Phát hành hoá đơn: Tự động và Duyệt tay

Cập nhật 25/10/2026

Cách hoá đơn được phát hành ở chế độ Tự động, các bước tạo nháp, kiểm và phát hành ở chế độ Duyệt tay, cách xoá nháp, các lỗi hay gặp và cách lập hoá đơn tay không gắn đơn sàn.

Trong bài này

Bài này hướng dẫn phát hành hoá đơn cho đơn sàn đã giao thành công ở hai chế độ Tự động và Duyệt tay. Bài cũng nói cách lập hoá đơn tay không gắn với đơn sàn. Chế độ Shop tự lập xem ở Chọn chế độ phát hành.

Trước khi bắt đầu

Kiểm các điều kiện sau:

Bạn đang chọn đúng gian hàng.
Gian hàng có tài khoản Viettel S-Invoice đang hoạt động ở màn "Nhà cung cấp" và có ký hiệu đang dùng ở màn "Ký hiệu hoá đơn". VOMA không tạo sẵn ký hiệu, gian hàng tự khai. Xem Ký hiệu hoá đơn.
Mọi SKU trong đơn đã có thuế suất. VOMA không tự đoán thuế suất.
Kênh bán đã có chính sách doanh thu. VOMA tạo sẵn chính sách cho Shopee, TikTok Shop, website và đơn tạo trong VOMA. Xem Chính sách doanh thu cho kênh bán.
Bạn có quyền "Phát hành hoá đơn". Xem Quyền trên hoá đơn.

Chế độ Tự động

Bạn không cần bấm gì. Khi sàn báo đơn giao thành công:

VOMA chốt chế độ Tự động cho đơn.
VOMA kiểm đơn: có một kiện, đủ thuế suất, chưa có hoá đơn gốc nào khác.
VOMA gửi lệnh phát hành sang Viettel ngay. Gian hàng đã bật ngày lập theo ngày giao thì ngày lập là ngày giao.
Viettel cấp số. Hoá đơn hiện ở màn "Hoá đơn" và ở tab "Hoá đơn" của đơn hàng.

Đơn nào VOMA không phát hành được thì dừng ở "Hoá đơn đang xử lý" (màn "Hoá đơn", mục "Đang xử lý"), có cột "Lý do". Với yêu cầu bị chặn, việc cần làm nằm ngay trong câu lý do. Với yêu cầu lỗi hoặc chưa rõ kết quả, khung xem nhanh của yêu cầu có thêm mục "Việc cần làm".

Lưu ý

Đang hoàn thiện: không kịp phát hành trong ngày giao thì VOMA không gửi Viettel mà đưa yêu cầu vào hàng chờ kế toán. Xem Khi nào VOMA lập hoá đơn.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: xác nhận giao tay Shopee không làm VOMA phát hành tự động. Hiện một đơn Tự động chỉ có xác nhận tay vẫn có thể được gửi đi khi yêu cầu được đưa lại vào hàng đợi.

Chế độ Duyệt tay

Ở Duyệt tay, VOMA không tự tạo nháp khi đơn giao. Bạn tạo nháp từ đơn, kiểm rồi phát hành.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: nút "Tạo nháp" (chưa có trên màn hình) và việc xoá nháp đưa đơn về trạng thái chưa có hoá đơn. Màn hình hiện còn vài câu cũ: ở tab "Hoá đơn" của đơn có "Đơn này chưa có hoá đơn. Nháp hoá đơn được tạo khi đơn được xác nhận trên sàn." và câu kết thúc bằng "bấm Đồng bộ lại đơn để lập nháp."; ở tab này và ở "Hoá đơn đang xử lý" còn câu nói VOMA sẽ tạo nháp khi đơn giao thành công. Các câu này đang được sửa: VOMA không tạo nháp lúc nhận đơn, cũng không tự tạo nháp khi giao.

Mở "Đơn hàng", chọn đơn đã giao thành công, rồi mở tab "Hoá đơn".
Bấm "Tạo nháp". VOMA tạo một nháp cho cả đơn, điền sẵn người mua, dòng hàng, đơn giá và thuế suất từ đơn, rồi mở màn "Chi tiết hoá đơn nháp". Đơn đã có nháp thì nút đổi thành "Mở nháp", không tạo nháp thứ hai.
Kiểm nháp: "Thông tin người mua", "Dòng hàng" (tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất), "Tạm tính", "Tiền thuế", "Tổng cộng" và "Mẫu số / Ký hiệu". Đơn có nhiều kiện thì phải chắc mọi kiện đã giao.
Bấm "Phát hành" và xác nhận trong hộp thoại. Làm việc này ngay trong ngày giao. Khi phần chặn quá ngày xong, nháp phát hành sau ngày giao sẽ không được gửi Viettel mà vào hàng chờ kế toán (đang hoàn thiện).
Theo dõi trạng thái nháp: "Đang chờ phát hành" rồi "Đã phát hành". Khi có số, hoá đơn hiện ở màn "Hoá đơn".

Duyệt tay: tạo nháp, kiểm và phát hành Mở toàn màn hình

Hãy theo các mũi tên xanh: nháp chỉ rời VOMA sang Viettel khi bạn bấm "Phát hành" trong ngày giao.

Nút "Tạo nháp" ở tab "Hoá đơn" của đơn hiện theo các quy tắc sau (đang hoàn thiện):

Đơn Duyệt tay đã có bằng chứng giao, kể cả xác nhận giao tay Shopee: nút bấm được.
Đơn Duyệt tay chưa giao, hoặc yêu cầu của đơn đã huỷ, đã gửi đi hay đơn đã có hoá đơn: nút hiện nhưng bị khoá, kèm câu lý do.
Đơn theo Tự động, Shop tự lập, không rõ chế độ, đơn chưa có trong VOMA, hoặc VOMA chưa bật lập hoá đơn theo giao hàng cho gian hàng và sàn của đơn: không có nút.
Đơn đã có nháp: nút thành "Mở nháp".

Nháp Duyệt tay chỉ lưu trong VOMA. Viettel chưa nhận gì cho tới khi bạn bấm "Phát hành". Màn chi tiết nháp chưa cho sửa nội dung trước khi phát hành. Thấy nháp sai thì đừng bấm "Phát hành"; xem Xử lý lỗi thường gặp.

Xoá nháp

Hiện nay, nút "Xoá nháp" trên màn chi tiết nháp chỉ bị khoá khi nháp đang chờ phát hành hoặc đã phát hành, kèm câu "Không thể xoá sau khi quy trình phát hành đã bắt đầu." Nháp phát hành thất bại vẫn xoá được. Nháp đã xoá không phát hành lại được.

Lưu ý

Đang hoàn thiện cho nháp Duyệt tay:

Xoá nháp chưa bấm "Phát hành" đưa đơn về trạng thái chưa có hoá đơn, rồi bạn bấm "Tạo nháp" lại được. Xoá nháp không huỷ đơn.

Nháp đã bấm "Phát hành" mà lỗi hoặc chưa rõ kết quả sẽ không xoá được, vì VOMA phải tra lại Viettel trước để tránh lập trùng hoá đơn. Lần phát hành báo lỗi thì sửa rồi bấm "Gửi lại bản đã sửa"; chưa rõ kết quả thì chờ VOMA tự kiểm tra với Viettel.

Lỗi bạn có thể gặp

Lỗi của yêu cầu phát hành hiện ở "Hoá đơn đang xử lý", cột "Lý do". Lỗi của một nháp hiện ngay trên màn chi tiết nháp.

Bạn thấy	Nghĩa là	Việc cần làm
"Có sản phẩm trong đơn thiếu thuế suất hoặc thuế suất không hợp lệ. Hãy kiểm tra thuế suất ở Sản phẩm."	Có SKU chưa khai thuế suất lúc VOMA nhận đơn	Khai "Thuế suất (%)" cho SKU ở "Sản phẩm" để các đơn sau không bị chặn. Với đơn đã bị chặn, sửa thuế suất không gỡ được yêu cầu; cách gỡ chưa chốt, liên hệ bộ phận hỗ trợ VOMA kèm mã đơn
"Đang chờ sàn báo giao hàng thành công."	Chưa có bằng chứng giao	Chờ sàn báo giao
"Đơn này có nhiều kiện nên phải lập hoá đơn theo từng kiện. Hãy lập hoá đơn riêng cho từng kiện."	VOMA chưa lập được hoá đơn theo từng kiện; hoá đơn gốc thứ hai cùng mã đơn bị chặn	Báo kế toán xử lý; cách làm trong VOMA chưa có
"Đơn này đã có một hoá đơn gốc khác. Hãy mở hoá đơn đó thay vì lập thêm hoá đơn gốc mới."	Đơn đã có hoá đơn gốc	Mở hoá đơn đã có, không lập thêm
"Lần phát hành trước thất bại" kèm "Mã lỗi" trên màn nháp	Viettel từ chối dữ liệu của nháp	Sửa ở phần "Sửa dữ liệu trước khi gửi lại", rồi bấm "Gửi lại bản đã sửa"
"Chưa rõ nhà cung cấp hoá đơn đã nhận yêu cầu hay chưa."	Chưa biết Viettel đã nhận hay chưa	Không phát hành lại. VOMA tự kiểm tra với Viettel

Các lỗi khác xem Xử lý lỗi thường gặp và Trạng thái hoá đơn.

Lập hoá đơn tay không gắn đơn sàn

Chức năng lập hoá đơn tay vẫn như hiện nay, ở mọi chế độ:

Mở màn "Hoá đơn", bấm "Lập hoá đơn".
Chọn ký hiệu, nhập thông tin người mua và dòng hàng. "Mã đơn hàng không bắt buộc."
Bấm "Lưu nháp" để soát lại sau, hoặc bấm "Phát hành" để phát hành ngay. VOMA hỏi xác nhận: "Phát hành hoá đơn này tới cơ quan thuế? Sau khi được cấp số, sai sót phải được xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh."

Một số khác biệt so với hoá đơn của đơn sàn:

Nháp lập tay được gửi lên Viettel để xem trước. Nháp Duyệt tay thì chỉ lưu trong VOMA.
Hoá đơn không gắn đơn không bị chặn theo bằng chứng giao. Ngày lập là ngày phát hành, kế toán tự chịu trách nhiệm về thời điểm lập.

Cẩn thận

Nếu bạn nhập "Mã đơn hàng" (hoặc mở form từ nút "Lập hoá đơn" trên đơn) rồi bấm "Phát hành" ngay trên form, VOMA xử lý như yêu cầu của đơn đó: ở Duyệt tay và Shop tự lập yêu cầu luôn bị chặn; ở Tự động yêu cầu chờ bằng chứng giao. Muốn lập tay cho một đơn, hãy bấm "Lưu nháp" rồi bấm "Phát hành" ở màn chi tiết nháp. Đang hoàn thiện: VOMA chặn phát hành nháp gắn với đơn Shopee hoặc TikTok Shop chưa giao.

Hay gặp

Không thấy nút "Tạo nháp": đơn theo chế độ khác Duyệt tay, đơn chưa có trong VOMA, hoặc chức năng chưa bật cho gian hàng. Đơn Duyệt tay chưa giao thì nút hiện nhưng bị khoá.
Bấm "Phát hành" nhiều lần: VOMA dùng lại yêu cầu đang có, không tạo hoá đơn thứ hai.
Đã có số mà chưa có mã CQT: xem Gửi Cơ quan thuế và nhận mã.
Phát hành xong mới thấy sai: không sửa hay huỷ hoá đơn đã có số. Xem Điều chỉnh hoá đơn đã có mã.

Chưa tìm thấy điều bạn cần?

Đặt câu hỏi cho trợ lý AI để tra cứu nhanh thông tin trên toàn bộ tài liệu.

Hỏi AI

Cập nhật lần gần nhất: lúc 02:40 25 tháng 10, 2026