Tổng quan hoá đơn bán ra trong VOMA

Bài này giúp bạn nắm cách VOMA lập hoá đơn bán ra cho đơn hàng: VOMA lập những loại hoá đơn nào, lập vào lúc nào, theo chế độ nào và hoá đơn đi qua những bên nào. Đọc bài này trước khi xem các bài chi tiết.

Lưu ý

Hoá đơn điện tử đang được hoàn thiện để đưa vào sử dụng. VOMA bật chức năng cho từng gian hàng và từng sàn sau khi kiểm xong. Phần nào còn đang làm có ghi chú "Đang hoàn thiện" ngay tại mục đó.

VOMA lập những loại hoá đơn nào

VOMA chỉ dùng hai loại hoá đơn:

• Hoá đơn gốc: lập cho mỗi lần giao hàng thành công. Đơn giao một lần thì mỗi đơn có một hoá đơn gốc. Khách không yêu cầu hoá đơn vẫn được lập.
• Hoá đơn điều chỉnh: lập khi khách trả hàng (điều chỉnh giảm) hoặc khi hoá đơn đã có mã mà sai số tiền, thuế suất, hàng hoá hay mã số thuế người mua.

Những việc VOMA không làm:

• Không lập hoá đơn thay thế. Luật cho người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế, VOMA chọn điều chỉnh. Hoá đơn thay thế lập từ trước vẫn xem được.
• Không huỷ hoá đơn. Quy định mới không còn thủ tục huỷ hoá đơn đã được cấp mã.
• Không gộp hoá đơn cuối ngày. Mỗi lần giao là một hoá đơn riêng. Xem VOMA không gộp hoá đơn cuối ngày.
• Không lập hoá đơn khi chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua mà mã số thuế đúng. Trường hợp này kế toán gửi thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT trên cổng Viettel.

Khi Cơ quan thuế (CQT) từ chối cấp mã, bạn bấm "Lập lại ngay" để VOMA lập một hoá đơn gốc mới với số kế tiếp. Số bị từ chối không được dùng lại. Xem Khi Cơ quan thuế từ chối cấp mã.

Khi nào VOMA lập hoá đơn

Mốc lập hoá đơn là lúc đơn giao thành công, tức hàng đã đến tay người mua. VOMA không lập hoá đơn lúc khách đặt đơn, lúc đơn được xác nhận hay lúc khách trả tiền. Thu tiền khi giao (COD) chỉ là cách thu tiền. Bàn giao hàng cho hãng vận chuyển cũng chưa phải là giao cho khách.

• Ngày lập là ngày giao thành công theo giờ Việt Nam, không phải ngày VOMA gửi hoá đơn sang Viettel. Để có ngày lập này, shop phải bật cài đặt "Cho phép ngày lập hoá đơn khác ngày hiện tại" trên cổng Viettel và VOMA phải bật ghi ngày giao làm ngày lập cho gian hàng. Trước đó, ngày lập là ngày Viettel nhận lệnh phát hành.
• Lúc nhận đơn, VOMA chỉ lưu thông tin người mua, không tạo nháp hoá đơn. Tab "Hoá đơn" của đơn hàng hiện còn câu cũ nói nháp được tạo khi đơn được xác nhận trên sàn; câu này đang được sửa.
• VOMA biết đơn đã giao nhờ bằng chứng giao do sàn báo về.

Chi tiết ở bài Khi nào VOMA lập hoá đơn.

Ba chế độ phát hành

Mỗi gian hàng chọn một chế độ. Chế độ áp cho cả hoá đơn khi giao và hoá đơn điều chỉnh khi trả hàng.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: nút "Tạo nháp" của chế độ Duyệt tay và việc lập hoá đơn điều chỉnh khi trả hàng theo từng chế độ.

Shop mới (lần đầu khai tài khoản Viettel trong VOMA, chưa có đơn hay hoá đơn nào trong VOMA) mặc định là Tự động. Shop đang dùng VOMA mà chưa chọn chế độ được đặt là Duyệt tay. Xem Chọn chế độ phát hành.

Hoá đơn đi qua những bên nào

Đường đi của một hoá đơn bán ra Mở toàn màn hình

Hãy nhìn theo các mũi tên xanh từ trái sang phải: hoá đơn chỉ bắt đầu khi có bằng chứng giao và chỉ có mã khi Cơ quan thuế cấp.

1. Sàn (Shopee, TikTok Shop) gửi đơn và trạng thái giao về phần Đơn hàng của VOMA.
2. VOMA Đơn hàng chuyển đơn cùng bằng chứng giao sang phần Hoá đơn.
3. VOMA Hoá đơn lập hoá đơn theo chế độ đã chốt cho đơn lúc giao và gửi lệnh phát hành sang Viettel bằng tài khoản Viettel của shop.
4. Viettel S-Invoice cấp số hoá đơn, ký và gửi hoá đơn sang Cơ quan thuế. Hoá đơn nào Viettel báo là chưa gửi sang Cơ quan thuế thì VOMA tự gửi bù.
5. Cơ quan thuế cấp mã hoặc từ chối. VOMA tra kết quả qua Viettel và ghi lên hoá đơn ở mục "Mã CQT (MCCQT)" và "Trạng thái thuế".
6. Người mua: VOMA chưa có chức năng gửi hoá đơn cho người mua. Việc này để đợt sau.

Đơn bán ngoài sàn trên website topvnsport.com cũng vào phần Đơn hàng, nhưng VOMA chưa tự lập hoá đơn cho các đơn này. Xem Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn.

Căn cứ pháp lý

Từ 01/07/2026, hoá đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Các điểm VOMA dựa vào:

• Thời điểm lập hoá đơn bán hàng là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, không phân biệt đã thu tiền hay chưa (NĐ 254 Điều 9 khoản 1).
• Giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao lập một hoá đơn cho phần đã giao (NĐ 254 Điều 9 khoản 3).
• Hoá đơn sai tiền, thuế suất, hàng hoá hay mã số thuế: người bán được chọn điều chỉnh hoặc thay thế (TT 91 Điều 10 khoản 1 điểm b). Đã xử lý lần đầu bằng cách nào thì các lần sau giữ cách đó (TT 91 Điều 10 khoản 6 điểm a).
• Sai tên, địa chỉ người mua mà mã số thuế đúng: thông báo cho Cơ quan thuế, không lập lại hoá đơn (TT 91 Điều 10 khoản 1 điểm a).
• Mỗi số hoá đơn chỉ được lập, sử dụng một lần (NĐ 254, Phụ lục mục 2 điểm b).

Hay gặp

• Đơn đã thanh toán mà chưa có hoá đơn: đơn chưa giao thành công. Hoá đơn chỉ lập sau khi giao.
• Hoá đơn có số nhưng chưa có mã CQT: Cơ quan thuế chưa trả kết quả. Xem Gửi Cơ quan thuế và nhận mã.
• Muốn huỷ một hoá đơn đã phát hành: không có thao tác huỷ. Xem Điều chỉnh hoá đơn đã có mã.
• Không thấy hoá đơn hoặc đơn: kiểm tra bạn đang chọn đúng gian hàng.