Khai báo ký hiệu hoá đơn

Bài này giúp bạn khai báo, sửa và ngưng dùng ký hiệu hoá đơn của gian hàng, và hiểu VOMA chọn ký hiệu nào khi lập hoá đơn cho đơn hàng. Gian hàng chưa có ký hiệu loại VAT đang dùng thì VOMA từ chối đơn hàng gửi sang cho tới khi bạn khai báo.

Mẫu số và ký hiệu

• Mẫu số cho biết loại hoá đơn. VOMA dùng hai loại:
  • mẫu 1, hoá đơn giá trị gia tăng, trên màn hình là "VAT — Hoá đơn giá trị gia tăng";
  • mẫu 2, hoá đơn bán hàng, trên màn hình là "SALES — Hoá đơn bán hàng thông thường".
• Chọn loại theo cách doanh nghiệp kê khai thuế; chưa chắc thì hỏi kế toán trước khi khai báo.
• Đơn sàn không dùng mẫu 7. Mẫu 7 là hoá đơn thương mại điện tử dành cho người xuất khẩu (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 8 khoản 3), không phải hoá đơn cho đơn Shopee, TikTok Shop.
• Ký hiệu là chuỗi in trên hoá đơn, ví dụ C26TAA: C là có mã của cơ quan thuế (K là không mã), 26 là năm lập, chữ tiếp theo là loại hoá đơn, hai chữ cuối do gian hàng tự đặt.
• Ký hiệu mang năm lập, nên sang năm mới cần ký hiệu mới (ví dụ C27…). VOMA chưa có chức năng tự chuyển ký hiệu sang năm mới.

Trước khi khai báo

• Chọn đúng gian hàng ở thanh phía trên.
• Gian hàng đã có tài khoản nhà cung cấp đang hoạt động ở màn "Nhà cung cấp". Mỗi gian hàng dùng một tài khoản Viettel S-Invoice. Ký hiệu luôn thuộc một tài khoản và không chuyển sang tài khoản khác được.
• Mẫu số và ký hiệu phải khớp với mẫu, ký hiệu đã có trên tài khoản Viettel S-Invoice của gian hàng. Khai báo trong VOMA chỉ để VOMA biết dùng ký hiệu nào.
• VOMA không tạo sẵn ký hiệu cho gian hàng mới; ký hiệu mặc định cũ đã bỏ. Khi tạo tài khoản nhà cung cấp, VOMA chỉ tạo sẵn chính sách doanh thu và vài cấu hình liên quan, xem Chính sách doanh thu cho kênh bán.
• Bạn cần quyền Cấu hình, xem Quyền hoá đơn.

Thêm ký hiệu

1. Vào "Cấu hình" → "Hoá đơn điện tử" → "Ký hiệu hoá đơn".
2. Bấm "Thêm ký hiệu". Danh sách đang trống thì bấm "Khai báo ký hiệu đầu tiên".
3. "Tài khoản nhà cung cấp": chọn trong danh sách.
4. "Mẫu số hoá đơn": nhập đúng như trên Viettel S-Invoice (màn hình gợi ý dạng 1/001).
5. "Ký hiệu hoá đơn": nhập ký hiệu, ví dụ C26TAA.
6. "Loại chứng từ": chọn "VAT — Hoá đơn giá trị gia tăng" hoặc "SALES — Hoá đơn bán hàng thông thường".
7. "Trần số phát hành": bỏ trống nếu dải không giới hạn.
8. Giữ dấu chọn "Đang sử dụng", bấm "Tạo ký hiệu".

Xong khi dòng mới hiện trong danh sách với trạng thái "ĐANG DÙNG".

VOMA chọn ký hiệu nào

• Đơn hàng từ các kênh bán: VOMA lập trên ký hiệu loại "VAT — Hoá đơn giá trị gia tăng" đang dùng của tài khoản nhà cung cấp. Có nhiều ký hiệu như vậy thì VOMA dùng ký hiệu được khai báo sớm nhất.
• Ký hiệu loại "SALES — Hoá đơn bán hàng thông thường" hiện chỉ dùng khi lập hoá đơn tay. Gian hàng chỉ có ký hiệu loại này thì đơn hàng gửi sang bị từ chối như khi chưa có ký hiệu.
• Mặc định mọi kênh của gian hàng dùng chung một ký hiệu. Chọn ký hiệu riêng cho từng kênh (ví dụ một ký hiệu cho Shopee, một cho TikTok Shop): chưa khai báo được trên màn hình.
• Hoá đơn lập tay: bạn tự chọn ở ô "Ký hiệu hoá đơn" của form "Lập hoá đơn".
• Mọi hoá đơn cùng mã số thuế, mẫu số và ký hiệu đi chung một làn phát hành, xem Làn phát hành và thử lại khi lỗi.

Sửa ký hiệu

1. Đánh dấu đúng một dòng, bấm "Sửa".
2. Đổi "Mẫu số hoá đơn", "Ký hiệu hoá đơn", "Loại chứng từ", "Trần số phát hành" hoặc dấu "Đang sử dụng". "Tài khoản nhà cung cấp" không đổi được.
3. Bấm "Lưu thay đổi".

Hạ "Trần số phát hành" xuống thấp hơn "Số hiện tại" bị chặn ngay trên form. Xoá trắng ô này để bỏ giới hạn.

Ngưng dùng ký hiệu

1. Đánh dấu các dòng cần ngưng, bấm "Ngưng sử dụng".
2. Xác nhận trong hộp thoại.

Ký hiệu không bị xoá, chỉ chuyển sang "NGƯNG". VOMA không dùng ký hiệu này cho hoá đơn mới; yêu cầu phát hành còn chờ trên ký hiệu này sẽ báo lỗi khi tới lượt gửi.

Mẹo

Muốn chuyển sang ký hiệu khác, ví dụ ký hiệu của năm mới, hãy thêm ký hiệu mới rồi ngưng ký hiệu cũ, thay vì sửa mã của ký hiệu đang dùng. Ký hiệu cũ còn "ĐANG DÙNG" thì VOMA vẫn chọn nó vì được khai báo sớm hơn.

Ô "Số hiện tại" và cảnh báo sắp hết số

Cẩn thận

Ô "Số hiện tại" chỉ đọc và hiện chưa tự tăng khi phát hành, dù chữ trên màn hình nói số này tự tăng: số giữ nguyên giá trị lúc tạo (0). Vì vậy số còn lại và cảnh báo "Sắp hết số" chưa phản ánh số đã dùng thật. Hãy theo dõi số đã phát hành ở danh sách "Hoá đơn" (lọc theo "Ký hiệu hoá đơn") hoặc trên cổng Viettel.

Hay gặp

• Chọn nhầm tài khoản nhà cung cấp: không sửa được; tạo ký hiệu đúng rồi ngưng ký hiệu chọn nhầm.
• Mẫu số, ký hiệu khác với trên Viettel S-Invoice: yêu cầu phát hành bị lỗi. Nếu Viettel báo không tìm thấy ký hiệu, VOMA dừng cả làn phát hành của ký hiệu đó.
• Ngưng ký hiệu mà chưa khai báo ký hiệu thay thế: đơn hàng gửi sang bị từ chối như khi chưa có ký hiệu.