Gửi cơ quan thuế và nhận mã

Bài này giúp bạn theo dõi một hoá đơn từ lúc phát hành đến khi có mã của CQT, và biết lúc nào chỉ cần chờ, lúc nào phải báo người xử lý.

Viettel cấp số

VOMA gửi hoá đơn sang Viettel S-Invoice; Viettel cấp số kế tiếp của ký hiệu, VOMA không tự đặt số. Hoá đơn cùng ký hiệu được gửi lần lượt, mỗi lúc một hoá đơn.

Thường hoá đơn có số ngay. Có lúc Viettel nhận hoá đơn nhưng trả số sau 30–90 giây: yêu cầu hiện "Chờ cấp số" và VOMA tự hỏi lại để lấy số. Nếu kết nối bị đứt giữa chừng, hoặc chờ quá khoảng 5 phút mà Viettel chưa có hoá đơn, VOMA chưa biết Viettel đã nhận hay chưa và tự tra lại: có hoá đơn thì lấy số, không có thì gửi lại. Trong lúc đó, "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn" ghi "Chưa rõ kết quả", còn "Hoá đơn đang xử lý" hiện chip "Đang gửi" (bộ lọc "Đang gửi (chưa rõ kết quả)").

Cẩn thận

Không phát hành lại hoá đơn đang chờ số hoặc chưa rõ kết quả. Viettel có thể đã lập hoá đơn; phát hành lại dễ ra hai hoá đơn cho một đơn.

Ai gửi hoá đơn cho CQT

• Nếu tài khoản Viettel của shop bật tự gửi CQT, Viettel tự gửi ngay sau khi cấp số. Đây là cài đặt trên tài khoản Viettel; VOMA chưa có cài đặt để chọn bên gửi.
• Nếu 10 phút sau khi hoá đơn có số mà Viettel vẫn báo chưa gửi CQT, VOMA tự gửi bù qua Viettel, tối đa 3 lần, mỗi lần cách nhau 30 phút.
• Hết 3 lần mà vẫn chưa gửi được, VOMA dừng gửi bù và ghi một bất thường ở "Đối soát & kiểm tra tự động" để người phụ trách xử lý.

VOMA kiểm kết quả thế nào

Khoảng 5 phút một lần, VOMA tra Viettel cho hoá đơn đang "Chưa gửi cơ quan thuế" hoặc "Đã gửi, chờ phản hồi". Hoá đơn đã có kết quả thì không tra nữa.

• CQT cấp mã: VOMA ghi mã vào ô "Mã CQT (MCCQT)", trạng thái thuế thành "Cơ quan thuế đã nhận".
• CQT từ chối: VOMA lưu nguyên văn ở ô "Phản hồi nguyên văn từ CQT", xếp nhóm lý do và đưa hoá đơn vào nhóm "Cơ quan thuế từ chối". Xem Khi cơ quan thuế từ chối cấp mã.
• Viettel trả một trạng thái VOMA chưa kiểm chứng: VOMA giữ nguyên trạng thái cũ, không tự suy ra là đã được nhận.

Lưu ý

Với Viettel, VOMA mới kiểm chứng ba trạng thái: chưa gửi, đã có mã, bị từ chối. Trạng thái đã gửi nhưng chưa có phản hồi chưa được kiểm chứng, nên hoá đơn thường đi thẳng từ "Chưa gửi cơ quan thuế" sang "Cơ quan thuế đã nhận" hoặc "Cơ quan thuế từ chối".

Gửi cơ quan thuế và nhận mã Mở toàn màn hình

Hàng trên là thứ tự trạng thái thuế, cung phía trên là lúc Viettel báo đã có mã ngay; các ô phía dưới là lúc VOMA gửi bù, lúc cần người xử lý và lúc bị từ chối.

Trạng thái bạn thấy

Trạng thái thuế hiện ở cột "Cơ quan thuế" và ô lọc "Trạng thái CQT" của danh sách "Hoá đơn", và ở dòng "Trạng thái thuế" trong chi tiết hoá đơn.

Ở "Việc của tôi", nhóm "Chờ cơ quan thuế" chỉ gồm hoá đơn "Đã gửi, chờ phản hồi" (được ưu tiên khi quá 5 phút); hoá đơn "Chưa gửi cơ quan thuế" không nằm trong nhóm này. Cách đọc mọi trạng thái ở Cách đọc trạng thái hoá đơn và hàng đợi.

Khi hoá đơn đứng lâu

• Chờ số hoặc chưa rõ kết quả: chờ. Ở "Hoá đơn đang xử lý", mục "Việc cần làm" ghi "Hệ thống đang kiểm tra với nhà cung cấp và sẽ tự xử lý lại lúc … (đã xử lý … lần). Bạn chưa cần làm gì."
• "Chưa gửi cơ quan thuế" quá 10 phút: kiểm tra trên cổng Viettel xem tài khoản của shop đã bật tự gửi CQT chưa. Nếu VOMA đã gửi bù 3 lần không được, bất thường hiện ở "Đối soát & kiểm tra tự động" với loại "Không rõ" (màn hình chưa có tên cho loại này). Báo bộ phận hỗ trợ VOMA kèm số hoá đơn. Lệnh để VOMA gửi bù tiếp sau 3 lần đã được chốt nhưng chưa có.
• "Đã gửi, chờ phản hồi" lâu: nút "Dò lại trạng thái" ở nhóm "Chờ cơ quan thuế" chưa dùng được; màn hình ghi "Chưa hỗ trợ kiểm tra lại từng hoá đơn. Không phát hành lại khi chưa rõ kết quả để tránh tạo hoá đơn trùng." VOMA vẫn tự tra 5 phút một lần.
• Cổng Viettel đã có kết quả mà VOMA không đổi trạng thái: có thể Viettel trả trạng thái VOMA chưa kiểm chứng. Báo bộ phận hỗ trợ VOMA kèm số hoá đơn, không tự lập hoá đơn khác.

Sau khi có mã

Hoá đơn "Cơ quan thuế đã nhận" là đã xong với CQT. Sai sót phát hiện sau đó được sửa bằng hoá đơn điều chỉnh, không huỷ và không thay thế; xem Điều chỉnh hoá đơn đã có mã (không dùng thay thế).