Chuẩn bị trước khi dùng hoá đơn trên hệ thống thật

Bài này là danh sách việc shop và kế toán cần làm trước khi dùng hoá đơn điện tử trên hệ thống thật. Làm xong mục nào, đánh dấu mục đó. Hoá đơn phát hành trên hệ thống thật có giá trị pháp lý và chỉ sửa được bằng hoá đơn điều chỉnh.

1. Tài khoản Viettel S-Invoice thật

• Shop có tài khoản Viettel S-Invoice thật đứng tên mã số thuế của shop, không phải tài khoản thử.
• Tài khoản đã được duyệt dùng hoá đơn có mã của Cơ quan thuế.
• Mỗi gian hàng dùng một tài khoản Viettel.
• Tài khoản đã được khai trong VOMA ở "Cấu hình" → "Hoá đơn điện tử" → "Nhà cung cấp", với "Môi trường" là "Môi trường thật". Tài khoản mới mặc định ở "Môi trường thử nghiệm", nên phải chuyển sang môi trường thật.
• Ở dòng của tài khoản, cột "Mật khẩu nhà cung cấp" hiện "Đã đặt" và cột "Trạng thái" hiện "HOẠT ĐỘNG".

2. Mẫu số và ký hiệu

• Mẫu số và ký hiệu đã được đăng ký trên Viettel cho năm đang lập, ví dụ ký hiệu bắt đầu bằng C26 cho hoá đơn có mã lập năm 2026.
• VOMA không tạo sẵn ký hiệu cho gian hàng. Bạn tự khai ký hiệu ở "Ký hiệu hoá đơn", gắn đúng tài khoản Viettel ở mục 1 và khớp từng chữ với Viettel. Gian hàng chưa có ký hiệu đang dùng thì VOMA từ chối đơn hàng gửi sang.

Xem Ký hiệu hoá đơn.

3. Hai cài đặt trên cổng Viettel

• Ngày lập theo ngày giao. Nếu muốn ngày lập trên hoá đơn là ngày giao, bật "Cho phép ngày lập hoá đơn khác ngày hiện tại" trên cổng Viettel, rồi báo VOMA bật việc ghi ngày giao làm ngày lập cho gian hàng (mục 6). Chưa bật thì Viettel ghi ngày lập là ngày nhận lệnh phát hành. Xem Khi nào VOMA lập hoá đơn.
• Tự động gửi hoá đơn sang Cơ quan thuế. Nên bật chức năng tự gửi trên tài khoản Viettel để hoá đơn sang Cơ quan thuế ngay sau khi có số. VOMA có đường gửi bù những hoá đơn Viettel báo là chưa gửi, sau khoảng 10 phút. Xem Gửi Cơ quan thuế và nhận mã.

4. Thuế suất cho mọi SKU

• Mọi SKU đang bán đã có thuế suất ở "Sản phẩm", kể cả từng phân loại ("Thuế suất cho …"). VOMA lấy thuế suất từ sản phẩm và không tự đoán.
• Kế toán đã xác nhận mức thuế cho từng SKU. Mức 8% áp đến hết 31/12/2026 cho hàng thuộc diện giảm, nhưng phải xét từng SKU vì có nhóm hàng không được giảm, ví dụ sản phẩm kim loại (NĐ 174/2025/NĐ-CP). Từ 01/01/2027 là 10% nếu không có văn bản gia hạn.

Đơn có SKU thiếu thuế suất sẽ dừng ở "Hoá đơn đang xử lý" với lý do "Có sản phẩm trong đơn thiếu thuế suất hoặc thuế suất không hợp lệ. Hãy kiểm tra thuế suất ở Sản phẩm." Sửa thuế suất sau đó không gỡ được đơn đã bị chặn (cách gỡ chưa chốt), nên hãy khai đủ trước ngày bắt đầu.

5. Chế độ phát hành

• Đã chọn chế độ ở "Cấu hình" → "Hoá đơn điện tử" → "Cài đặt hoá đơn": "Tự động", "Duyệt tay" hoặc "Shop tự lập".
• Shop đang dùng VOMA mà chưa chọn sẽ ở Duyệt tay. Nếu muốn Tự động, hãy đổi và ghi nhớ ngày đổi.
• Gian hàng mới: VOMA đặt sẵn Tự động khi bạn khai tài khoản Viettel đầu tiên. Kiểm lại chế độ ngay sau khi khai tài khoản.

Cẩn thận

Tự động phát hành hoá đơn thật ngay khi đơn giao thành công, không qua bước nháp. Chỉ chọn Tự động khi mục 1 đến mục 4 đã xong.

Xem Chọn chế độ phát hành.

6. VOMA bật chức năng cho gian hàng

• VOMA đã bật lập hoá đơn theo giao hàng cho gian hàng và cho từng sàn. Với Shopee, VOMA chỉ bật sau khi đối chiếu bằng chứng giao với đơn thật. Chưa bật thì đơn của sàn đó chưa đi theo luồng mới và chưa có nút "Tạo nháp".
• Nếu muốn ngày lập theo ngày giao: VOMA đã bật ghi ngày giao làm ngày lập cho gian hàng, sau khi bạn bật cài đặt trên cổng Viettel ở mục 3.

7. Phân quyền

• Người lập và phát hành có "Xem hoá đơn" và "Phát hành hoá đơn".
• Kế toán lập hoá đơn điều chỉnh có "Điều chỉnh hoá đơn".
• Chỉ người được giao việc cấu hình mới có "Cấu hình hoá đơn", vì quyền này đổi được chế độ phát hành và tài khoản Viettel.

Xem Quyền trên hoá đơn.

8. Đơn đã giao trước ngày bắt đầu

VOMA không lập bù hoá đơn cho:

• đơn đã giao trước ngày VOMA bắt đầu lập hoá đơn cho gian hàng;
• đơn đã giao trước ngày gian hàng đổi sang Tự động.

Đơn giao trước dòng lịch sử chế độ đầu tiên của gian hàng thì VOMA không rõ chế độ lúc giao, nên không tự phát hành và không tạo nháp. Gian hàng chưa từng lưu chế độ thì vẫn được coi là Duyệt tay.

• Kế toán đã lập danh sách các đơn đã giao mà chưa có hoá đơn tính đến ngày bắt đầu, và tự quyết cách lập: dùng "Lập hoá đơn" trong VOMA hoặc lập trên cổng Viettel. Khi lập trong VOMA mà nhập "Mã đơn hàng", hãy bấm "Lưu nháp" rồi bấm "Phát hành" ở màn chi tiết nháp; bấm "Phát hành" ngay trên form sẽ bị chặn ở chế độ Duyệt tay và Shop tự lập.

Các đơn này có thể vẫn nằm ở "Hoá đơn đang xử lý" với trạng thái "Bị chặn" hoặc "Chờ giao hàng". VOMA không tự xử lý chúng.

Cẩn thận

Lập hoá đơn sau ngày giao có thể bị xử phạt vì lập sai thời điểm (NĐ 125/2020/NĐ-CP Điều 24 khoản 2, sửa bởi NĐ 310/2025/NĐ-CP). Hạn xử lý cụ thể, trong ngày giao hay đến hết ngày làm việc tiếp theo, chưa chốt. Kế toán cân nhắc ngày lập cho các đơn này.

9. Sau hoá đơn đầu tiên

• Hoá đơn có số ở màn "Hoá đơn" và ở tab "Hoá đơn" của đơn hàng.
• "Trạng thái thuế" chuyển sang "Cơ quan thuế đã nhận" và có "Mã CQT (MCCQT)".
• Ngày lập trên hoá đơn đúng với ngày giao, nếu gian hàng đã bật ngày lập theo ngày giao.

Gặp lỗi thì xem Xử lý lỗi thường gặp.