lỗi tạm thời": VOMA tự đưa yêu cầu vào lượt kế tiếp, bạn không cần thao tác. Thời gian chờ giữa hai lần tăng dần, bắt đầu khoảng 90 giây, tối đa khoảng 1 giờ.
• "Chưa rõ kết quả": VOMA hỏi lại Viettel S-Invoice theo mã giao dịch trước khi gửi lại. Viettel đã có hoá đơn thì VOMA nhận đúng hoá đơn đó; chưa có mới gửi lại. Nhờ vậy không phát hành trùng.
• "Chờ cấp số": Viettel đã nhận hoá đơn, số sẽ về sau ít phút. VOMA tự lấy số, không gửi lại.

Cột "Số lần thử" là tổng số lần thử, tính cả các lần bạn đưa lại bằng tay. Chạm 10 lần, VOMA chuyển yêu cầu sang "Lỗi không tự phục hồi" và ngừng tự thử, để một yêu cầu hỏng không chiếm hàng đợi mãi.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: hoá đơn của đơn đã giao mà không phát hành được trong ngày giao (giờ Việt Nam) sẽ không được gửi sang Viettel nữa, mà vào hàng chờ kế toán kèm cảnh báo và lý do.

Đưa lại vào hàng đợi

Dùng khi yêu cầu ở "Lỗi không tự phục hồi", "Lỗi tạm thời" hoặc "Bị chặn" và bạn đã sửa xong nguyên nhân. Với trạng thái khác, nút bị khoá; với yêu cầu "Chưa rõ kết quả", màn hình nhắc kiểm tra nhà cung cấp trước để tránh phát hành trùng.

1. Mở tab "Hàng đợi yêu cầu", đánh dấu các yêu cầu cần gửi lại.
2. Bấm "Đưa lại vào hàng đợi" và xác nhận.
3. Yêu cầu đã từng gửi sang Viettel chuyển sang "Chưa rõ kết quả" để VOMA hỏi lại Viettel trước. Yêu cầu chưa từng gửi chuyển về "Đang chờ xử lý".

Yêu cầu "Bị chặn" được VOMA kiểm lại điều kiện theo cấu hình hiện tại (chế độ phát hành, bằng chứng giao, thuế suất). Điều kiện vẫn chưa đạt thì yêu cầu ở lại "Bị chặn" kèm lý do.

Cẩn thận

Đưa lại vào hàng đợi không đặt "Số lần thử" về 0. Mỗi lần đưa lại mà vẫn lỗi là mất thêm một lần trong 10 lần thử; yêu cầu đã lỗi nhiều lần có thể chuyển sang "Lỗi không tự phục hồi" sớm hơn bạn nghĩ.

Làn phát hành

Một làn gồm mọi hoá đơn cùng mã số thuế người bán, cùng mẫu số và ký hiệu. VOMA gửi lần lượt từng hoá đơn trong làn để số hoá đơn và ngày lập không chen nhau. Các gian hàng dùng chung mã số thuế và ký hiệu đi chung một làn.

Tab "Điều khiển làn phát hành" liệt kê các làn đang có tiến trình giữ quyền xử lý. Mỗi dòng ghi tên làn dạng "MST … · Mẫu … · Ký hiệu …", cột "Trạng thái" là "Đang hoạt động" hoặc "Ngừng hoạt động".

Phần lớn lỗi chỉ ảnh hưởng đúng yêu cầu đang lỗi; các yêu cầu khác trên làn vẫn chạy. VOMA chỉ tự dừng cả làn khi lỗi chắc chắn lặp lại cho mọi yêu cầu trên làn:

• gian hàng không còn tài khoản nhà cung cấp đang hoạt động;
• môi trường của tài khoản nhà cung cấp (thử nghiệm hay thật) không khớp môi trường VOMA đang chạy;
• Viettel báo không tìm thấy ký hiệu.

Khi làn bị dừng, tab "Nhật ký sự kiện" ghi "Làn phát hành bị dừng".

Dừng và chạy lại làn

1. Mở tab "Điều khiển làn phát hành", đánh dấu đúng làn cần xử lý.
2. Bấm "Dừng làn xử lý" nếu lỗi thuộc về cả làn (sai ký hiệu, tài khoản bị khoá, chứng thư hết hạn), rồi xác nhận trong hộp thoại.
3. Sửa xong nguyên nhân thì đánh dấu làn và bấm "Chạy lại". Thao tác này không cần xác nhận.

Cẩn thận

"Dừng làn xử lý" chặn phát hành cho toàn bộ hoá đơn trên làn, không chỉ một đơn. Đừng dừng làn vì một yêu cầu lỗi đơn lẻ.

Khi cơ quan thuế từ chối vì lỗi đăng ký của người bán, VOMA không tự dừng làn; bạn có thể dừng làn tới khi sửa xong, xem Cơ quan thuế từ chối cấp mã.

Khi tài khoản nhà cung cấp của gian hàng bị tắt

Nút "Xoá" ở màn "Nhà cung cấp" không xoá hẳn mà chuyển tài khoản sang "NGƯNG". Nếu tài khoản bị tắt khi còn yêu cầu chờ gửi, kể cả nháp đã bấm "Phát hành", yêu cầu đó báo "Lỗi không tự phục hồi" và VOMA dừng làn phát hành của gian hàng, giống như với đơn từ sàn. Các gian hàng dùng chung mã số thuế và ký hiệu cũng dừng theo.

Làm đủ ba bước, đúng thứ tự:

1. Bật lại tài khoản nhà cung cấp. Màn "Nhà cung cấp" hiện chưa có nút bật lại tài khoản đã ngưng; nhờ người quản trị VOMA bật lại.
2. Mở làn: tab "Điều khiển làn phát hành" → đánh dấu làn → "Chạy lại".
3. Gửi lại yêu cầu lỗi: tab "Hàng đợi yêu cầu" → đánh dấu các yêu cầu "Lỗi không tự phục hồi" → "Đưa lại vào hàng đợi".

Lưu ý

Chỉ mở làn thì các yêu cầu đó vẫn ở trạng thái lỗi. Sau bước 3, yêu cầu có thể hiện "Chưa rõ kết quả" một lúc vì VOMA hỏi lại Viettel trước khi gửi.

Hay gặp

• Bấm "Đưa lại vào hàng đợi" liên tục khi chưa chắc đã sửa đúng: mỗi lần lỗi tiếp là một lần trừ vào trần 10 lần.
• Dừng cả làn để xử lý lỗi của một đơn: các hoá đơn khác trên làn bị chặn theo.
• Quên "Chạy lại" sau khi sửa xong: các đơn khác trên làn bị kẹt mà không rõ lý do.