Khi cơ quan thuế từ chối cấp mã

Bài này giúp bạn đọc lý do CQT từ chối và xử lý. Hoá đơn bị từ chối chưa có giá trị pháp lý, nên cần xử lý sớm.

Hoá đơn bị từ chối hiện ở đâu

Nơi xử lý là "Việc của tôi", nhóm "Cơ quan thuế từ chối". Ở danh sách "Hoá đơn", lọc "Trạng thái CQT" là "Cơ quan thuế từ chối"; hộp xem nhanh có dòng "Lý do từ chối", chi tiết hoá đơn có ô "Phản hồi nguyên văn từ CQT".

Đọc lý do và nhóm lý do

Trong mỗi việc, mục "Nguyên văn từ cơ quan thuế" in đúng câu CQT trả về. Mục "Nhóm lý do" là cách VOMA xếp lý do đó:

VOMA chỉ xếp nhóm khi lý do khớp mẫu đã kiểm chứng trên phản hồi thật của Viettel; hai nhóm "Lỗi hệ thống" và "Trùng số hoá đơn" chưa có mẫu nào. Ví dụ, lý do "Lỗi trạng thái mst" trên hoá đơn không có mã số thuế người mua được xếp "Lỗi đăng ký thuế của người bán"; nếu hoá đơn có mã số thuế người mua thì là "Chưa nhận diện được lý do", vì chưa rõ mã số thuế nào lỗi. Luôn đọc nguyên văn trước khi quyết.

Hai cách xử lý

Xử lý hoá đơn bị cơ quan thuế từ chối Mở toàn màn hình

Đường chính cho thấy "Lập lại ngay" dẫn tới một hoá đơn gốc mới; nhánh nét đứt là "Sửa rồi lập" đang hoàn thiện, nhánh còn lại là hoá đơn điều chỉnh do kế toán xử lý trên cổng Viettel.

"Lập lại ngay"

Dùng khi lỗi nằm ngoài dữ liệu hoá đơn: lỗi hệ thống, hoặc lỗi đăng ký thuế của người bán đã được sửa xong.

1. Mở "Việc của tôi", chọn nhóm "Cơ quan thuế từ chối", chọn hoá đơn.
2. Đọc "Nguyên văn từ cơ quan thuế" và "Nhóm lý do".
3. Khi nguyên nhân đã được khắc phục, bấm "Lập lại ngay". VOMA đưa ngay hoá đơn mới vào hàng đợi phát hành, không hỏi xác nhận.
4. Theo dõi hoá đơn mới ở "Hoá đơn đang xử lý" rồi ở danh sách "Hoá đơn"; xem Gửi cơ quan thuế và nhận mã.

Hoá đơn gốc mới dựng từ đúng dữ liệu của hoá đơn bị từ chối (người mua, dòng hàng, số tiền):

• Số kế tiếp do Viettel cấp, cùng ký hiệu và tài khoản Viettel của hoá đơn cũ. Số bị từ chối không dùng lại, vì mỗi số hoá đơn chỉ được lập, sử dụng một lần (NĐ 254/2026/NĐ-CP, Phụ lục mục 2 b).
• Ngày lập là ngày lập lại, không phải ngày giao hàng.
• Hoá đơn mới liên kết với hoá đơn bị từ chối. Hoá đơn bị từ chối giữ nguyên số và trạng thái, nên việc đó vẫn nằm trong nhóm.

Nút cần quyền "Phát hành hoá đơn". Shop đã chuyển sang Shop tự lập vẫn lập lại được hoá đơn cũ.

"Sửa rồi lập"

Lưu ý

Đang hoàn thiện: "Sửa rồi lập" sẽ mở form lập hoá đơn tay điền sẵn dữ liệu cũ để sửa trước khi lập. Hạng mục này có thể bị cắt khỏi đợt hiện tại; màn hình chưa có nút này.

"Sửa rồi lập" dành cho lỗi dữ liệu. Đừng dùng "Lập lại ngay" cho lỗi dữ liệu: hoá đơn mới dựng lại đúng dữ liệu cũ nên dễ bị từ chối lần nữa. Khi chưa có "Sửa rồi lập", cách xử lý hoá đơn sai dữ liệu bị từ chối chưa chốt; hãy hỏi người phụ trách.

Mỗi hoá đơn bị từ chối chỉ có một hoá đơn gốc mới

• Sau lần lập lại đầu tiên, việc có dòng "Đã lập lại" ghi "Có", và nút bị khoá với lý do "Đã lập lại hoá đơn này; theo dõi yêu cầu mới ở hàng chờ phát hành."
• Nếu người khác hoặc một thẻ trình duyệt khác đã bấm trước, màn hình báo "Hoá đơn này đã được lập lại trước đó. Hãy tải lại hàng chờ để xem hoá đơn mới."
• Khi có "Sửa rồi lập", hai cách sẽ dùng chung ràng buộc này: cách nào bấm trước thì cách kia bị chặn.
• Hoá đơn mới mà cũng bị từ chối thì vào nhóm như một hoá đơn bị từ chối khác.

Nếu VOMA không lập lại được, màn hình nói lý do, ví dụ "Đơn hàng này đã có một hoá đơn gốc khác đang dùng. Hãy mở đơn để kiểm tra trước khi lập lại." Khi thiếu dữ liệu ban đầu hoặc dữ liệu cũ không khớp, câu báo ghi "Kế toán xử lý trên cổng Viettel."

Hoá đơn điều chỉnh bị từ chối

Chỉ hoá đơn gốc mới lập lại được. Với hoá đơn điều chỉnh bị từ chối, nút "Lập lại ngay" bị khoá với lý do "Hoá đơn điều chỉnh bị cơ quan thuế từ chối: kế toán xử lý trên cổng Viettel."

VOMA không làm gì

• Không tự lập lại; không huỷ hoá đơn bị từ chối; không lập hoá đơn thay thế hay điều chỉnh cho nó; không gửi thông báo 04/SS.
• Không tự dừng ký hiệu. Nếu lỗi đăng ký thuế của người bán làm mọi hoá đơn bị từ chối, người có quyền "Cấu hình hoá đơn" dừng làn phát hành (nhóm hoá đơn cùng ký hiệu và mẫu số) bằng nút "Dừng làn xử lý" ở "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn", thẻ "Điều khiển làn phát hành", rồi bấm "Chạy lại" khi đã sửa xong.
• Không có cách xử lý riêng cho lỗi trùng số. Nếu lý do nói trùng số, kiểm tra hoá đơn trên cổng Viettel trước khi bấm "Lập lại ngay".