Tìm kiếm, xem chi tiết và tải tệp hoá đơn

Bài này giúp bạn tìm hoá đơn đã lập, đọc thông tin chi tiết và tải tệp PDF, XML về để đối chiếu, lưu hồ sơ hoặc gửi cho người mua.

Tìm hoá đơn

1. Chọn đúng gian hàng ở thanh phía trên. Danh sách chỉ hiện hoá đơn của gian hàng đang chọn.
2. Mở "Hoá đơn" (nhóm "Tài chính").
3. Chọn chế độ xem:
   • "Tất cả (đã có số)": mặc định, gồm hoá đơn đã có số (đã phát hành, đã điều chỉnh…);
   • "Đã phát hành";
   • "Đang xử lý": mở màn "Hoá đơn đang xử lý", nơi có các yêu cầu chưa có số;
   • "Nháp": mở màn "Hoá đơn nháp".
4. Gõ vào ô tìm: số hoá đơn, tên người mua, mã số thuế, ký hiệu hoặc mẫu số.
5. Lọc thêm khi cần:
   • "Ngày lập": "Tất cả thời gian", "Hôm nay", "7 ngày qua", "Tháng này", "Tháng trước" hoặc "Tuỳ chọn…" để chọn từ ngày, đến ngày;
   • "Ký hiệu hoá đơn": chọn trong các ký hiệu của gian hàng;
   • "Trạng thái CQT": "Chưa gửi cơ quan thuế", "Đã gửi, chờ phản hồi", "Cơ quan thuế đã nhận" hoặc "Cơ quan thuế từ chối".
6. Bấm "Xoá bộ lọc" khi muốn bỏ hết bộ lọc.

Bảng có các cột "Số hoá đơn", "Người mua", "Tổng tiền", "Cơ quan thuế", "Trạng thái hoá đơn", "Đơn hàng" và "Lập lúc".

Xem nhanh

Bấm vào một dòng để mở khung "Chi tiết hoá đơn" bên phải:

• khối "Cơ quan thuế": trạng thái, "Mã của cơ quan thuế", "Nhà cung cấp", "Ký hiệu hoá đơn" và "Lý do từ chối" nguyên văn khi cơ quan thuế từ chối;
• khối "Tiền": "Cộng tiền hàng", "Thuế giá trị gia tăng", "Tổng thanh toán";
• nút "Tải PDF".

Xem chi tiết

Bấm vào số hoá đơn để mở trang chi tiết. Tab "Thông tin" có:

• "Số hoá đơn", "Mẫu số / Ký hiệu", "Mã CQT (MCCQT)", "Mã lưu trữ";
• "Trạng thái thuế" và "Trạng thái nghiệp vụ", kèm "Phản hồi nguyên văn từ CQT" nếu có;
• "Người mua & tiền": "Tên người mua", "MST người mua", "Tiền trước thuế", "Tiền thuế VAT", "Tổng cộng thanh toán", và bảng dòng hàng ("Tên hàng", "SL", "Đơn giá", "Thuế suất", "Thành tiền");
• "Quan hệ gốc / thay thế": hoá đơn gốc và các hoá đơn liên quan, nếu có;
• "Tệp hoá đơn": ô PDF và ô XML.

Tab "Lịch sử" hiện các thay đổi của hoá đơn; bạn cần quyền xem lịch sử. Tab "Đơn hàng" hiện đơn nguồn, hoặc ghi "Hoá đơn lập tay" khi hoá đơn không gắn đơn nào.

Mở hoá đơn của gian hàng khác thì trang báo "Không tìm thấy hoá đơn", để dữ liệu giữa các gian hàng không lộ sang nhau.

Tải tệp

• Một hoá đơn: ở mục "Tệp hoá đơn" của trang chi tiết, bấm "Tải xuống" ở ô PDF hoặc ô XML. Khung xem nhanh chỉ có "Tải PDF".
• Nhiều hoá đơn: đánh dấu các dòng trên danh sách, rồi bấm "Tải PDF" để tải PDF của từng hoá đơn đang chọn, hoặc "Xuất Excel" để tải danh sách các dòng đang chọn thành tệp hoa-don.csv mở được bằng Excel.

Tệp XML chỉ tải được ở trang chi tiết. Hoá đơn chưa có số thì chưa có tệp.

Khi màn hình báo chưa có tệp

Hoá đơn có thể đã có số nhưng PDF hoặc XML chưa được lấy về từ Viettel S-Invoice. Màn hình báo "Chưa có bản gốc, hệ thống đang kéo về. File PDF đang chờ lấy từ nhà cung cấp, thử lại sau ít phút." và nút đổi thành "Thử lại". Đây là trạng thái chờ lấy tệp, không có nghĩa hoá đơn bị lỗi. Chờ ít phút rồi thử lại; kéo dài thì báo người quản trị VOMA.

Đối chiếu trước khi dùng tệp

1. Số hoá đơn, mẫu số và ký hiệu.
2. Người mua và mã số thuế người mua.
3. Tổng tiền và tiền thuế.
4. Trạng thái cơ quan thuế: "Đã phát hành" chưa có nghĩa cơ quan thuế đã nhận, xem Trạng thái hoá đơn.
5. Với hoá đơn điều chỉnh, kiểm liên kết tới hoá đơn gốc ở "Quan hệ gốc / thay thế".

Lưu ý

VOMA chưa có chức năng gửi hoá đơn cho người mua. Người bán phải gửi hoá đơn cho người mua ngay sau khi có mã của CQT (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 12 khoản 3, Điều 15 khoản 3), nên hiện shop tải tệp và tự gửi.

Hay gặp

• Không thấy hoá đơn: chọn sai gian hàng ở thanh phía trên, hoặc còn bộ lọc cũ; bấm "Xoá bộ lọc".
• Tìm hoá đơn chưa có số ở "Tất cả (đã có số)": hoá đơn chưa có số nằm ở "Đang xử lý" hoặc "Nháp".
• Bấm tải nhiều lần khi tệp chưa về: tệp đang được lấy từ nhà cung cấp, bấm nhiều lần không làm tệp về nhanh hơn.
• Gửi tệp khi chưa đối chiếu mã số thuế người mua: đối chiếu đủ các mục ở trên trước khi gửi.