Hoá đơn đầu vào

Bài này giúp bạn đưa hoá đơn mua hàng của nhà cung cấp vào VOMA và đối chiếu chúng với hàng đã nhập, đã xuất kho. Mục đích là biết hàng đã bán ra có hoá đơn mua vào đứng sau hay chưa, vì chi phí chỉ được trừ khi có hoá đơn đầu vào hợp lệ.

Các màn nằm trong nhóm "Tài chính": "Hoá đơn mua vào", "Dạy ánh xạ mã hàng NCC" và "Đối chiếu hoá đơn mua vào".

Tải hoá đơn lên

1. Mở "Hoá đơn mua vào", bấm "Tải lên hoá đơn".
2. Ở "Tệp XML hoặc ZIP", chọn một tệp .xml, hoặc một tệp .zip chứa nhiều hoá đơn.
3. Bấm "Tải lên" và đọc "Kết quả tải lên" của từng tệp:
   • "Đã tạo hoá đơn mới";
   • "Cần kiểm tra lại — không đọc được tệp XML hoặc chữ ký số không hợp lệ";
   • "Trùng với hoá đơn đã có";
   • "MST bên mua không khớp gian hàng đang mở";
   • "Định dạng tệp không được hỗ trợ".

Mỗi lần tải tối đa 20 MB; một tệp ZIP chứa tối đa 10 tệp. VOMA chỉ nhận hoá đơn bằng cách tải tệp lên: chưa nhận qua email và không tra cứu trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.

Xem và kiểm hoá đơn

Danh sách có các cột "MST bên bán", "Tên bên bán", "Ký hiệu / Số hoá đơn", "Ngày lập", "Tổng tiền", "Trạng thái" ("Đã đọc", "Cần kiểm tra lại", "Bị từ chối") và "Chữ ký số". Lọc được theo "Loại hoá đơn" ("Hàng hoá", "Dịch vụ", "Hỗn hợp"), "Khoảng ngày" và tìm theo MST bên bán.

Trang "Chi tiết hoá đơn mua vào" có thông tin hoá đơn, bảng "Dòng hàng" và hai nút "Tải XML gốc", "Tải PDF".

Cột "Chữ ký số" có các giá trị "Hợp lệ", "Hợp lệ — chưa xác minh CQT", "Không hợp lệ", "Thiếu chữ ký", "Chưa kiểm tra". Chữ ký không hợp lệ hoặc thiếu thì tệp có thể đã bị sửa:

1. Đối chiếu với hoá đơn gốc trên cổng của cơ quan thuế.
2. Nếu vẫn dùng hoá đơn này, bấm "Chấp nhận thủ công", nhập "Lý do chấp nhận" rồi bấm "Chấp nhận". VOMA ghi lại người chấp nhận, thời điểm và lý do; trạng thái chữ ký giữ nguyên.

Hoá đơn dịch vụ cũng tải lên được và được xếp loại "Dịch vụ", ví dụ hoá đơn phí dịch vụ do sàn xuất cho shop, nếu bạn có tệp XML của hoá đơn đó.

Dạy ánh xạ mã hàng nhà cung cấp

Mã hàng trên hoá đơn là mã của nhà cung cấp, khác SKU của shop. Màn "Dạy ánh xạ mã hàng nhà cung cấp" liệt kê các mã chưa được ánh xạ.

1. Mở một dòng để mở khung "Dạy ánh xạ mã hàng".
2. Ở "Ghi nhận là", chọn "SKU" rồi nhập "Mã SKU"; hoặc chọn "Dịch vụ", "Bỏ qua".
3. Bấm "Lưu ánh xạ". VOMA điền lại các dòng hoá đơn đã có theo ánh xạ vừa lưu.

Ánh xạ nhớ theo mã số thuế nhà cung cấp và mã hàng của nhà cung cấp, nên các hoá đơn sau của cùng nhà cung cấp được nhận ra tự động.

Tạo phiếu nhập nháp

Ở mục "Phiếu nhập kho" của trang chi tiết hoá đơn, chọn "Kho nhận hàng" rồi bấm "Tạo phiếu nhập nháp".

• Hoá đơn không cộng tồn kho. Tồn chỉ tăng khi thủ kho nhận hàng, cất hàng và hoàn thành phiếu.
• Mỗi hoá đơn có tối đa một phiếu nhập; đã có thì VOMA báo số phiếu và không tạo thêm.
• Dòng dịch vụ và dòng đã đánh dấu bỏ qua không vào phiếu. Mã hàng chưa ánh xạ được tạo thành SKU mới ở dạng nháp.
• Không tạo phiếu nhập từ hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế.

Đối chiếu theo kỳ

1. Mở "Đối chiếu hoá đơn mua vào", bấm "Chạy đối chiếu".
2. Chọn "Từ ngày", "Đến ngày", bấm "Chạy lượt đối chiếu".
3. Đọc kết quả theo từng mã hàng: "Đã có hoá đơn (luỹ kế)", "Đã nhập kho (luỹ kế)", "Đã xuất kho (trong kỳ)", "Thiếu hoá đơn (trong kỳ)", "Thừa hoá đơn (luỹ kế)".
4. Cảnh báo "Thiếu hoá đơn" nghĩa là hàng đã xuất kho mà chưa có hoá đơn mua đứng sau; "Thừa hoá đơn" nghĩa là hoá đơn mua nhiều hơn số đã nhập kho, tính luỹ kế. Bấm "Truy vết phân bổ" để xem dòng hoá đơn mua nào đứng sau lần xuất kho nào.

Đây là đối chiếu kế toán theo chứng từ: VOMA phân bổ theo thứ tự nhập trước, xuất trước dựa trên sổ kho. VOMA không tính giá vốn hay lãi lỗ, không theo dõi lô hay số serial. Hàng có trong kho từ trước khi có hoá đơn trên VOMA hiện là "Chưa rõ nguồn".

Giới hạn hiện có

• VOMA mới đọc thử định dạng XML của một nhà cung cấp. Định dạng của nhà cung cấp khác có thể chưa đọc được và vào "Cần kiểm tra lại".
• Phần xử lý hoá đơn mua vào điều chỉnh, thay thế chưa được kiểm với tệp thật.
• Mức tải lên (20 MB, 10 tệp mỗi ZIP) chưa nâng; việc nâng mức để sau.

Dự kiến và chưa chốt

• Hoá đơn đầu vào chưa nằm trong đợt hoàn thiện hoá đơn bán ra hiện nay; phần tiếp theo làm sau.
• Các cách làm đang áp dụng có thể được xem lại ở đợt sau: chỉ nhận hoá đơn bằng cách tải tệp lên, cách tạo phiếu nhập nháp, chỉ đối chiếu mà không tính giá vốn, không nối trực tiếp hoá đơn với phiếu nhập. Hướng mới chưa chốt.